Wildlife Conservation Society bevarar och hyllar vildmark med Asana

Wildlife Conservation Society (WCS) grundades 1895 och är världens mest omfattande organisation för bevarande av vilda djur, med fler än 500 program i nästan 60 länder för att hjälpa till att hantera skyddade platser och bromsa klimatförändringarna. Men WCS gör det inte på egen hand. De samarbetar med hundratals partnerorganisationer, leverantörer och lokala myndigheter som delar deras vetenskapsbaserade bevarandemission. 

WCS-initiativ är komplexa och utmanande att genomföra, särskilt med så många medarbetare och begränsade resurser som en ideell organisation. Innan Asana använde projektmedarbetarna olika verktyg för att hantera sitt arbete – e-post, kalkylark och en mängd olika appar. Det fanns inget enhetligt sätt att planera eller kommunicera, vilket orsakade problem med synligheten och saktade ner alla: 

• Den växande komplexiteten i underhållsteknikprojekt ökade riskerna för deadliner och budgetar. 

• Tekniska gränser mellan team begränsade informationsflödet, vilket gjorde det svårt att upptäcka risker och förhindra problem innan de inträffade – vilket belastade resurserna.

• E-post hade för många syften: förutom kommunikation använde WCS den för att hantera arbetet, behandla förfrågningar från communityn och lagra dokument. Teammedlemmarna var tvungna att gå igenom hundratals inkommande e-postmeddelanden, vilket gjorde det omöjligt att agera snabbt på uppgifter.

Jonathan Palmer, verkställande direktör för WCS:s Conservation Technology-team, säger: ”Våra processer för att hantera projekt och uppgifter underlättade inte ett positivt sätt att se på arbetsbelastningen – det fanns ett överdrivet beroende av att hantera uppgifter via e-post, vilket fick teammedlemmarna att känna att de fick ta emot för mycket information på en gång.”

I sin tidigare roll som chef för Global Technology på it-avdelningen ledde Jonathan sökandet efter en ny arbetshanteringsplattform som skulle bryta ner barriärer mellan team och externa medarbetare. Med en mer produktiv arbetsmiljö skulle WCS kunna genomföra sina projekt och maximera effekten av sina givares bidrag.

Ideella organisationer försöker göra 10 gånger mer än de har resurser att göra. Om det inte finns någon central samordning är det en utmaning att få ett projekt över mållinjen i tid och inom budget – särskilt när man arbetar över flera organisationer och team med flera matriser.”

Flexibel efter design: Centralisera arbetet i Asana

Jonathan letade efter en enda plattform som skulle göra det möjligt för alla team, partner och konsulter att arbeta över organisationsgränser, även om de använde olika tekniker och processer. 

”Asana är den perfekta lösningen”, säger Jonathan. ”Det handlar om att hjälpa människor att bli bättre på att utföra de uppgifter de bryr sig om, snarare än att tvinga in dem i en specifik metod.”    

Med Asana kan WCS-team nu komma åt samma delade tidslinjer, dokument och punkter att göra, uppdaterade i realtid. Asana är integrerat med fler än 10 verktyg som de använder, inklusive Google Drive, Office 365, Slack och WCS interna system. 

”Vi kan arbeta i flera organisationer utan att behöva förlita oss på IT-team för att integrera system”, tillägger Jonathan.

Bryta ner organisatoriska gränser för att öka inverkan på naturskyddet 

I dag är Asana det officiella arbetshanteringssystemet för flera grupper inom WCS, vilket hjälper dem att leverera initiativ i tid och inom budget i samarbete med ett växande antal externa medarbetare. 

Organisationen har sparat uppskattningsvis åtta arbetsveckor per år genom nya effektiviseringar och användning av Asana-funktioner, såsom automatisering, formulär och kommentarer i ett projekt i stället för att skicka e-postmeddelanden. I genomsnitt inleder medarbetare samarbete med en annan användare via Asana fler än 2 700 gånger per månad. Dessa tidsbesparingar frigör WCS-resurser så att teamen kan utöka omfattningen och effekten av sina projekt – utan att öka kostnaderna. 

