Wildlife Conservation Society stärker anställda och samhällsmedlemmar med Asana

För många ideella organisationer är deras inverkan beroende av att de ger sina team möjlighet att maximera resurserna och bygga förtroende i de samhällen de arbetar i. Wildlife Conservation Society (WCS), en global naturvårdsorganisation, är ett utmärkt exempel på hur man kan ha en enorm inverkan på världen genom att investera i sina anställda och samhällen. WCS skyddar och bevarar djurliv och vilda platser i 60 länder som är hem för mer än 50 % av världens biologiska mångfald och över 300 miljoner av världens fattigaste människor – med sitt globala team på mer än 4 000 anställda. 

"Väldigt få ideella organisationer funderar på hur de kan hjälpa alla anställda att göra sitt jobb bättre eller hur de kan skapa en stärkande arbetsmiljö för människor", förklarar Jonathan Palmer, verkställande direktör för bevarandeteknik på WCS. "Med begränsad tid och budget kan det vara svårt att hjälpa våra team att känna sig lyckligare och mer stärkta – även om de utan tvekan är vår viktigaste resurs."

Jonathans team på WCS arbetar med över 100 partner och leverantörer för att hitta och implementera de bästa tekniska lösningarna för att lösa dagens största naturvårdsutmaningar. När han märkte att uppdragskritiska projekt löpte större risk att missa deadlines på grund av ökad efterfrågan och komplexitet, isolerad information och "traditionella" metoder för kommunikation och uppgiftshantering som inte skalade, bestämde han sig för att hitta ett bättre sätt att samarbeta inom WCS. 

Hans främsta mål var att stärka människorna på WCS – programchefer, programvaruutvecklare, miljöforskare, zoologer, volontärer och andra intressenter. Så Jonathan bestämde sig för att hitta ett verktyg för att förbättra kommunikationen och samarbetet över organisationsgränserna.

Hans team implementerade Asana för att skapa ett sömlöst samarbete, bygga transparens och ansvarstagande samt spåra arbete och resurser. Med Asana arbetar WCS-team mer effektivt tillsammans och har fått flera ytterligare fördelar: anställda har tillgång till fler möjligheter till karriärtillväxt och har stärkt förtroendet för de samhällen de arbetar i. 

Bygga förtroende med lokala samhällen

Ett WCS-team, Okapi Wildlife Reserve-teamet (OWR) i Ituri, arbetar med stöd från det EU-finansierade Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) med en grupp internationella organisationer för att minska osäkerheten kring livsmedel genom att utveckla hållbara lösningar på livsmedelsutmaningar med fokus på bevarande av vilda djur, livsmedelssäkerhet och policyutveckling. En del av deras arbete utförs i skyddade områden där WCS stöder sina statliga partner och andra för att driva sina program i 15 länder, inklusive Makira Natural Park i Madagaskar och Okapi Wildlife Reserve i Ituri, Demokratiska republiken Kongo.

Även om WCS strävar efter att hålla alla sina partner, värdar och samhällen nöjda med sitt arbete, uppstår klagomål oundvikligen. En individ kan till exempel vilja ta upp ett problem om behandlingen av miljön, sina egna rättigheter eller en interaktion de har. "Många medlemmar i de samhällen vi arbetar i kan känna att WCS är ansvarigt eftersom vi är där för att skydda djurlivet", förklarar Caroline Abid, SWM-programchef. 

Eftersom SWM-programmet är beroende av lokalt stöd för att implementera lösningar på plats är relationer med lokalsamhället avgörande för att programmen ska lyckas. Att lösa klagomål i tid och på ett respektfullt sätt är viktigt, så WCS använder Asana för att behandla feedback från de samhällen de arbetar i. 

Tidigare använde WCS fysiska anteckningsböcker och kalkylark för att samla in och hantera klagomål, som sedan skickades via e-post till lämplig medarbetare. Det kunde ta flera veckor att ta itu med dem, vilket äventyrade förtroendet från deras samhällsmedlemmar. För WCS, som är beroende av att samhällen är värdar för och stöder bevarandeplatser, kan missnöjda medlemmar innebära att en plats är i fara. 

