Hur Asana använder arbetshantering för att optimera resursplanering
Initiativ kan inte lyckas utan rätt resurser. Ingen vet det bättre än Rita Khayat, Asanas PMO-chef för strategi och verksamhet. Khayat ansvarar för att hålla verksamhetskritiska mål i fas, vilket hon gör genom att tilldela rätt resurser vid rätt tidpunkt till det viktigaste arbetet.
Khayats team ansvarar för fyra huvudsakliga Business-områden inom CIO-organisationen:
Strategisk planering och genomförande
Program- och projekthantering
Verksamhets- och ändringshantering
Ledarskap och organisationsutveckling
Resurshantering är avgörande för vart och ett av dessa områden. ”Det är absolut nödvändigt att vi uppfyller våra åtaganden”, säger Khayat. Genom att noggrant planera budget och teamkapacitet kan hennes team konsekvent nå mål och genomföra företagsinitiativ.
Så här gör de.
Få insyn i teamkapacitet
Enligt Khayat är kapacitetsplanering en av Asanas största fördelar. Funktionen ger henne insyn i teamets kapacitet i olika projekt, så att hon kan se till att teamet har tillräckligt med budget och personal för att kunna leverera enligt översikten. "Prioriteringar och tidsramar kan ändras, vilket kräver omfördelning av resurser", säger Khayat. "Detta understryker vikten av att upprätthålla synlighet i viktiga projekt."
Med kapacitetsplanering kan ledare se vad teamet har att göra i framtiden och sedan fördela arbetet för de kommande månaderna baserat på rollernas kapacitet. Du kan se vilka projekt som personer arbetar med, hur stor procentandel av tiden projekten tar upp och vem som kan vara överbelastad. När en förändring behövs kan ledare enkelt flytta runt arbete, förlänga tidslinjer och justera resurser.
Kapacitetsplanering ger ledare som Khayat en helhetsbild. Samtidigt kan mer specialiserade teamledare fortfarande se en detaljerad bild av teamets kapacitet och vad alla arbetar med. Khayats team har till exempel en övergripande vy över hela avdelningen samt mer specifika vyer för varje team.
”Varje roll kräver olika funktioner”, förklarar Khayat. "Asana underlättar båda dessa behov på ett effektivt sätt."
Säkerställa att högprioriterade projekt är rätt bemannade
Prioritering är viktigt för Khayats team. "Det finns en stor efterfrågan på många projekt", konstaterar hon. "Vi får förfrågningar från olika Business-funktioner i hela organisationen, på alla nivåer." Med en så stor volym av förfrågningar behöver hennes team ett datastödsystem för att förstå vad som är viktigt, vad företaget bör investera i och vad som kan avprioriteras.
Hennes team använder tre viktiga funktioner för att prioritera effektivt:
formulär för att samla in information om förfrågningar och anpassa dem på rätt sätt
Portfolior för att spåra teamets översikter och se till att viktiga initiativ har rätt resurser.
Projekt för att prioritera mindre uppgifter inom varje initiativ.
Låt oss gå in på var och en.
Se Asana i praktiken
Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.
1. Anpassa förfrågningar med formulär
Khayats team använder intagsformulär för att standardisera förfrågningsprocessen. ”Ett formulär gör det möjligt att omvandla ostrukturerade data till strukturerade data”, säger Jana Beiswenger, chef för Business Program Management på Asana och medlem i Khayats team. Det ger dem den information de behöver i förväg, så att hennes team kan utvärdera och storleksbestämma nya projekt baserat på objektiva kriterier.
”Vi kräver att de som skickar förfrågningar motiverar sin förfrågan, beskriver den förväntade inverkan på organisationen och hur den kommer att bidra till att uppnå företagets mål”, säger Khayat. När hennes team har den informationen kan de påbörja en bedömningsprocess för att storleksanpassa varje förfrågan korrekt. Det hjälper dem att avgöra 1) vilka resurser förfrågan kommer att kräva och 2) vilken inverkan den kommer att ha på verksamheten, till exempel att generera ett visst belopp av årliga återkommande intäkter. Därefter kan teamet prioritera varje förfrågan inom den större översikten.
