如何在專案管理中運用專家判斷
摘要
在處理任何專案時，您都會遇到主題、挑戰或問題，而您根本不知道如何解決。 這時您就需要一位專家。 專案經理使用專家判斷在高影響力專案中解決複雜問題。 這些專家憑藉多年的經驗，具備獨特的資格來做出決策。 瞭解專家判斷的運作方式，以及何時在工作中使用它。
什麼是專案管理中的專家判斷？
專家判斷是指您請專家提供專業意見。 這是一種專案規劃的估算方法，依賴專家的意見來估算專案的量化詳細資料，例如時間軸和潛在資源。
根據美國專案管理學會 (PMI)的說法，專家判斷是最常見的專案管理規劃工具之一。 在 PMBOK® 指南中，他們建議將專家判斷作為其六個流程中每一個流程的潛在工具。 專業知識的成本高昂，因此僱用熟練的全職員工來提供專家判斷並不總是具有成本效益。 相反地，許多公司會聘請外部專家來完成評估，利用他們來監控和控制特定領域的專案工作。
嘗試用 Asana 進行專案管理何時以及如何使用專家判斷
專家判斷如此常見的原因之一是因為它可以應用於各種情況。 這是一種對您的工作進行外部深入解析的實用方法，但它是主觀的，需要指導方針。 通常，您會使用專家判斷來協助資源管理。 例如，如果您處於啟動階段，專家可以幫助您確定推出新產品、功能甚至新公司所需的資源數量。
您還可以在以下情況下使用專家判斷：
當風險很高時。 如果您即將進行一個高影響力的專案，在繼續之前獲得專家的驗證會有所幫助。
在專案規劃之前。 如果您在建立專案計劃之前正在制定專案章程，您可能需要請專家審查並確認您的專案是可行的。
適用於成本管理。 當您確定產品定價甚至招聘的成本估算時，請隨時請教專家，這將有助於您盡可能接近實際數字。
在決策過程中。 您可以在決策架構 (例如RACI) 中或在例行決策過程中使用專家判斷。 如果您使用RAPID ，讓專家擔任決策者角色，有助於您充分利用專家意見。
進行預測。 專家可以幫助您在預測過程中衡量目前的宏觀環境或市場契合度等因素，以幫助您準確估計潛在銷售額。
用於風險管理。 專家可以審查和分析您的風險評估、風險分析和風險應對，以確定不同情境的風險程度，從而為任何可能的結果做好準備。
專家判斷的類型：
專家引導：當一組特定知識領域的專家形成一個連貫的觀點時。 通常在可用資料或資源較少時使用。
誰是專家？
您的專家會因您的需求而異，他們可以是任何人，從團隊成員到您為特殊情況而聘請的顧問。 您的專家可以是：
內部專案團隊成員。 您的團隊可能已經由專家組成。 這是尋找專家最簡單的地方 (通常也是第一個地方)。
主題領域專家。 這些是對特定主題有深入知識庫的專家。 例如，如果您管理的是一家製造公司，在尋找新的潛在供應商時，您可能會請來採購專家。 主題專家可以是外部顧問或內部專家。 使用組織外部人員的優點是他們沒有偏見，可以更加客觀。
專案經理。 專案經理通常對其主題有深刻的理解。 當您使用專案經理作為您的專家時，請留意與您在同一領域工作所產生的偏見。
專案關係人。 專案關係人可能來自不同的背景，並扮演各種不同的角色。 因此，他們當中有許多人是專家。 不要害怕依靠他們的寶貴判斷。
獲得專家判斷的 7 個步驟
僅與專家交談是不夠的，您需要釐清您想要什麼以及對他們的期望，才能讓這種關係取得成功。 透過明確定義專案的輸入、輸出和期望，您和您的專家可以從結構化的專家判斷流程中受益，從而滿足每個人的需求。
1. 研究問題
在與專家互動之前，您必須對問題有透徹的瞭解。 請務必確切瞭解哪些工作已完成、問題所在以及您需要專家提供哪些內容。
2. 寫下您的問題
請在此盡可能具體說明。 您的問題愈有針對性，專家的回答就愈好。 利用您在上一步中所做的研究，提出清晰的問題。 您提出的問題可能很複雜，但應該足夠清楚，以便專家理解和回答。
3. 選擇您的專家
選擇最符合此特定問題或專案需求的專家。 例如，如果您正在進行產品分銷，您需要讓了解您所在行業的供應鏈和目標市場的專家參與其中。 然後向他們解釋問題，分享所有資源和專案文件，以便他們獲得有效判斷所需的知識。
4. 提交您的問題
將您的問題傳送給您選擇的專家。 若您使用的是專案管理軟體，則可以將相關分析和文件直接附加到問題中。 然後，當您的專家回覆時，您可以即時查看他們的答案。
5. 審閱並分析他們的判斷
一旦您從專家那裡得到答案，您就可以自行審閱並決定如何使用這些資訊。 為了進一步減少偏見，您可能需要使用由多位專家組成的同行評審流程，以確保您獲得最準確的資料。
6. 在報告中彙整判斷
針對您收到的所有判斷建立報告。 將其儲存為集中的事實來源，以便您可以輕鬆與專案關係人分享結果。
7. 傳達結果
將結果整理好後，請將其傳送給所有專案關係人以供審查。 在此階段，您還將開始討論是否需要再進行一輪專家判斷。 大多數情況下，如果專案關係人發現錯誤或有其他問題，您就會重複這個流程。
專家判斷減少了猜測
當您估算關鍵專案、產品或公司計劃時，您永遠無法 100% 確定，但使用專家可以幫助您盡可能接近所需的結果。
