”Väldigt få ideella organisationer funderar på hur de kan hjälpa alla anställda att göra ett bättre jobb eller hur de kan skapa en miljö där människor känner att de har möjlighet att utvecklas”, förklarar Jonathan Palmer, verkställande direktör för underhållsteknologi på WCS. ”Med begränsad tid och begränsade budgetar kan det vara svårt att hjälpa våra team att känna sig gladare och mer stärkta – även om de utan tvekan är vår viktigaste resurs.”

Jonathans team på WCS arbetar med över 100 partner, leverantörer och tillhandahållare för att hitta och implementera de bästa tekniska lösningarna för att lösa dagens största naturvårdsutmaningar. När han märkte att verksamhetskritiska projekt löpte större risk att missa deadlines på grund av ökad efterfrågan och komplexitet, isolerad information och ”traditionella” metoder för kommunikation och uppgiftshantering som inte skalar, bestämde han sig för att hitta ett bättre sätt att samarbeta på inom WCS. 

Hans primära mål var att stärka personerna på WCS – programchefer, programvaruutvecklare, miljöforskare, zoologer, volontärer och andra intressenter. Så Jonathan bestämde sig för att hitta ett verktyg för att förbättra kommunikation och samarbete över organisationsgränser.

Hans team implementerade Asana för att skapa ett sömlöst samarbete, bygga transparens och ansvarstagande samt spåra arbete och resurser. Med Asana arbetar WCS-team mer effektivt tillsammans och har fått flera ytterligare fördelar: de anställda har tillgång till fler möjligheter till karriärutveckling och har stärkt förtroendet hos de samhällen de betjänar. 

Skapa förtroende hos lokala samhällen

Ett WCS-team, Okapi Wildlife Reserve-teamet (OWR) i Ituri, arbetar med stöd från det EU-finansierade programmet Sustainable Wildlife Management (SWM) tillsammans med en grupp internationella organisationer för att minska livsmedelsosäkerheten genom att utveckla hållbara lösningar på livsmedelsutmaningar med fokus på naturskydd, livsmedelssäkerhet och policyutveckling. En del av deras arbete utförs i skyddade områden där WCS stöder sina statliga partner och andra i att driva sina program i 15 länder, inklusive Makira Natural Park på Madagaskar och Okapi Wildlife Reserve i Ituri, Demokratiska republiken Kongo.

Även om WCS strävar efter att hålla alla sina partner, värdar och samhällen nöjda med sitt arbete, uppstår oundvikligen klagomål. En person kan till exempel vilja ta upp en oro över hur miljön behandlas, sina egna rättigheter eller en interaktion som personen har haft. ”Många medlemmar i de samhällen vi betjänar kan känna att WCS är ansvarigt eftersom vi är där för att skydda djurlivet”, förklarar Caroline Abid, programchef för SWM. 

Eftersom SWM-programmet är beroende av lokalt stöd för att implementera lösningar på plats är relationerna med lokalsamhället avgörande för programmens framgång. Att lösa klagomål i tid och på ett respektfullt sätt är viktigt, så WCS använder Asana för att behandla feedback från de samhällen de betjänar. 

Varje multinationell organisation behöver ett sätt att hantera klagomål. Ett enda klagomål kan, om det inte hanteras korrekt, skapa en enorm organisationsrisk.

Jonathan Palmer, verkställande direktör, Conservation Technology

Tidigare använde WCS fysiska anteckningsböcker och kalkylark för att samla in och hantera klagomål, som sedan skickades via e-post till rätt medarbetare. Som ett resultat kunde det ta veckor att ta itu med dem, vilket satte deras community-medlemmars förtroende på spel. För WCS, som är beroende av att samhällen är värdar för och stöder naturskyddsområden, kan missnöjda medlemmar innebära att ett område är i fara. 

”Vi svarade inte tillräckligt snabbt på klagomålen från våra samhällen, så vi försökte förbättra processen med Asana för att säkerställa att vi alltid svarar”, säger Caroline. Genom att använda Asana blir det enkelt för community-medlemmar att lämna in klagomål. De delar nu sitt problem med en WCS-fältarbetare, som sedan skickar in det via ett Asana-formulär, vilket skapar en Asana-uppgift i ett dedikerat projekt med all information som behövs för att snabbt hantera klagomål. 

