交易部門如何改善您的銷售流程

公司必須獲利才能取得成功，這意味著他們需要尋找潛在客戶並達成交易。 這項責任通常落在銷售團隊身上，但由於風險如此之高，其他團隊成員是否也應該參與其中？ 

交易部門是一種協作方法，用於評估複雜的交易並增加公司收入。 在此過程中，來自不同部門的團隊成員會共同合作，引入頂尖商機並將其送入銷售管道。 繼續閱讀，瞭解如何建立交易部門，從而改善您的銷售營運。 

什麼是交易部門？

交易部門是一個跨職能團隊，他們共同努力，快速有效地透過銷售管線達成高價值交易。 雖然銷售代表獨自處理大多數公司交易，但交易部門專注於複雜或高價值的交易。 使用交易部門來簡化銷售營運，可以將銷售週期時間縮短 40%，並將銷售生產力提升 20%。

交易部門分析師的角色和職責

雖然參與交易部門的大多數人員都有其他角色和職責，但您應該指派一名交易部門分析師或專家來處理部門的營運，並確保一切順利進行。

交易部門分析師並非面向客戶的角色。 他們專注於交易的流程面，其主要職責可能包括：

• 與交易部門的成員合作，在銷售流程中處理個人職責

• 確保交易部門團隊保持一致

• 設定交易 

• 改善流程並追蹤交易部門績效

交易部門分析師是團隊的關鍵成員，因為他們是每個人的主要聯絡人。 他們負責管理工作流程，以處理任何高價值、複雜或高接觸的交易。

交易部門中涉及的其他團隊

當您建立一個跨職能團隊來處理高價值交易時，您的交易就能因此而改善。 不妨考慮納入以下團隊的成員：

• 行銷：行銷團隊成員可以使用資料分析您的目標受眾、填充潛在客戶清單並評估其痛點。

• 銷售：您的交易部門中會有銷售代表，他們會為客戶或顧客整合具有說服力的交易。

• 法務：法務部門的團隊成員可以加入交易部門，以審查交易並確保其合約健全。 

• 財務：財務部門的團隊成員可以審查交易的定價，並在交易完成後促進資金交換。

如何建立有效的交易部門

為了確保您的交易部門正常運作，請事先建立一個強大的流程。 在交易部門工作的團隊成員除了處理交易之外，還有其他任務，因此讓每個人都達成共識並相應地安排任務的優先順序非常重要。

使用以下步驟，建立一個有效的交易部門，以便輕鬆地將非標準交易推進至管線中。

1. 設定期望

每家公司對交易部門的運用方式各不相同，首先要做的是確定您的交易部門目標。 觀察您的銷售營運，並瞭解需要填補哪些漏洞。 提出以下問題：

• 銷售團隊可以在哪些方面獲得支援？

• 我們目前的銷售流程有哪些弱點？

• 我們如何增加銷售週期時間並提高成功率？

使用您的答案來設定您希望交易部門達成的期望。 例如，如果銷售團隊在處理高價值交易時遇到困難，因為這些交易需要更多時間和投入量，那麼交易部門可以從頭到尾處理這些交易。 這樣一來，這些交易就會獲得更多關注和支持，從而使其他人有更多時間專注於低價值的交易。

2. 確定您的團隊

一旦您瞭解對交易部門的期望，就能輕鬆確定您需要的團隊成員。 如果您已決定交易部門將從頭到尾處理高價值交易，那麼您需要能夠管理銷售流程每個部分的團隊成員，包括：

• 銷售代表

• 法務團隊成員

• 財務團隊成員

• 行銷團隊成員

• 客戶成功團隊成員

這些人將處理潛在客戶開發、合約設定、定價、交易結構和高價值交易的互動，而銷售團隊則專注於低價值交易。 

3. 設定交易標準

現在您已經有一個團隊準備好在交易部門工作，請設定將交易分類為高價值的標準。 高價值 (或複雜) 交易的標準可能包括：

• 具有一定知名度的客戶

• 超過特定預算的客戶

• 具有多個聯絡人的客戶

• 需要大量互動的客戶

如果您希望交易部門從頭到尾處理高價值交易，則銷售團隊應交接所有符合條件的商機。 不過，交易部門可以參與銷售流程的任何階段。 例如，您可能會決定，只有在銷售代表培養高價值商機並確保其熱門後，才將其傳送至交易部門會更有效率。 

