Stand.earth skapar opinion runt miljöfrågor och samlar in pengar med hjälp av Asana

Förra året slängdes över sex miljarder Starbucks-muggar, textilindustrin använde över 378 miljarder liter vatten och kryssningsfartyg släppte ut nästan tio gånger mer svaveloxid runt de europeiska kusterna än alla bilar i Europa. Dessa effekter på miljön är enorma, men de är också en enorm möjlighet. Stand.earth är en ideell miljöorganisation som stärker och uppmuntrar företag och regeringar att sätta miljön i första rummet. För dem utgör saker som kaffekoppar, kryssningsfartyg och jeans en möjlighet att förändra branscher och minimera den inverkan som både individer och företag har på miljön. De arbetar för att öka medvetenheten så att alla kan göra mer välgrundade och hållbara val.

En stor del av arbetet i en ideell organisation är insamling. På Stand.earth fokuserar nästan 80 % av deras insatser för insamling på stiftelser. Stand.earths utvecklingschef, Stephen Danner, leder deras bidragsteam, som ansvarar för att utarbeta förslag och pitchar för att säkra bidrag och finansiering för organisationen. Det här är en tidskänslig och detaljorienterad process som kräver att teamet hanterar applikationsdeadlines, efterlevnadsbehov och långa listor över obligatoriska dokument. Och som en medelstor ideell organisation som konkurrerar om finansiering med stora organisationer som är 10 gånger större, är det viktigt att de skickar in ansökningar före deadlinen med de mest övertygande berättelserna, finansiella uppgifterna och de mest övertygande visuella berättelserna som finns tillgängliga. Men när fler personer gick med i teamet och fler projekt och finansieringsmöjligheter dök upp hade de svårt att:

• Hålla alla i teamet välkoordinerade eftersom informationen var utspridd

• Leverera förslag i tid för att hålla strikta deadliner för bidrag

• Svara på brådskande möjligheter och informella förfrågningar, vilket ökade en redan full arbetsbörda på fler än 15 formella inlämningar per månad, eftersom detaljer glömdes bort

Därför behövde de implementera ett centraliserat arbetshanteringssystem som skulle göra hela organisationen redo för skalbar tillväxt.

Hitta ett verktyg för att samarbeta mer effektivt

Stand.earths ledarskapsteam ansåg att organisationen jonglerade med för många projekthanteringsverktyg och behövde ett sammanhängande sätt att samarbeta. Utöver den frustrationen saknade teamen ansvarstagande och ägarskap utan en referenskälla. Detta påverkade den interna kulturen eftersom teamkollegor inte följde upp som teamledarna förväntade sig och teamen började uppleva de första tecknen på att förtroendet urholkades.

Vi behövde centralisera vårt arbete till ett plattformsverktyg eftersom varje team använde olika verktyg, vilket ledde till missförstånd och ineffektivitet.”

Att centralisera hela organisationen i ett enda verktyg skulle vara en stor uppgift, men också ha en stor, positiv inverkan på planering, samarbete och moral. Stephen började med att samla in varje teams behov och krav så att de hade en tydlig uppsättning utvärderingskriterier. Listan med 35 punkter omfattade allt: projektledningsfunktionalitet, kostnad, integreringar och automatiseringar, olika projektvyer och gäståtkomst.

De samlade sedan in rekommendationer från teamet och granskade femton olika möjligheter. Efter att ha utvärderat varje verktyg framstod Asana som ledaren. Det uppfyllde alla kriterier som teamen behövde, och dess enkelhet och gränssnitt övertygade alla. Utöver Asanas funktionalitet lyckades de få Asanas rabatt för ideella organisationer.

När de förberedde sig för att implementera Asana sammanställde Stephen utbildningsmaterial för att de anställda skulle lära sig att använda Asana, inklusive en inspelad utbildning som nu är obligatorisk för alla att titta på. Stephen delade också ytterligare resurser, såsom Asana-artiklar och -videor. Slutligen, för att hjälpa nya anställda att komma igång och utvecklas, införlivar de Asana-utbildning i introduktionsprocessen för ny personal.

