Hur Asana använder arbetshantering för att driva digital roadmap-planering

Digital roadmapping handlar inte bara om att skapa en att göra-lista över projekt – det handlar om att fatta smarta beslut som leder till verkliga resultat. En tydlig och välprioriterad översikt kräver samordning med intressenterna, tydliga prioriteringar och tuffa avvägningar. Dani Spires, chef för digitala tjänster på Asana, känner till den här utmaningen på alla nivåer. 

”Som ett digitalt team måste vi stödja verksamhetens föränderliga behov och samtidigt driva tekniska initiativ framåt. Översiktsplanering hjälper oss att hitta rätt balans”, säger hon.

För att uppnå detta omprövar Danis team regelbundet sina prioriteringar och tar in feedback från hela organisationen för att se till att deras översikt är anpassad till de strategiska målen. Det är inte lätt – särskilt inte när man arbetar med flera intressenter. Det är här Asana kommer in.

Fyra sätt som Asana förenklar översiktsplaneringen

När digital översiktsplanering görs på rätt sätt hjälper den teamen att prioritera de projekt som har störst inverkan, vilket skapar förutsättningar för tillväxt och gör att alla kan fokusera på det som är viktigt. Som Dani säger är huvudmålet att ”ta reda på vilka prioriteringar teamet har och avgöra hur vi kan fördela kapaciteten för att uppnå resultat samtidigt som vi fortsätter att fokusera på andra initiativ”.

För att detta ska kunna ske behöver teamen en central plats där de kan se potentiella projekt, komma överens om strategin, fatta beslut och följa upp förloppet – samtidigt som de samarbetar smidigt.

Så här hjälper Asana Danis team att få det gjort.

Centralisera arbetet med översikter för ökad synlighet

En av de största utmaningarna med att skapa en digital översikt är att hålla tvärfunktionella partner informerade under hela processen. Enligt Dani är det digitala teamets lista över intressenter ”lång och bred” – den omfattar många personer med olika prioriteringar och ansvarsområden som behöver delta för att besluten ska bli korrekta. Det innebär att det är en utmaning att hålla alla informerade.

För att lösa detta förlitar sig Danis team på Asanas projektfunktion för att skapa ett övergripande översiktsprojekt som samlar alla digitala initiativ för räkenskapsåret. I början av processen för att skapa en översikt lägger intressenter och team till sina föreslagna projekt i den övergripande översikten som Asana-uppgifter, vilket ger alla insyn och en möjlighet att delta. 

Låt oss till exempel säga att SEO-teamet planerar att uppdatera fyra huvudsidor på Asana.com under första kvartalet. För att uppnå sitt mål behöver de digitalt stöd för att göra om sidlayouten, ladda upp nytt innehåll och publicera uppdateringar. Under den inledande processen för att skapa en översikt lägger SEO-projektledaren till en uppgift i den digitala översikten som motsvarar SEO-projektet, till exempel ”Uppdateringar av huvudartiklar under första kvartalet”. Därefter granskar det digitala teamet uppgiften direkt i översikten och använder den tillgängliga informationen för att avgöra om de ska gå vidare med projektet eller inte.

”Genom att skapa en centraliserad plan på ett och samma ställe kan vi ge alla våra partner insyn och en röst i processen”, säger Dani.

Fatta datadrivna resursbeslut

När Danis team väl har skapat sitt projekt för den digitala översiktsplanen är nästa steg att bestämma vilka projekt som ska tas med i slutomgången.

Men det handlar inte bara om att välja vilket arbete som ska utföras. Med så många intressenter inblandade kan förfrågningar snabbt leda till att översiktsplanen överskrider kapaciteten. Som Dani påpekar finns det en känslig balans mellan att prioritera verksamhetskritiska initiativ – t.ex. projekt som genererar försäljningsleads eller pipeline – och det strategiska tekniska arbete som behövs för att stödja långsiktig tillväxt.

För att fatta dessa beslut förlitar sig Danis team på Asanas anpassade fält. Varje gång en förfrågare lägger till ett föreslaget projekt i översikten taggar hen uppgiften med anpassade fält som är utformade för att hjälpa teamet att se hur projektet passar in i helheten – och att besluta om de ska ta sig an det eller inte. Dessa anpassade fält omfattar:

• Leveranskvartal: Det planerade leveranskvartalet då arbetet ska vara slutfört.

• Åtagande: Om projektet har blivit föremål för ett åtagande och vilken åtagandenivå som gäller.