4. 定義您的工作策略

每個團隊都需要一個策略來完成工作。 從一開始就定義您的工作流程，您就能確保團隊成員在聚集時，確切知道該做什麼以及如何做。

每個交易部門的策略都會有所不同。 但繼續使用我們上面的範例，一個交易部門的交接可能如下所示：

• 銷售代表將高價值的潛在客戶發送給交易部門

• 這會標記行銷團隊成員以評估潛在客戶並評估其需求

• 交易部門銷售代表為潛在客戶開發自訂交易結構

• 法務團隊成員評估交易

• 客戶成功團隊成員與潛在客戶互動，以在交易完成時提高支持度和參與度

• 財務團隊成員完成交易

由於您的團隊可能不會面對面會面，因此交接結構有助於每個人知道何時輪到他們參與。

5. 分析您的成功

與大多數工作流程一樣，建立交易部門並非一次性的流程。 交易部門啟動並運作後，請努力持續改進。 花點時間看看哪些有效，哪些無效。使用銷售軟體評估您的交易部門是否正在增加利潤。 您可能會注意到：

• 更多高價值的交易正在進行中。

• 縮短銷售週期時間。

• 提高交易部門內外團隊成員的生產力。

• 由於交易部門的支援，低價值交易的成交量增加。 

您可能還會注意到仍需要改進的領域。 例如，您的交易部門團隊最初可能會在溝通方面遇到困難。 由於這些團隊成員之前沒有合作過，他們可能需要時間進行調整。 請嘗試在交易部門流程之外建立工作坊或破冰活動，並尋求改善工作空間中的團隊互動。 

6. 根據需要修訂您的策略

使用分析中的深入解析來修改您的交易部門策略。 雖然交易部門通常會改善您的銷售流程，但團隊運作不佳可能會導致利潤放棄。 為了避免不利影響，請在審查銷售流程時進行交易部門分析，最好定期進行。 這樣，您就能監控團隊的進度和效率。

交易部門的優勢

有效運用交易部門，對您的銷售團隊和公司都有利。 透過整合各部門的團隊成員，並將他們獨特的部門技能帶到會議桌上，您可以滿足客戶需求，並更頻繁地確保成功，尤其是高價值的交易。

交易部門的其他優點包括：

• 更快達成交易：三人行，必有我師。 當團隊瞭解他們的角色並有效協作以達成每筆交易時，您將更快地達成交易。

• 更深入解析客戶需求：跨職能團隊比起僅由銷售代表組成的團隊，擁有更多元的技能組合。 這樣可以更輕鬆地從各種角度瞭解客戶的需求。

• 更一致的優惠：制定明確的流程，讓您的團隊更輕鬆地建立在規模、品質和結構方面更一致的優惠。

• 更一致的團隊：由於您的交易部門包含來自不同部門的成員，因此它自然可以讓跨職能團隊成員隨時掌握最新情況。 這些人可以回到各自的部門，溝通公司的銷售進度，而無需進行狀態會議或冗長的簡報。

• 降低風險：擁有成功的交易部門可以透過增加公司利潤並產生穩定的高價值交易流程來降低風險。 

使用交易部門來贏得客戶並完成銷售

強大的交易部門是一個擁有將潛在客戶轉化為忠實客戶所需技能和支持的團隊。 使用工作管理軟體來鞏固交易部門的工作流程，以便事務在管線中順利推進，團隊成員也能毫不費力地完成任務。