Stand.earth skapar opinion runt miljöfrågor och samlar in pengar med hjälp av Asana

Förra året kastades över sex miljarder Starbucks-muggar bort, textilindustrin använde över 378 miljarder liter vatten och kryssningsfartyg släppte ut nästan tio gånger mer svaveloxid runt de europeiska kusterna än alla bilar i Europa. Dessa konsekvenser för miljön är enorma, men de är också en enorm möjlighet. Stand.earth är en ideell miljöorganisation som hjälper och uppmuntrar företag och myndigheter att sätta miljön först. För dem representerar saker som kaffekoppar, kryssningsfartyg och jeans en chans att förändra branscher och minimera den påverkan som både individer och företag har på miljön. De arbetar för att öka medvetenheten så att alla kan göra mer välgrundade och hållbara val.

En stor del av arbetet i en ideell organisation är insamling. På Stand.earth fokuserar nästan 80 % av deras insamlingsinsatser på stiftelser. Stand.earths utvecklingschef, Stephen Danner, övervakar deras bidragsteam, som ansvarar för att utarbeta förslag och pitchar för att säkra bidrag och finansiering för organisationen. Det är en tidskänslig och detaljorienterad process som kräver att teamet jonglerar med ansökningsdeadlines, efterlevnadsbehov och långa listor med nödvändiga dokument. Och som en medelstor ideell organisation som konkurrerar om finansiering mot stora organisationer som är tio gånger större, är det viktigt att de lämnar in ansökningar före tidsfristerna med hjälp av de mest övertygande berättelserna, finansiella och visuella historierna som finns tillgängliga. Men när fler personer gick med i teamet och fler projekt och finansieringsmöjligheter dök upp kämpade de för att:

• Hålla alla i teamet på samma sida eftersom informationen var utspridd

• Leverera förslag i tid för att uppfylla strikta deadliner för bidrag.

• Svara på brådskande möjligheter och informella förfrågningar, vilket ökade den redan fulla arbetsbelastningen på över 15 formella inlämningar per månad eftersom detaljer glömdes bort.

Som ett resultat behövde de implementera ett centraliserat arbetshanteringssystem som skulle göra hela organisationen redo för skalbar tillväxt.

Hitta ett verktyg för att samarbeta mer effektivt

Stand.earths ledningsgrupp ansåg att organisationen använde för många projekthanteringsverktyg och behövde ett sammanhängande sätt att arbeta tillsammans. Utöver den frustrationen saknade teamen ansvar och ägarskap utan en referenskälla. Detta påverkade den interna kulturen eftersom teamkollegorna inte följde upp som teamledarna förväntade sig och teamen började uppleva de första tecknen på att förtroendet började försvinna.

Att centralisera hela organisationen i ett enda verktyg skulle vara ett stort åtagande, men också ha en stor, positiv inverkan på planering, samarbete och moral. Stephen började med att samla in varje teams behov och krav så att de hade en tydlig uppsättning utvärderingskriterier. Listan på trettiofem punkter täckte allt: projektledningsfunktionalitet, kostnad, integreringar och automatiseringar, olika projektvyer och gäståtkomst.

De samlade sedan in rekommendationer från teamet och granskade femton olika möjligheter. Efter att ha utvärderat varje verktyg blev Asana det bästa alternativet. Det uppfyllde alla kriterier som teamen behövde och dess enkelhet och gränssnitt övertygade alla. Utöver Asanas funktionalitet kunde de få Asanas rabatt för ideella organisationer.

När de förberedde sig för att implementera Asana sammanställde Stephen utbildningsmaterial för att de anställda skulle lära sig att använda Asana, inklusive en inspelad utbildning som nu är obligatorisk för alla att titta på. Stephen delade också ytterligare resurser, såsom Asana-artiklar och -videor. Slutligen, för att hjälpa nya medarbetare att komma igång och komma in i arbetet, införlivar de Asana-utbildning i introduktionsprocessen för ny personal.

Förbättra processer för att få mer finansiering

Med Asana har Stand.earth effektiviserat arbetsflödena i hela organisationen. Arbete som involverar många möten och leveranser, komplex tidslinjehantering och extremt stora arbetsvolymer är nu lättare för hela teamet att hantera.

Stephen och hans team hanterar nu hela sin bidragshanteringsprocess i Asana. Med hjälp av en Salesforce-integrering kan de upprätthålla en hög donatornöjdhet och uppnå större finansieringstillväxt genom att se till att de alltid följer upp med donatorerna. Och genom att använda mallprojekt kan Stephen vara säker på att de följer kraven för alla leveranser. Slutligen går deras teammöten snabbare eftersom de kan se allas ansvarsområden och deadliner med teamkalendervyn.

En utmaning som Stephen upplevde innan Asana var behovet av centraliserade kommunikationskanaler för att hjälpa teamet att veta var de skulle fokusera och vad de skulle prioritera. Nu gör han tre månaders arbetsplaner i Asana med sina nära medarbetare och har skapat en modell som personalavdelningen och andra arbetsledare kan använda. Som ett resultat är alla mer resultatfokuserade, har klarhet kring önskade resultat och vet vad de är ansvariga för. Genom att fokusera mindre på små administrativa detaljer kan Stand.earths anställda ha mer strategiska samtal. Förutom att ha utrymme att tänka strategiskt har alla också möjlighet att ta arbetet i sina egna händer och bli projektledare.

Stephen och hans team kan nu också samarbeta sömlöst med sina externa partner, till exempel entreprenörer eller designer, med hjälp av Asana. Istället för att förlita sig på e-post och delade dokument kan Stephen ta in externa medarbetare med hjälp av Asanas sekretess- och gästfunktioner utan ytterligare pappersarbete. Asana sparar honom tid genom att eliminera de administrativa uppgifterna i samband med introduktion av externa partner och oron för att någon ska se något de inte borde.

När ansvar leder till tillväxt – och en friskare planet

Asana har inte bara hjälpt Stand.earth och Stephens team att bli mer ansvarsfulla, resultatorienterade och deadlinedrivna, utan det har också gjort det möjligt för dem att identifiera 10 % fler nya möjligheter eftersom deras process är effektiviserad och informationen är centraliserad. Med dessa bidragsleads har de upplevt en 17-procentig ökning av finansieringen på bara ett år eftersom deras team för investerarengagemang och leadförfrågningar är mer samordnade. De kan följa upp och vårda relationer i stället för att bara försöka hålla sig flytande.

Om man ser bortom Stephens och hans teams dagliga arbete säkerställer de finansiering för att göra en enorm inverkan på miljön. Genom att skapa tydlighet på grundläggande nivå – genom små saker som uppgifter och kalendrar – kan de göra stora förändringar. Precis som de små detaljerna i våra liv har en enorm inverkan på miljön, från kaffekoppar till jeans, har det dagliga arbetet som Stephen och hans team gör en enorm inverkan på hur Stand.earth uppnår sitt uppdrag.