United Way of Salt Lake har tagit emot 25 % fler bidragsansökningar och har ökat sitt inflytande på samhället tack vare Asana

År 2013 lämnade en ung kvinna vid namn Nour och hennes familj sitt hem och sin släkt i Syrien för att hitta en tillflyktsort – och ett bättre liv – i Utah. De talade inte engelska och hade inga pengar. Med hjälp av United Way of Salt Lake (UWSL) skrev Nour in sig på en UWSL-samhällsskola, lärde sig engelska och fick en mentor som vägledde henne genom gymnasiet. År 2018 tog hon examen från gymnasiet och sparar nu till högskolan och volontärarbetar för UWSL.

"Om du vill gå snabbt, gå ensam. Om du vill gå långt, gå tillsammans” står det på United Way of Salt Lakes webbplats som en påminnelse om att de genom partner och samhälle kan hjälpa tusentals människor som Nour i deras område. Genom att arbeta med partner och volontärer för att förbättra utbildningsmöjligheter och livsutsikter för de som behöver det hjälper UWSL hundratusentals människor som Nour att nå nya utbildningshöjder.

Bill Crim, organisationens VD, tittar på mätvärden på hög nivå såsom deras givarbas och företagskultur, medan medlemmar i hans team – Katy Shoemaker, ansvarig för bidrag, Amy Ahrens Terpstra, vice ordförande för Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, ansvarig för kapacitetsuppbyggnad, och Courtney Dean, ansvarig för volontärarbete – hanterar program i hela organisationen.

I takt med att UWSL:s team har vuxit under de senaste åren har de också utökat omfattningen av sitt arbete. De har tagit emot fler volontärer, varit värdar för fler evenemang, tagit in fler partner och byggt program för mentorskap och samhälle i Salt Lake-området. Allt detta extra arbete – och de nya teammedlemmarna – ledde till en känsla av kaos bland de anställda och till vad Bill kallar "e-postöverbelastning". Arbetet i hela organisationen var isolerat och utspritt, vilket ledde till bristande synlighet i vad de anställda gjorde och gjorde det svårt att dela med sig av kunskap. Bill insåg att detta var ett suboptimalt sätt att arbeta för att uppnå sina mål, så han bestämde sig för att hitta ett sätt för organisationen att arbeta mer effektivt.

Sökandet efter en lösning

Bill var besatt av att hitta ett bättre sätt att arbeta på och började leta efter en lösning för arbetshantering. Han stötte på Asana och testade det med sin assistent, och sedan med ett större team. Slutligen valde han Asana eftersom det var den bästa lösningen som uppfyllde hans kriterier:

• Det var enkelt och lätt att använda

• Kommunikationsfunktionen var inbyggd, så att teamet kunde sluta använda e-post

• Det integreras med de andra verktygen de använder, såsom Google Drive, Outlook och Slack

• Arbetet kunde nås från vilken enhet som helst via mobilappen.

När han väl hade testat det med ett team började UWSL att införa Asana i hela organisationen. De identifierade superanvändare som kunde leda utbildningar, med målet att ha en expert i varje team. För att hjälpa nya medarbetare att komma igång snabbare införlivade de också Asana-utbildning i sin introduktionsprocess och tog hjälp av Asanas team för användarframgång för att genomföra några utbildningar.

Att föra arbetet framåt – för teamet och deras gemenskap

UWSL-teamet har sett många fördelar sedan de införde Asana i hela organisationen, bland annat att de har kunnat svara på fler bidragsansökningar och sparat tid på rutinuppgifter. Så här går det till:

• Varje teammedlem vet hur deras arbete bidrar till organisationens mål: Genom att spåra teamets prioriteringar tillsammans med avdelnings- och organisationsmål i Asana ser alla hur deras arbete bidrar till helheten.

• Processer för stora initiativ, såsom bidragsansökningar, effektiviseras: Genom att använda mallar kan teamet ta emot 25 % fler bidragsansökningar och ansöka om ännu större bidrag eftersom de vet att inga steg kommer att glömmas bort.

• De kan erbjuda fler volontärmöjligheter för sin gemenskap och sina partner: att hantera volontärförfrågningar med hjälp av ett Google-formulär hjälper teamet att bemanna sina initiativ mer effektivt genom att automatisera processen för volontärhantering.

• Rekryteringsprocessen är mer samarbetsinriktad: Att spåra rekryteringsprocessen i Asana gör stegen i processen tydliga eftersom varje steg beskrivs i ett projekt och alla som är involverade i processen kan kontrollera kandidaterna.

• Alla har tydliga ansvarsområden: Genom att använda Asana för att hantera interna möten tilldelas åtgärdspunkter i realtid så att nästa steg är tydliga.

Utvecklas för att bättre tjäna sitt samhälle

UWSL utvecklas ständigt för att öka sin påverkan och räckvidd och letar ständigt efter nya sätt att skapa mer meningsfulla partnerskap och förändra sitt samhälle till det bättre. Kärnan i deras arbete är ett engagerat team och en stadig ström av finansiering för framgångsrika initiativ. Utan dessa två element skulle deras arbete vara omöjligt. För UWSL spelar Asana en avgörande roll för att hålla de anställda engagerade, tydliggöra ansvarsområden, göra det möjligt för dem att söka fler finansieringsmöjligheter – och i slutändan hjälpa dem att ta sin gemenskap till större utbildningshöjder.