"Vi var inte tillräckligt lyhörda för våra lokalsamhällens klagomål, så vi försökte förbättra processen med Asana för att säkerställa att vi alltid svarar", säger Caroline. Att använda Asana gör det enkelt för samhällsmedlemmar att lämna in klagomål. De delar nu sitt problem med en WCS-fältarbetare, som sedan skickar in det via ett Asana-formulär, vilket skapar en Asana-uppgift i ett dedikerat projekt med all information som behövs för att snabbt ta itu med klagomål. 

Asana erbjuder en central plats för att granska klagomål, vilket eliminerar pappersarbetet och tiden som tidigare spenderades på att manuellt behandla dem. Det gör det också enklare att rikta klagomål till rätt personer inom WCS för att snabbt kunna svara, snarare än att skickas vidare genom långa kommunikationskedjor som involverar pappersanteckningar och e-postmeddelanden. När en uppgift har tilldelats rätt person har de all information de behöver för att åtgärda den eftersom alla nödvändiga detaljer ingår i inlämningen. Och om ett klagomål är känsligt kan WCS använda sekretessinställningar i Asana för att begränsa synligheten.

Eftersom klagomål behandlas snabbare med Asana känner sig lokala samhällen bemyndigade att dela problem när de uppstår, vilket skapar en god cirkel: samhällen fortsätter att vara engagerade i WCS:s bevarandearbete och organisationen fortsätter att stödja de samhällen där platserna är belägna. Dessa resultat har hjälpt WCS att bygga förtroende; vilket är oerhört värdefullt för organisationens förmåga att uppfylla sina ambitiösa bevarandemål. 

Ge anställda möjlighet att ta vara på nya möjligheter 

Genom att flytta WCS-teamet bort från e-post har Asana hjälpt till att bryta upp teamens silor, öka synligheten och göra information och möjligheter i hela organisationen tillgängliga för fler teammedlemmar. Det har skapat en ny nivå av transparens eftersom alla uppgifter och projekt är offentliga inom teamet som standard. Många möjligheter till tvärfunktionellt samarbete har skapats, vilket har varit särskilt viktigt under covid-19-pandemin då WCS inte kunde ha så många personliga interaktioner. 

Att använda Asana har haft vad Jonathan kallar en "utjämnande" effekt på teamet. "Att jämna ut vårt team handlar om att maximera möjligheten att göra saker på det mest kostnadseffektiva sättet", förklarar han. "Den transparens som Asana ger gör det möjligt för fler yngre, ambitiösa medlemmar i teamen att ta tillvara på möjligheter att lära sig, ta mer ansvar och utöka sitt ansvarsområde." Detta är anmärkningsvärt eftersom möjligheterna i en stor organisation historiskt sett ofta har fallit på dem som är närmare huvudkontoret – helt enkelt på grund av tillgången till och åtkomsten till information. Med Asana har medarbetarna nu mer projektsynlighet och kan bidra asynkront oavsett tidszon. Som ett resultat har WCS sett ett mer mångfaldigt deltagande från sina teammedlemmar över hela världen.

Asana hjälper hela WCS-teamet att känna sig bemyndigat att engagera sig och ta sig an möjligheter som de annars kanske inte hade känt till tidigare. Det sparar också resurser, inklusive budget för löner, resor och utbildningstid, genom att göra det möjligt att anställa medarbetare på olika arbetsmarknader så att WCS kan använda sina budgetar effektivt för att få en större inverkan. 

Att uppfylla löften med människor i centrum

WCS gör så mycket med begränsade resurser, och allt detta möjliggörs av de människor som stöder organisationen – dess personal och samhällsmedlemmar. Med hjälp av Asana har WCS lyssnat på och tagit hand om sina samhällsmedlemmar och gett sina anställda över hela världen tillgång till fler möjligheter. Dessa välkomna resultat har bidragit till att främja organisationens framsteg mot sina många betydelsefulla mål och gjort att ryggraden i dess arbete – människorna som gör det – är mer engagerade.

Med förbättrad robusthet i sina processer och nyfunnen transparens fortsätter WCS att bygga förtroende internt och externt – en kritisk ingrediens för att skydda de områden, djurliv och samhällen som det tjänar.