United Way of Salt Lake har tagit emot 25 % fler bidragsansökningar och ökat sitt inflytande i samhället tack vare Asana

År 2013 lämnade en ung kvinna vid namn Nour och hennes familj sitt hem och sin utvidgade familj i Syrien för att hitta en fristad – och ett bättre liv – i Utah. De talade inte engelska och hade inga pengar. Med hjälp av United Way of Salt Lake (UWSL) skrev Nour in sig i en UWSL-samhällsskola, lärde sig engelska och fick en mentor som vägledde henne under gymnasietiden. År 2018 tog hon gymnasieexamen och sparar nu till högskolan och volontärarbetet för UWSL.

”Om du vill gå snabbt, gå ensam. Om du vill komma långt, gå tillsammans” står det på United Way of Salt Lakes webbplats som en påminnelse om att de genom partner och samhället kan hjälpa tusentals människor som Nour i sitt område. Genom att arbeta med partner och volontärer för att förbättra utbildningsmöjligheterna och livsutsikterna för de behövande hjälper UWSL hundratusentals människor som Nour att nå nya utbildningshöjder.

Bill Crim, organisationens VD, tittar på övergripande mätvärden som deras givarbass och företagskultur, medan medlemmar i hans team – Katy Shoemaker, bidragsansvarig, Amy Ahrens Terpstra, vice VD för partnerskap för kollektiv påverkan, Luis Miranda, chef för kapacitetsuppbyggnad, och Courtney Dean, ansvarig för volontärengagemang – hanterar program i hela organisationen.

I takt med att UWSL:s team har vuxit under de senaste åren har de också utökat omfattningen av sitt arbete. De har tagit in fler volontärer, anordnat fler evenemang, fått fler partner och skapat program för mentorskap och gemenskap i Salt Lake-området. Allt det här extra arbetet – och de extra teammedlemmarna – ledde till en känsla av kaos bland de anställda och till vad Bill kallar ”e-postöverbelastning”. Arbetet i hela organisationen var isolerat och utspritt, vilket ledde till bristande insyn i vad de anställda gjorde och gjorde kunskapsdelning svårt. Bill insåg att detta var ett suboptimalt sätt att arbeta för att uppnå sina mål, så han bestämde sig för att hitta ett sätt för organisationen att arbeta mer effektivt.

Sökandet efter en lösning

Bill var besatt av att hitta ett bättre sätt att arbeta på och började leta efter en arbetshanteringslösning. Han hittade Asana och testade det med sin assistent, och sedan med ett större team. Slutligen valde han Asana eftersom det var den bästa lösningen som uppfyllde hans kriterier:

• Den var enkel och lätt att använda

• Kommunikationsfunktionen var inbyggd, så teamet kunde kommunicera mindre via e-post

• Den integreras med de andra verktygen de använder, såsom Google Drive, Outlook och Slack

• Arbetet kunde nås från vilken enhet som helst via mobilappen

När han hade testat det med ett team började UWSL införa Asana i hela organisationen. De identifierade superanvändare som skulle leda utbildningar, med målet att ha en mästare i varje team. För att hjälpa nya medarbetare att komma igång snabbare integrerade de också Asana-utbildning i sin introduktionsprocess och förlitade sig på Asanas team för användarframgång för att genomföra vissa utbildningar.

Asana har gjort hela vår organisation mer samarbetsbenägen. Vi har brutit ner väggen mellan olika team och projekt och hjälpt våra medarbetare att se hur deras jobb passar in i det större sammanhanget.”

Att föra arbetet framåt – för teamet och deras community

UWSL-teamet har sett många fördelar sedan de införde Asana i hela organisationen, bland annat att de har tagit emot fler bidragsansökningar och sparat tid på rutinuppgifter. Så här går det till:

• Varje teammedlem vet hur deras arbete bidrar till organisationens mål: Genom att spåra teamets prioriteringar tillsammans med avdelnings- och organisationsmål i Asana ser alla hur deras arbete bidrar till en större helhet.

• Processer för stora initiativ, såsom bidragsansökningar, effektiviseras: Genom att använda mallar kan teamet ta emot 25 % fler bidragsansökningar och ansöka om ännu större bidrag eftersom de vet att inga steg kommer att glömmas bort.

Med Asana kan vi skicka in 25 % fler bidragsansökningar varje år och ansöka om större bidrag som påverkar det arbete vi utför på ett mer meningsfullt sätt.”

• De kan erbjuda fler volontärmöjligheter för sin gemenskap och sina partner: Genom att hantera volontärförfrågningar med ett Google-formulär kan teamet bemanna sina initiativ mer effektivt genom att automatisera hanteringen av volontärer.

• Rekryteringsprocessen är mer samarbetsinriktad: Genom att spåra rekryteringsprocessen i Asana blir stegen i processen tydliga eftersom varje steg beskrivs i ett projekt och alla som är inblandade i processen kan följa kandidaterna.

• Alla har klarhet i ansvarsområden: Genom att använda Asana för att hantera interna möten tilldelas punkter att göra i realtid, så att nästa steg är tydliga.

Jag älskar hur Asana tydliggör förväntningarna kring det arbete vi utför. Det gör att vi kan kommunicera bättre om hur vi för arbetet framåt.”

Utvecklas för att bättre kunna betjäna sin gemenskap

UWSL utvecklas ständigt för att öka sin påverkan och räckvidd och letar ständigt efter nya sätt att skapa mer meningsfulla partnerskap och förändra sitt samhälle till det bättre. I centrum för deras arbete står ett engagerat team och ett stadigt flöde av finansiering för framgångsrika initiativ. Utan dessa två faktorer skulle deras arbete vara omöjligt. För UWSL spelar Asana en avgörande roll för att hålla de anställda engagerade, tydliggöra ansvarsområden, göra det möjligt för dem att utnyttja större finansieringsmöjligheter – och i slutändan hjälpa dem att ta sin gemenskap till större utbildningshöjder.

I komplexa organisationer måste man hitta ett sätt hålla alla samordnade. Att låta grupper isoleras på grund av att det inte finns någon organisationsomfattande överblick över vad som händer, är det sämsta möjliga sättet att arbeta. Asana ger oss en central plattform för alla team att dela sitt arbete, kommunicera och följa upp med varandra.”