• Prioritet: Prioritetsnivån för uppgiften eller projektet. 

• Direkt ansvarigt team: Vilket digitalt team som kommer att ansvara för projektet.

• Insats: En numerisk uppskattning från 1 till 5 som anger projektets komplexitetsnivå.

När projekten har lagts till och taggats bedömer det digitala teamet sin arbetsbelastning och bestämmer hur de ska fördela kapaciteten mellan olika typer av projekt, t.ex. strategiska initiativ, tekniskt underhåll och stöd till intressenter. Genom att snabbt titta på de anpassade fälten kan de digitala pelarledarna enkelt samordna prioriteringen, den insats som krävs och den potentiella effekten för varje projekt, vilket gör det lättare att slutföra översikten.

”Våra anpassade fält gör det möjligt för oss att föra konkreta konversationer om kapacitet”, säger Dani. ”Vi kan visa intressenterna vad som har begärts, vad man har åtagit sig och hur stor insats som krävs – och sedan använda den informationen som underlag för konversationer om avvägningar.”

Dessa anpassade fält hjälper också Danis team att se hur varje projekt är i linje med Asanas övergripande mål. Genom att tagga uppgifter med det övergripande företagsmål som de leder upp till kan teamet känna sig säkra på att det arbete de utför bidrar till de strategiska målen.

”Med Asana är allt sammankopplat”, säger Dani. ”Vi kan tydligt se hur våra prioriteringar hänger samman med marknadsföringsmålen – och i slutändan med de centrala företagsmålen.”

Koppla arbetet mellan olika team

Även om den digitala översikten är den viktigaste referenskällan för det digitala teamets projekt är det inte det enda projektet som används. Olika team arbetar utifrån flera överlappande översikter – till exempel teamen för marknadsföring, produktutveckling eller kundupplevelse. Denna överlappning kan lätt leda till dubbelarbete och slöseri med resurser.

För att förhindra detta använder Danis team Asanas multi-homing-funktion, som gör att en och samma uppgift kan finnas i flera olika projekt. Till exempel kan SEO-teamets projekt för första kvartalets pelarsida läggas upp i både SEO-översiktsplanen, översiktsplanen för innehållsmarknadsföring och sprint-tavlan för webbutveckling, vilket gör att alla håller jämna steg och att dubblerade uppgifter undviks.

”Den digitala översikten är så omfattande och täcker så många funktioner att det är lätt för uppgifter att gå förlorade”, säger Dani. ”Med multi-homing kan våra viktigaste partner ta ett digitalt projekt och lägga till det i sin översikt. På så sätt kan vi hålla allting kopplat utan att göra dubbelarbete.”

Hålla arbetet i fas med hjälp av rapportering i realtid

När översikten är klar och arbetet har börjat använder Danis team Asanas rapportpanel för att spåra framstegen. Panelen ger en översiktsbild av projektstatusen, vilket hjälper teamet att snabbt ta itu med problem och förebygga flaskhalsar.

 ”Vi använder panelfunktionen för att hålla koll på våra framsteg – hur långt vi har kommit när det gäller att uppnå företagets mål”, säger Dani. ”Alla kan enkelt se vad som har högsta prioritet, vad som är blockerat och vad som har för hög kapacitet.”

I slutet av varje kvartal går det digitala teamet igenom sin översikt och anpassar den efter eventuella nya affärsprioriteringar. Om det sker förändringar som kräver en ändring av fokus diskuteras de under kvartalsförhandlingarna, där teamet bestämmer vilka projekt som ska drivas vidare. Den uppdaterade översikten delas sedan med intressenter så att alla hålls informerade om ändringarna.

Även efter att ett kvartal har avslutats fortsätter teamets arbete. De använder mätvärden i panelen för att identifiera framgångar och utmaningar och tillämpar dessa insikter i den framtida planeringen.

”Genom att spåra start- och slutdatum för vår översikt kan vi se hur många projekt som planerades och slutfördes inom den fastställda tidsramen”, säger Dani. ”Sedan kan vi använda den informationen för att få en tydlig bild av hur vi utvecklas från år till år.” 

Håll din digitala översikt i fas

En välhanterad digital översikt behöver inte vara komplicerad. Med Asana kan ditt team komma överens om prioriteringar, effektivisera tvärfunktionellt samarbete och fatta datadrivna beslut som stöder organisationens strategiska mål, vilket skapar förutsättningar för meningsfulla resultat.