Hur Asana använder arbetshantering för att driva digital översiktsplanering

Digital översiktsplanering handlar inte bara om att skapa en att göra-lista med projekt – det handlar om att göra smarta val som leder till verkliga resultat. En tydlig och välprioriterad översikt kräver att man anpassar sig till intressenter, sätter tydliga prioriteringar och gör tuffa avvägningar. Dani Spires, Head of Digital på Asana, känner till den här utmaningen väl. 

”Som ett digitalt team måste vi stödja Business föränderliga behov samtidigt som vi driver på tekniska initiativ. Översiktsplanering hjälper oss att hitta rätt balans”, säger hon.

För att uppnå det omvärderar Danis team regelbundet sina prioriteringar och integrerar feedback från hela organisationen för att hålla sin översikt i linje med strategiska mål. Det är inte lätt, särskilt inte när man arbetar med flera intressenter. Det är här Asana kommer in.

Fyra sätt på vilka Asana förenklar planeringen av översikter

När det görs på rätt sätt hjälper digital översiktsplanering team att prioritera de mest effektiva projekten, vilket skapar förutsättningar för tillväxt och håller alla fokuserade på det som är viktigt. Som Dani säger är huvudmålet att "lista ut teamets prioriteringar och bestämma hur vi kan fördela arbetskapaciteten för att påverka samtidigt som vi fokuserar på andra initiativ."

För att få det att hända behöver teamen en central plats för att se potentiella projekt, anpassa sig till strategin, fatta beslut och följa upp förloppet – allt medan de samarbetar sömlöst.

Så här hjälper Asana Danis team att få det gjort.

Centralisera arbetet med översikten för att öka synligheten

En av de största utmaningarna med att skapa en digital översikt är att hålla tvärfunktionella partner informerade under hela processen. Enligt Dani är det digitala teamets lista över intressenter ”lång och bred” – den omfattar många personer med olika prioriteringar och ansvarsområden som måste delta för att beslutsfattandet ska bli korrekt. Det innebär att det är en utmaning att hålla alla informerade.

För att lösa det förlitar sig Danis team på Asanas projektfunktion för att skapa ett huvudprojekt för översikten som rymmer alla digitala initiativ för räkenskapsåret. I början av översiktsprocessen lägger intressenter och team till sina föreslagna projekt i översiktsprojektet som Asana-uppgifter, vilket ger alla insyn och en möjlighet att påverka. 

Låt oss till exempel säga att SEO-teamet planerar att uppdatera fyra pelarsidor på Asana.com under första kvartalet. För att uppnå målet behöver de digitalt stöd för att göra om sidlayouten, ladda upp nytt innehåll och publicera uppdateringar. Under den inledande översiktsprocessen lägger SEO-projektledaren till en uppgift i den digitala översikten som motsvarar SEO-projektet, till exempel ”Uppdateringar av pelarsidor under första kvartalet”. Därefter granskar det digitala teamet uppgiften direkt i översikten och använder den tillhandahållna informationen för att avgöra om de ska gå vidare med projektet eller inte.

"Genom att skapa en centraliserad plan på ett och samma ställe kan vi ge alla våra partner insyn och en röst i processen", säger Dani.

Fatta datadrivna resursbeslut

När Danis team har skapat sitt digitala översiktsprojekt är nästa steg att bestämma vilka projekt som ska tas med.

Men det handlar inte bara om att välja vilket arbete som ska göras. Med så många inblandade intressenter kan förfrågningar snabbt få översiktsplanen att överskrida kapaciteten. Som Dani påpekar finns det en känslig balans mellan att prioritera affärskritiska initiativ – såsom projekt som driver försäljningsleads eller pipeline – och det strategiska tekniska arbete som behövs för att stödja långsiktig tillväxt.

För att fatta de här besluten förlitar sig Danis team på Asanas anpassade fält. Varje gång en förfrågare lägger till ett föreslaget projekt i översikten taggar de uppgiften med anpassade fält som är utformade för att hjälpa teamet att se hur projektet passar in i helheten och bestämma om de ska ta sig an det eller inte. De anpassade fälten omfattar:

• Leveranskvartal: Det planerade leveranskvartalet när arbetet ska vara slutfört.

• Åtagande: Huruvida projektet har åtagits och åtagandenivån.