2. Spåra översikter med portfolior
Khayat har en översiktsportfolio för varje team för att spåra varje viktigt initiativ de arbetar med. Det ger henne en helhetsbild över projekten, så att hon har den information hon behöver för att prioritera rätt resurser vid rätt tidpunkt. Hennes team använder anpassade fält för att enkelt samla in information, till exempel projektprioritet, insatsnivå och om ett initiativ är en viktig, resurskrävande punkt i översikten.
"När jag granskar min översiktsportfolio kan jag omedelbart identifiera vilka initiativ som är stora stenar, vilka som är långsiktiga projekt och vilka som är snabba vinster, bland annat", förklarar Khayat. Den här informationen är viktig för att fördela personal och resurser på ett effektivt sätt. Det gör det till exempel möjligt för Khayats team att börja med de stora stenarna först och sedan ta itu med de snabba vinsterna. "Den här kategoriseringen klargör tydligt hur vi ska hantera vår kapacitet", säger Khayat.
3. Prioritera uppgifter inom projekt
Inom varje projekt måste ledare också prioritera enskilda uppgifter för att säkerställa att teamets resurser används effektivt. Jorge Zuniga, Asanas chef för datasystem och integreringar, använder ett liknande taggningssystem i sitt team för att fördela resurser på projektnivå. Anpassade fält gör det möjligt att se viktig information på ett ögonblick, till exempel:
uppgiftsprioritet
insatsnivå
Beräknade antal timmar
typ av förfrågan
Uppgiftsstatus (pausad, pågående, att göra, backlog osv.)
Och mycket mer
Det hjälper Zunigas team att prioritera de viktigaste uppgifterna. Det gör det också möjligt för dem att ta itu med ärenden med lägre prioritet när de har extra tid. ”Under sprintplaneringen taggar vi varje punkt med en prioritering”, säger Zuniga. "Uppgifter med lägre prioritet hamnar i ett "att göra"-avsnitt och folk kan ta sig an dem när de har extra kapacitet."
Spåra tid som har spenderats på olika initiativ
Noggranna tidsspårningsdata är viktiga för att hålla projekt i fas. Zunigas team spårar exakt hur många timmar de lägger på varje uppgift, så att de kan jämföra med de ursprungliga tidsberäkningarna och förstå om de ligger över eller under budget. "Under sprintplaneringen beräknar vi uppskattade timmar och sedan lägger alla till sina faktiska timmar", säger Zuniga. Siffrorna samlas sedan automatiskt i en kapacitetsplaneringsrapport där Zuniga kan se hur många timmar teammedlemmarna lägger på olika projekt i realtid. På så sätt kan han hjälpa team att omfördela uppgifter för att se till att ingen är underutnyttjad eller överarbetad.
"När jag märker att någon är överbelastad behöver jag förstå varför", säger Zuniga. ”Med Asana-rapportering kan jag se exakt hur de spenderar sin tid. Jag kan till exempel gå igenom alla supportärenden som en entreprenör har slutförd under en månad och se vilka som tog längre tid än väntat.”
Att ha tillgång till den här exakta tidsspårningsinformationen har ökat effektiviteten i Zunigas team, från att hantera entreprenörstimmar till att hjälpa anställda att undvika bortkastad tid från att växla mellan olika uppgifter, vilket enligt forskning kan kosta upp till 40 % av någons produktiva tid.
”Med Asana har teamet blivit mycket effektivt”, säger Zuniga. ”Med fem heltidsanställda kan vi enkelt göra arbetet för 12.”
Gör dina resurser värdefulla
Se till att affärskritiskt arbete är korrekt bemannat på alla nivåer i din organisation.
Gör dina resurser värdefulla
Genom att samla alla arbetsdata på en plattform kan Asanas verksamhets- och PMO-team få fullständig insyn i Business-prioriteringar och hur team spenderar tid. Som ett resultat kan ledare bemanna sitt viktigaste arbete – varje gång.
Läs om hur ditt team kan säkerställa att affärskritiskt arbete är korrekt bemannat, på alla nivåer i din organisation.
Se Asana i praktiken
Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.
