4 tips för att använda e-post och Asana tillsammans

Det finns många olika verktyg för kommunikation, men när det gäller arbete är e-post oftast oundvikligt. Det är okej. Vi kan hjälpa dig att arbeta smartare genom att integrera ditt e-postarbetsflöde med ditt Asana-arbetsflöde. Här är fyra enkla sätt att göra det.

Asana-uppdateringar på ditt sätt

Du behöver inte logga in på Asana för att hålla dig informerad om arbetet. Använd i stället e-postaviseringar för att hålla koll på det arbete som är viktigast för dig. Du kan välja vilka typer av e-postuppdateringar du vill få från Asana, och hur ofta du vill få dem, inklusive: 

• Aktivitetsuppdateringar: få ett e-postmeddelande om varje @omnämnande, nya uppgifter som har tilldelats till dig och uppdateringar om slutförande av uppgifter som du är medarbetare på. Om du vill ha frekventa uppdateringar om arbetet som pågår i Asana är det här något för dig. 

• Endast omnämnanden: Som namnet antyder får du ett e-postmeddelande varje gång du @omnämns i en uppgift eller en kommentarstråd. Dessutom meddelar vi dig när du får ett direktmeddelande eller när en uppgift tilldelas till dig.

• Dagliga sammanfattningar: Få en daglig översikt över nya uppgifter som du har tilldelats och kommande slutdatum. Du kommer att se alla dessa uppdateringar samlade i ett e-postmeddelande, så att du inte behöver gå igenom flera.

• Veckorapporter: Om du vill ha mer sällsynta uppdateringar kan du få ett veckovist e-postmeddelande som innehåller en statusrapport om projekt i dina portfolior.

De här uppdateringarna gör det enkelt för dig att hålla dig informerad när du är på språng, särskilt de dagar då du inte kan lägga lika mycket tid på att arbeta i Asana. Och kom ihåg att all information vi skickar till din e-postinkorg också finns i din Asana-inkorg. Utforska hur Asana-inkorgen kan ge dig de uppdateringar som du bryr dig mest om.

Skicka uppgifter direkt till Mina uppgifter

Det är lätt att tappa bort viktiga e-postmeddelanden, oavsett om det är filer, påminnelser, projektuppdateringar eller något annat. Utan en enkel påminnelse om att gå tillbaka till ett e-postmeddelande kan viktiga punkter att göra glömmas bort.

Uppgifter är det bästa sättet att fånga upp de här punkterna, så att du alltid vet vad som behöver göras, när och vem som ska göra det. Asana gör det enkelt att skapa nya uppgifter direkt från din e-post. Så här gör du: 

• Vidarebefordra e-postmeddelanden till x@mail.asana.com. Det skapar en uppgift (som tilldelas till dig) i den Asana-arbetsyta som är associerad med din e-postadress.

• Du kan även skriva ett nytt e-postmeddelande och omvandla det till en uppgift. Ämnesraden blir uppgiftsnamnet, medan e-postmeddelandets brödtext blir uppgiftsbeskrivningen. Skicka det till x@mail.asana.com så visas det magiskt i Mina uppgifter.

Nästa gång din chef skickar en förfrågan till din e-postadress kan du enkelt omvandla den till en påminnelseuppgift i Asana.

Få arbetet gjort från din e-postinkorg

Att ständigt växla mellan olika appar kan vara tidskrävande och minska produktiviteten. Om du redan är i din e-post kan du stanna där för att få arbetet gjort i Asana. När du får en Asana-uppdatering i din e-postinkorg, till exempel när någon tilldelar dig en uppgift, kan du vidta åtgärder direkt i e-postmeddelandet:

• Kommentera en uppgift: Svara på e-postmeddelandet så blir ditt meddelande en kommentar till uppgiften.

• Tilldela uppgiften till en teamkollega: svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Till. Uppgiften kommer att tilldelas den angivna teamkollegan.

• Lägga till en teamkollega som medarbetare till en uppgift: svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Kopia. Din teamkollega läggs till som medarbetare i uppgiften.

Föreställ dig att du navigerar i en årlig planering, med många tvärfunktionella partner och snabbrörliga arbetsuppgifter. Att kunna skicka en kopia till en teamkollega för att göra hen till en medarbetare kan hjälpa dig att arbeta snabbt i din e-post och hålla arbetet i fas. 

Integrera Asana med din e-postplattform

Integreringar ansluter de verktyg du redan använder till Asana, vilket minskar behovet av att växla mellan appar samtidigt som arbetet hålls i fas. Våra integreringar med Gmail och Outlook hjälper dig att omvandla e-postmeddelanden om arbete till åtgärder, så att din inkorg blir en förlängning av din Asana-arbetsyta.

Gmail- och Outlook-integreringarna ger dig flexibiliteten att faktiskt använda Asana i inkorgen, i stället för att behöva vidarebefordra e-post till x@mail.asana.com. Du kan omvandla e-posttrådar till uppgifter som kan tilldelas till dig själv eller en teamkollega, och du kan även välja ett slutdatum.

Genom att kombinera regler med Gmail-integreringen kan team automatiskt skicka e-postmeddelanden från ett konto. Team kan byta från att skicka e-post manuellt till att välja utlösare som automatiskt skickar ett e-postmeddelande till utvalda mottagare. Om du arbetar med ett projekt som involverar många e-postuppdateringar är de här integreringarna perfekta för att se till att arbetet fortfarande fångas upp och delas i Asana – utan att behöva växla fram och tillbaka mellan olika plattformar. Asana Academy erbjuder separata kurser för att hjälpa dig att lära dig bästa praxis för att använda Asana med Gmail och Asana med Outlook.

Arbeta smartare med Asana och din e-post

De här funktionerna gör inte bara din e-post mindre rörig, utan tar också din inkorg till nästa nivå. De ser till att alla punkter att göra fångas upp och att inget glöms bort. Att koppla ihop Asana och din e-post innebär ett smidigare arbetsflöde, vilket gör att du kan arbeta smartare med bättre klarhet och effektivitet.