Asana erbjuder en central plats där klagomål kan granskas, vilket eliminerar pappersarbetet och den tid som tidigare spenderades på att behandla dem manuellt. Det gör det också enklare att vidarebefordra klagomål till rätt personer inom WCS för att få ett snabbt svar, i stället för att de skickas vidare genom långa kommunikationskedjor med pappersanteckningar och e-postmeddelanden. När en uppgift har tilldelats till rätt person har personen all information som behövs för att utföra uppgiften, eftersom alla nödvändiga detaljer ingår i inlämningen. Och om ett klagomål är känsligt kan WCS använda sekretessinställningar i Asana för att begränsa synligheten.

Vi förbättrar vår respons på lokala platser med Asana för att se till att alla klagomål hanteras snabbt.

Caroline Abid, SWM-programchef i EU

Eftersom klagomål behandlas snabbare med Asana känner lokalsamhällena att de kan dela med sig av problem när de uppstår, vilket skapar en god cirkel: samhällena fortsätter att vara engagerade i WCS:s bevarandearbete och organisationen fortsätter att stödja samhällena där platserna finns. Dessa resultat har hjälpt WCS att bygga förtroende. Detta är oerhört värdefullt för organisationens förmåga att nå sina ambitiösa naturvårdsmål. 

Ge anställda möjlighet att ta vara på nya möjligheter 

Genom att få WCS-teamet att sluta använda e-post har Asana bidragit till att bryta ner teamens silor, öka synligheten och göra information och möjligheter i hela organisationen tillgängliga för fler teammedlemmar. Det har skapat en ny nivå av transparens eftersom alla uppgifter och projekt är öppna inom teamet som standard. Många möjligheter till tvärfunktionellt samarbete har skapats, vilket har varit särskilt viktigt under covid-19-pandemin då WCS inte kunde ha lika många personliga interaktioner. 

Att använda Asana har haft vad Jonathan kallar en ”utjämnande” effekt på teamet. ”Att göra vårt team plattare handlar om att maximera möjligheten att göra saker på det mest kostnadseffektiva sättet”, förklarar han. ”Transparensen som Asana ger gör det möjligt för fler yngre, ambitiösa teammedlemmar att ta tillfället i akt att lära sig, ta mer ansvar och utöka sitt arbetsområde.” Detta är anmärkningsvärt eftersom det historiskt sett ofta var de som var närmast huvudkontoret som fick möjligheterna i en stor organisation – helt enkelt på grund av tillgängligheten och åtkomsten till information. Med Asana har de anställda nu bättre projektsynlighet och kan bidra asynkront oavsett tidszon. Som ett resultat har WCS sett ett mer varierat deltagande från sina teammedlemmar över hela världen.

Asana hjälper hela WCS-teamet att känna sig motiverat att engagera sig och ta vara på möjligheter som de annars kanske inte hade känt till tidigare. Det sparar också resurser, inklusive budget för löner, resor och utbildningstid, genom att göra det möjligt att anställa personer på olika arbetsmarknader så att WCS kan använda sina budgetar effektivt för att göra större skillnad. 

Att ha ett verktyg som ökar tillgången till information och gör det möjligt för människor att ta vara på möjligheter gör WCS mer inkluderande genom att ge alla möjlighet att delta.

Jonathan Palmer, verkställande direktör, underhållsteknik

Att infria löften med människor i centrum

WCS gör så mycket med begränsade resurser, och allt detta möjliggörs av de människor som stöder organisationen – dess personal och community-medlemmar. Med Asana har WCS lyssnat på och tagit hand om sina community-medlemmar och gett sina anställda över hela världen tillgång till fler möjligheter. Dessa välkomna resultat har bidragit till att främja organisationens framsteg mot dess många betydelsefulla mål och har ökat engagemanget hos ryggraden i dess arbete – de människor som utför det.

Med förbättrad robusthet i sina processer och nyfunnen transparens fortsätter WCS att bygga förtroende internt och externt – en avgörande ingrediens för att skydda de områden, det djurliv och de samhällen som organisationen arbetar för.