Hur Asana använder arbetshantering för att effektivisera projektintagning

För Jana Beiswenger, chef för Business Program Management på Asana, är arbetsintaget mycket tvärfunktionellt. Hennes team fokuserar på Business Transformation – med andra ord, att göra Asana till en effektivare organisation. För att göra det måste hon samordna team kring rätt strategiska program och se till att Asana har tillräckligt med resurser för att uppnå affärskritiska mål.

”Min roll handlar om att skapa rätt fokus på ett holistiskt sätt så att vi kan prestera som ett team. För när vi arbetar tillsammans får vi bättre resultat överlag”, säger Beiswenger. 

Projektintag är en viktig del av att samordna team. "Man behöver en intagningsprocess eftersom resurserna är begränsade – oavsett om det är tid, budget eller personal", säger Beiswenger. Team behöver stöd från andra för att nå sina mål, men man kan inte bara göra en massa förfrågningar och förvänta sig åtgärder direkt. Det kan distrahera från större och viktigare mål. I stället gör en process för projektintag det möjligt för team att:

1. Låta beslutsfattare avgöra vad som är en prioritering och vad som inte är det. 

2. Fastställa omfattningen av det nya arbetet och vilka resurser som krävs. 

3. Påbörja nästa steg, övervaka förloppet och upprepa. 

Projektintagning på Asana

Asana har två huvudsakliga typer av projektintag: 

1. Intag på hög nivå under årlig planering

2. Ad hoc-intag under hela året 

Under den årliga planeringen är intag en mycket mer samarbetsinriktad process. Beiswenger samordnar med intressenter för att komma överens om en plan som stöder företagets mål, hjälper till att prioritera så att vi tar itu med rätt initiativ baserat på förväntad inverkan och säkerställer att vi har de resurser vi behöver för att uppnå våra mål. "Det är lite som Tetris", säger hon. 

Men trots de bästa planerna dyker det alltid upp ad hoc-förfrågningar under året. För dem förlitar sig Asana-team på mer formella, strukturerade intagningsprocesser. Målet med de här processerna är att bedöma förfrågningarnas inverkan på verksamheten och avgöra hur (och om) vi kan flytta resurser för att passa in dem och vilka eventuella kompromisser som måste göras för att ändra prioriteringar. 

När vi arbetar tillsammans får vi bättre resultat överlag.”

Så här effektiviserar Asanas verksamhets- och projektledningsteam sina intagsprocesser för att hålla intressenterna informerade och prioritera arbete som är viktigt för verksamheten. 

Se Asana i praktiken

Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.

Visa demo

1. Prioritering och resurstilldelning för förfrågningar

Beiswengers team samordnar nya projektförfrågningar från hela Business. Det är en noggrann balansgång som kräver att de först fångar upp och förstår företagets prioriteringar och sedan använder den informationen för att objektivt bedöma förfrågningar. 

Asanas Enterprise Technology-team använder till exempel ett formulär och ett strukturerat intagsprojekt för att hantera ad hoc-förfrågningar under hela året. ”Med ett formulär kan du omvandla ostrukturerade data till strukturerade data”, säger Beiswenger. Det ger teamen den information de behöver i förväg, så att de kan utvärdera nya projekt baserat på objektiva kriterier såsom: 

• Bidrar förfrågan till ett tillväxt- eller behållningsmål?

• Kommer den att förbättra den övergripande kundupplevelsen? 

• Är den viktig för den övergripande datastyrningen? 

• Löser det ett säkerhetsproblem?

• Vilken är omfattningen av förfrågan? 

• Hur mycket tid, budget och personal kräver förfrågan? 

Den här standardiserade informationen hjälper team att jämföra förfrågningar och prioritera dem mot befintliga företagsprioriteringar, som redan finns i Asana. Som ett resultat är det mer troligt att de fattar det bästa beslutet för Business eftersom de har all information de behöver på ett och samma ställe. 

2. Daglig förfrågningshantering

Att hantera projektintag kräver mycket dagligt underhåll såsom att tilldela arbete, följa upp och dela statusuppdateringar. Det kan vara mycket tidskrävande, men Asanas automatiseringsfunktioner hjälper Beiswenger att slippa göra något under hela processen. Det gör att hon kan fokusera på helhetskoordinering i stället för manuella och repetitiva uppgifter. 

Beiswenger använder till exempel samlingar för att skapa, tillämpa och uppdatera intagsprocesser i hela organisationen – allt på ett och samma ställe. En samling är en grupp av arbetsflödesfunktioner som du kan tillämpa i många olika projekt. En samling kan till exempel ange projektavsnitt, anpassade fält som ska läggas till, regler som ska tillämpas och uppgiftsmallar som ska användas. 

Den här funktionen gör det möjligt för Beiswenger att standardisera arbetsflöden för intag mellan team, vilket gör det möjligt för alla att följa hur man triar och prioriterar projekt. Hon kan till exempel använda samlingar för att standardisera nästa steg för en P0- eller P1-förfrågan, oavsett vem som skickade in den eller var den kom ifrån. Genom att ange hur man kategoriserar och taggar arbete hjälper samlingar också team att använda samma definitioner i olika projekt, till exempel skillnaden i resursbehov om en förfrågan är liten, medelstor eller stor.

"Med samlingar behöver jag inte förlora mig i detaljerna och hantera allas dagliga arbete", säger Beiswenger. Med bara några klick kan hon enkelt redigera processer för att stödja föränderliga Business-behov och sedan tillämpa ändringarna direkt på alla relevanta arbetsflöden för intag. 

3. Få synlighet och samordna team

Synlighet är viktigt för Beiswengers arbete. Hennes team måste förstå Business-prioriteringar på hög nivå, kommunicera dessa prioriteringar till intressenter och hjälpa ledare att följa status och förlopp för förfrågningar. Lyckligtvis är det här inte ett problem. Eftersom företagets prioriteringar, översikter och programförfrågningar samlas i Asana kan teamen själva hämta den information de behöver utan att behöva leta.

Asana-portfolior är ett sätt för Beiswenger att ge denna synlighet. Portfolior gör det möjligt för hennes team och deras intressenter att spåra viktiga initiativ i en överblick och sedan gå djupare för mer information om det behövs. De ger den översikt som ledare behöver, medan portföljpaneler automatiskt sammanfattar data som tidsåtgång, risker, tillgänglig budget, förlopp och mycket mer i olika projekt. Det gör det möjligt för Beiswengers team att se vilka projekt som är i fas och vilka som inte uppnår resultat, och sedan justera resurser och korrigera kursen i realtid. Som ett resultat kan de hålla förfrågningar i fas och se till att företagets resurser används effektivt. 

Omvandla förfrågningar till handling med Asana

Genom att samla allt arbete på en plattform kan Asanas verksamhets- och PMO-team spåra och följa upp förfrågningar på ett och samma ställe. Det ger intressenterna den synlighet de behöver för att agera snabbt och prioritera de viktigaste projekten. 

Ta reda på hur teamet kan utnyttja tydliga arbetsflöden och blixtsnabba automatiseringar för att få mer gjort snabbare.

Se Asana i praktiken

Med Asana kan verksamhetsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.

Visa demo