6 tips för verksamhetsledare för att optimera organisationens teknikstack
Sammanfattning
Organisationer brottas med ett överväldigande antal verktyg – 323 SaaS-applikationer i genomsnitt – vilket leder till fragmenterade arbetsdagar och minskad produktivitet.
Problemet började under de senaste åren, när Business överinvesterade i samarbetsverktyg för att kompensera för bristen på personliga interaktioner. Men det gjorde mer skada än nytta. Enligt en studie växlar anställda på Fortune 500-företag mellan appar och verktyg cirka 1 200 gånger om dagen.
Nu behöver organisationer ledare, särskilt inom verksamheten, för att ta en stark ståndpunkt om vilka nya verktyg som är nödvändiga. Annars innebär en teknikstack full av överflödiga verktyg en betydande risk för anställdas effektivitet och ekonomiska hälsa. Genom att ta ett proaktivt grepp om problemet kan verksamhetsledare hjälpa organisationer att undvika detta resultat.
Genom att följa de sex stegen nedan kan verksamhetsledare engagera sig i applikationsrationalisering, en process där man strategiskt identifierar vilka av organisationens applikationer som ska behållas, ersättas, tas ur bruk eller konsolideras. Resultatet är en optimerad teknikstack för ditt Business. Så här kommer du igång:
Maximera inverkan med din teknikstack 2024
Förbered organisationen för operativ framgång under 2024. Upptäck den dolda kostnaden för en ineffektiv teknikstack och ta reda på hur du utvärderar effektiviteten i din egen.
1. Utför en verktygsgranskning
Verktygsredundans är en stor belastning för organisationer. Att centralisera arbetsdata på så få plattformar som möjligt bör vara en verksamhetsledares prioritet. Men med potentiellt hundratals verktyg i en teknikstack är det nästan omöjligt att spåra vad var och en gör.
Gör en grundlig verktygsgranskning tillsammans med dina verksamhetsteam för att katalogisera alla programvaror och applikationer i organisationen. Definiera tydligt det primära syftet och det specifika användningsområdet för varje verktyg. Om du inte kan formulera syftet med ett verktyg är det en utmärkt kandidat för eliminering.
Sammanställ informationen i ett lättillgängligt dokument eller på en intern webbsida. Dela det sedan med hela företaget så att alla team och avdelningar är samordnade om hur de använder verktygen. Gör den här granskningen till en återkommande årlig eller halvårlig övning för att hålla verktygsinventariet nuvarande och relevant.
2. Identifiera verktyg som främjar tvärfunktionellt arbete
I en värld där tvärfunktionellt samarbete ofta är katalysatorn för innovation är det viktigt att välja rätt verktyg för att främja dessa interaktioner. De bästa verktygen tjänar mer än en individ, ett projekt eller ett mål – de bryter ner silor inom team och mellan avdelningar.
Fråga verksamhetsteam och andra avdelningar vilka verktyg de behöver för ett effektivare tvärfunktionellt samarbete. Använd den här informationen för att investera i verktyg som bättre kopplar samman verksamheten med hela organisationen.
Sikta på att välja ett samarbetsverktyg som kan konsolidera processer, information och verktyg till en central arbetskälla. Ju mindre tid dina anställda lägger på att växla mellan appar, desto mer tid har de att fokusera på det viktigaste arbetet.
3. Effektivisera teknikstacken genom att prioritera integreringar
En överflödande teknikstack är en ekonomisk och användarrelaterad huvudvärk. I stället för att tvinga anställda att växla mellan verktyg för att få allt de behöver, bör verksamhetsledare förespråka verktyg som utnyttjar integreringar, som kan ansluta en hel teknikstack på en plattform.
Börja med att identifiera dina viktigaste Business-verktyg och sök sedan efter kompletterande appar som erbjuder robusta integreringar. Rådgör med dina verksamhetsteam och avdelningar i hela företaget som kommer att använda dessa integreringar, och se till att de uppfyller teamets behov.
Innan du inför ändringar i hela organisationen bör du köra ett litet pilotprogram för att testa effektiviteten av de nya integreringarna och mäta deras inverkan på dina mål. Efter framgångsrik testning kan du dokumentera de nya processerna och utbilda dina team.
Upptäck ett smartare sätt att arbeta
Med Asana kan verksamhetsteam effektivisera målsättning, standardisera processer och påskynda den årliga planeringen, allt på ett och samma ställe.
4. Utvärdera organisationens AI-beredskap
Eftersom AI-tekniken fortsätter att utvecklas erbjuder den varje avdelning möjligheter utan motstycke för att automatisera uppgifter och generera insikter. Men osammanhängande verktyg skapar osammanhängande data, vilket utgör en dålig grund för AI.
Genomför en bedömning av AI-beredskap för att hjälpa din organisation att vara mer strategisk när det gäller att införliva AI i din teknikstack. Identifiera luckor i datakvalitet, integrering och anställdas kompetens.
När du har bedömt din beredskap kan du börja testa AI-drivna verktyg som är anpassade till organisationens strategiska mål. Mät deras inverkan genom specifika KPI:er såsom tidsbesparing, automatiseringsgrad för uppgifter eller förbättrad dataanalys. Efter framgångsrik testning kan du lansera AI-verktygen på relevanta avdelningar och se till att det finns lämpliga rutiner för utbildning och ändringshantering.
5. Minska verktygströtthet
Att bedöma en organisations teknikstack bör vara en datadriven detox för verksamheten, ledd av verksamhetsteam. Med feedback från anställda kan verksamhetsledare bättre utvärdera hur verktyg påverkar team.
Gör det genom att skapa en undersökning för organisationen för att fråga avdelningar och team om de verktyg de använder och om de skapar utmattning. Ställ frågor om hur anställda känner sig när de använder vissa verktyg. Försök att identifiera vilka verktyg som ger energi till arbetet och vilka som dränerar mental kapacitet. Med den informationen kan du identifiera dubbletter, onödiga verktyg och utrymmen där verktyg skapar silor som blockerar effektiva arbetsflöden.
6. Låt anställda komma till tals
Även om det är viktigt för verksamhetsledare att informera om vilka verktyg organisationen använder bör detta göras med de anställda i åtanke. Skapa en återkopplingsslinga där ledare kan få input från anställda om vad som fungerar för dem och vad som behöver förändras. Detta ger de anställda möjlighet att ta en aktiv roll i att definiera din teknikstack.
Ta det första steget genom att implementera en ny kanal i företagets meddelandeverktyg där anställda kan uttrycka oro över teknikproblem. Granska detta som en del av den årliga planeringscykeln, samla in och analysera feedback under året för att identifiera återkommande problem och förbättringsområden. Det kommer att få de anställda att känna sig mer stärkta och dig själv att känna dig mer informerad i ditt beslutsfattande om teknikstacken.
Innovera med en avsiktlig teknikstack
Verksamhetsledare står vid ett kritiskt vägskäl där de val de gör inom teknik och samarbete i dag kommer att forma företagets framtid. Att maximera teknikstacken handlar inte om att välja fler verktyg, utan om att välja rätt verktyg – verktyg som kan förbättra tvärfunktionellt samarbete och fungera som en central referenskälla, till exempel en arbetshanteringsplattform för samarbete.
Genom att välja den vägen och konsolidera teknikstacken kommer du att bryta ner silor, förbättra de anställdas upplevelse och skapa klarhet i hela organisationen.
Maximera inverkan med din teknikstack 2024
Förbered organisationen för operativ framgång under 2024. Upptäck den dolda kostnaden för en ineffektiv teknikstack och ta reda på hur du utvärderar effektiviteten i din egen.