Vi kan nu hantera en väldigt komplex arbetsbelastning med Asana. Jag sover gott eftersom jag vet att när jag går upp på morgonen kan jag snabbt se att alla mina teamprojekt är på väg i rätt riktning. Det låter kanske enkelt, men i en global organisation gör det en enorm skillnad.”

En virtuell organisation med anställda, leverantörer och partner

”Asana har skapat en enorm nivå av transparens, där alla delar sina planer för veckan som kommer”, säger Jonathan. Detta hjälper till att sprida idéer över team och tidszoner, oavsett om de befinner sig på huvudkontoret i New York eller ute på fältet på naturskyddsområden. 

Hälften av WCS Asana-användare är interna anställda och den andra hälften är externa medarbetare. ”Att hantera allt på ett ställe ger oss möjlighet att driva virtuella organisationer som inkluderar mitt team, andra WCS-anställda, andra organisationer och leverantörer”, säger Jonathan. ”Vi flyttar uppgifter från en del av den virtuella organisationen till en annan, och vi har ömsesidigt ansvarstagande och ansvar i alla våra projekt.” 

Vi blir inte längre distraherade av komplexiteten i att arbeta med många organisationer, partner och leverantörer över olika tidszoner. Med Asana glöms inget bort.”

Jonathans team för bevarandeteknik levererar skalbara tekniska lösningar för att möjliggöra fältprogram och ta itu med kritiska bevarandefrågor – och dessa lösningar byggs ofta i samarbete med andra organisationer. ”Genom att stödja en gränslös struktur har Asana gjort det möjligt för oss att skala upp till fler partnerskap”, säger Jonathan. Hans team har lagt till tre nya partner i sin lista över nära medarbetare, och har därmed ökat från två till fem. 

Asynkront arbete för att öka WCS kapacitet – utan att öka kostnaderna 

New York hade varit Conservation Technology-teamets epicentrum. Det verkade som om det enda sättet att hantera en komplex arbetsbelastning var att anställda och leverantörer befann sig i samma tidszon. Men Jonathan kan nu anställa personal och anlita leverantörer runt om i världen utan att oroa sig för att projekten ska bromsas in, eftersom Asana gör det möjligt för dem att arbeta asynkront. Verksamheten drivs dygnet runt, med projektarbete som börjar klockan 7 på måndagsmorgonen i Jakarta och fortsätter till slutet av dagen på fredagen i USA. Hans distribuerade team består av rätt personer med rätt kompetens, och de använder platsen för att maximera budgeten och öka produktionen. 

Jonathan har till exempel ökat antalet anställda i sitt team med 30 % genom att anställa heltidsanställda som är baserade ute på fältet på naturskyddsområden – vilket hjälper honom att bättre stödja organisationens behov på lokal nivå, samtidigt som kostnaderna hålls stabila. 

Conservation Technology-teamet arbetar också med konsulter som stöder designarbete, webbutveckling, DevOps och molnhosting. Innan Asana var de viktigaste leverantörerna baserade i USA, men nu finns de i Sydamerika, Europa och Asien – och tack vare kostnadsbesparingarna och den förbättrade driftseffektiviteten har leverantörernas arbetsomfattning ökat med 35 %.

Med fler anställda, konsulter och partnerorganisationer som bidrar till underhållsteknikinitiativ kan de ta sig an mer ambitiösa projekt. De använde till exempel Asana för att organisera ett stort projekt som är centralt för WCS-strategin: Nature's Stronghold Impact Platform, ett globalt datarapporteringsinitiativ för att visa detaljerade mätvärden från hundratals WCS-naturskyddsområden och partnerorganisationer på ett och samma ställe. Denna enade front kvantifierar effekterna av deras arbete för givare och naturvårdsgemenskapen i stort. 

”Det här projektet är centralt för vår insamlingsstrategi”, säger Jonathan, ”och det främjar integriteten i hela vår organisation genom att visa att varje dollar som ges till WCS har en inverkan på bevarandet.”