• Prioritet: Uppgiftens eller projektets prioritetsnivå. 

• Direkt ansvarigt team: vilket digitalt team som kommer att ansvara för projektet.

• Insats: En numerisk uppskattning från 1–5 som anger projektets komplexitetsnivå.

När projekten har lagts till och taggats bedömer det digitala teamet arbetsbelastningen och bestämmer hur bandbredden ska fördelas till olika typer av projekt, såsom strategiska initiativ, tekniskt underhåll och stöd till intressenter. Med en snabb titt på de anpassade fälten kan digitala pelarledare enkelt anpassa sig till varje projekts prioritet, nödvändig insats och potentiella inverkan, vilket gör det lättare att slutföra översikten.

”Våra anpassade fält gör det möjligt för oss att ha hårda kapacitetskonversationer”, säger Dani. "Vi kan visa intressenterna vad som har begärts, vad som har åtagits och vilken insats som krävs – och sedan använda den informationen som grund för kompromisskonversationer."

De anpassade fälten hjälper också Danis team att se hur varje projekt är kopplat till Asanas övergripande mål. Genom att tagga uppgifter med det övergripande företagsmål som de bidrar till kan teamet känna sig säkra på att det arbete de utför stöder strategiska mål.

”Med Asana är allt sammankopplat”, säger Dani. "Vi kan tydligt se hur våra prioriteringar kopplas till marknadsföringsmål – och i slutändan till viktiga Business-mål."

Koppla arbetet mellan olika team

Även om den digitala översikten är den viktigaste referenskällan för det digitala teamets projekt, är det inte det enda projektet som är igång. Olika team arbetar med flera överlappande översikter, till exempel marknadsföring, produktutveckling eller kundupplevelse. Den här överlappningen kan lätt leda till dubbelarbete och slöseri med resurser.

För att förhindra det använder Danis team Asanas multi-homing-funktion, som gör det möjligt för en uppgift att finnas i flera projekt. Till exempel kan SEO-teamets projekt för första kvartalets pelarsida läggas till i både SEO-översikten, innehållsmarknadsföringsöversikten och sprinttavlan för webbutveckling, vilket gör att alla är samordnade och att dubbla uppgifter undviks.

”Den digitala översikten är så omfattande och sträcker sig över så många funktioner att det är lätt att uppgifter går förlorade”, säger Dani. ”Med multi-homing kan våra viktigaste partner ta ett digitalt projekt och lägga till det i sin översikt. På så sätt kan vi hålla allt sammankopplat utan att dubblera arbetet."

Håll arbetet i fas med hjälp av rapportering i realtid

När översikten är klar och arbetet börjar använder Danis team Asanas rapporteringspanel för att spåra förloppet. Panelen ger en översiktsbild av projektstatusen, vilket hjälper teamet att snabbt åtgärda problem och förhindra flaskhalsar.

 ”Vi använder panelfunktionen för att hålla koll på våra framsteg – var vi befinner oss när det gäller att leverera i förhållande till företagets mål”, säger Dani. ”Alla kan enkelt se vad som har högsta prioritet, vad som är blockerat och vad som har överskridit kapaciteten.”

I slutet av varje kvartal ser det digitala teamet över sin översikt och justerar den för eventuella nya Business-prioriteringar. Om det finns förändringar som kräver en förändring av fokus diskuteras de under kvartalsförhandlingar, där teamet bestämmer vilka projekt som ska gå vidare. Den uppdaterade översikten delas sedan med intressenter så att alla hålls informerade om ändringar.

Även efter att ett kvartal har avslutats fortsätter teamets arbete. De använder mätvärden i panelen för att identifiera framgångar och utmaningar och tillämpar dessa lärdomar på framtida planering.

”Genom att spåra start- och slutdatum för vår översikt kan vi se hur många projekt som planerades och slutförd inom den angivna tidsramen”, säger Dani. "Sedan kan vi använda den informationen för att få en tydlig bild av hur vi utvecklas från år till år." 

Håll din digitala översikt i fas

En välhanterad digital översikt behöver inte vara komplicerad. Med Asana kan ditt team anpassa sig efter prioriteringar, effektivisera tvärfunktionellt samarbete och fatta datadrivna beslut som stöder organisationens strategiska mål och lägger grunden för meningsfulla resultat.