Förbättra processer för att få mer finansiering

Med Asana har Stand.earth effektiviserat arbetsflöden i hela organisationen. Arbete som innebär många möten och leveranser, komplicerad tidslinjehantering och extremt stora arbetsvolymer är nu lättare för hela teamet att hantera.

Stephen och hans team hanterar nu hela sin bidragshanteringsprocess i Asana. Med hjälp av en Salesforce-integrering kan de upprätthålla en hög nivå av givarnöjdhet och uppnå större finansieringstillväxt genom att se till att de alltid följer upp med givarna. Och genom att använda projektmallar kan Stephen vara säker på att de följer kraven för alla leveranser. Slutligen går deras teammöten snabbare eftersom de kan se allas ansvarsområden och deadliner med teamkalendervyn.

Ett problem som Stephen upplevde före Asana var ett behov av centraliserade kommunikationskanaler för att hjälpa teamet att veta var de skulle fokusera och vad de skulle prioritera. Nu gör han tremånadersarbetsplaner i Asana med sina närmaste medarbetare och har skapat en modell som personalavdelningen och andra chefer kan använda. Resultatet blir att alla är mer resultatinriktade, har klarhet om de önskade resultaten och vet vad de är ansvariga för. Genom att fokusera mindre på små administrativa detaljer kan Stand.earths anställda ha fler strategiska konversationer. Förutom att ha utrymme att tänka strategiskt har alla också möjlighet att ta arbetet i egna händer och bli projektledare.

Vi har nu ett tydligare ansvar i teamet så att vi kan ha mer strategiska samtal i hela organisationen istället för att fokusera på att förhindra att små detaljer glöms bort.”

Stephen och hans team kan nu också samarbeta sömlöst med sina externa partner, såsom entreprenörer eller designer, med hjälp av Asana. I stället för att förlita sig på e-post och delade dokument kan Stephen ta in externa medarbetare med hjälp av Asanas sekretess- och gästfunktioner utan ytterligare pappersarbete. Asana sparar tid för honom genom att eliminera de administrativa uppgifterna som är förknippade med att introducera externa partner och bekymret över att någon kanske ser något de inte borde.

Eftersom vi har förbättrat vår operativa effektivitet med Asana har det minskat stressen i hela organisationen och byggt upp förtroende bland teammedlemmarna. Och vi har roligare på jobbet.”

När ansvarstagande leder till tillväxt – och en friskare planet

Asana har inte bara hjälpt Stand.earth och Stephens team att bli mer ansvarsfulla, resultatorienterade och deadlinedrivna, utan det har också gjort det möjligt för dem att identifiera 10 % fler nya potentiella kunder eftersom deras process är strömlinjeformad och informationen är centraliserad. Med dessa potentiella bidragsgivare har de upplevt en ökning av finansieringen med 17 % på bara ett år eftersom deras team för investerarengagemang och värvning av potentiella bidragsgivare är mer samordnade. De kan följa upp och vårda relationer i stället för att bara försöka hålla huvudet över ytan.

Om vi tar ett steg tillbaka från Stephens och hans teams dagliga verksamhet ser vi att de säkrar finansiering för att göra en enorm inverkan på miljön. Genom att skapa klarhet på grundnivå – genom små saker som uppgifter och kalendrar – kan de göra stora förändringar. Precis som de små detaljerna i våra liv har en enorm inverkan på miljön, från kaffekoppar till jeans, har det dagliga arbetet som Stephen och hans team utför en enorm inverkan på hur Stand.earth uppnår sitt uppdrag.

Med Asana kan vi identifiera 10 % fler nya bidragsmöjligheter och uppnå 17 % finansieringstillväxt eftersom vårt arbete är mer centraliserat, samordnat och effektivt.”