Stödja tusentals användare – och förutse budgetbehov för att möta efterfrågan

Ett annat team som hanterar sitt arbete i Asana är SMART Partnership, ett samarbete mellan nio naturvårdsgrupper. Denna programvaru- och tjänsteverksamhet stöder över 1 000 skyddade platser i 90 länder. Monica Harris, SMART-programchef, säger: "Våra användare är regeringar och naturvårdsorganisationer runt om i världen som har valt våra verktyg för att hantera parker och naturvårdsområden i sitt land. Det är ett stort ansvar, och vi vill svara på deras behov effektivt och i tid.”

Tidigare använde SMART kalkylblad och e-post för att hantera förfrågningar från programvaruanvändare över hela världen – och dessa förfrågningar kan vara allvarliga och brådskande. "En skogsvaktare i Namibia kan kontakta oss och säga att han eller hon sitter fast i fältet och behöver ladda ned data", säger Monica. ”Vi vill inte svika människor.” Men det var svårt att svara snabbt på förfrågningar eftersom Monicas lilla team försökte hantera en enorm volym utan rätt verktyg.

Asana är ovärderligt. Utan det skulle det vara omöjligt att hantera den mängd förfrågningar vi får i tid.”

Idag använder SMART Asana-formulär för att samla in och hantera förfrågningar om support, programvaruåtkomst och buggfixar. De obligatoriska fälten i formuläret samlar in all information som Monicas team behöver för att dirigera och lösa problemet direkt – till exempel skärmdumpar av fel – vilket eliminerar behovet av att skicka e-post fram och tillbaka.

Att tillhandahålla gratis SMART-programvara till användare har en kostnad, så Monica använder rapportering i Asana för att övervaka efterfrågan och i förväg justera budget och resurser i enlighet med detta. ”Jag kan uppdatera styrgruppen om huruvida vi ligger inom budgeten, eller om vår efterfrågan är hög och vi behöver mer medel för en viss aktivitet”, säger Monica.

Svara på klagomål snabbt och noggrant

Ett annat WCS-team, Okapi Wildlife Reserve-teamet (OWR) i Ituri, använder Asana som ett system för att hantera klagomål med stöd från det EU-finansierade programmet Sustainable Wildlife Management (SWM). Jonathan säger: ”Varje multinationell organisation behöver ett sätt att hantera klagomål. Ett enda klagomål kan, om det inte hanteras korrekt, skapa en enorm organisatorisk risk.” 

Caroline Abid, SWM-programchef i EU, säger: "Vi förbättrar vår svarsbenägenhet på lokala platser med Asana för att se till att alla klagomål hanteras snabbt." Genom att använda Asana för klagomål samt för projektledning från början till slut kan WCS-teamet få saker gjorda effektivt, så att de bättre kan tjäna sina samhällen och bygga förtroende bland lokalbefolkningen och partnerorganisationer. 

Asana ger oss en gemensam förståelse för vad som behöver göras, så att vi kan minska den tid vi lägger på administration och organisering – och fokusera på arbetet som gör skillnad ute på fältet.”

Skapa en ljus framtid för vildmark runt om i världen

Genom att centralisera arbetet i Asana utnyttjar WCS potentialen hos sin personal, sina leverantörer och externa medarbetare för att leverera fler projekt på ett kostnadseffektivt sätt. 

Och tack vare transparens mellan grupper och projekt kan juniorteammedlemmar runt om i världen ta till vara möjligheter som tidigare var mer tillgängliga för anställda nära WCS huvudkontor. Den här synligheten hjälper WCS att lyfta sina anställda och övergå till ett nytt sätt att arbeta som ett globalt team. 

Asana har gjort det möjligt för oss att fokusera på att få saker gjorda, så att projekten slutförs i tid, inom budgeten och med nöjda kunder. Det är det som är viktigt.”

När Jonathan och WCS sätter igång djärva naturvårdsprojekt kommer de att fortsätta att hantera dem i Asana – eftersom bättre arbetsflöden leder till bättre genomförande, och bra genomförande skapar förtroende mellan partner, givare och samhällen när de arbetar för att skydda naturens värdefulla platser.