Wildlife Conservation Society bevarar och hyllar vildmark med Asana

Wildlife Conservation Society (WCS) grundades 1895 och är världens mest omfattande naturvårdsorganisation, med mer än 500 program i nästan 60 länder för att hjälpa till att hantera skyddade platser och bromsa klimatförändringarna. Men WCS gör det inte ensamt. De samarbetar med hundratals partnerorganisationer, leverantörer och lokala myndigheter som delar deras vetenskapligt baserade bevarandeuppdrag. 

WCS initiativ är komplexa och utmanande att genomföra, särskilt med så många medarbetare och begränsade ideella resurser. Innan Asana använde projektmedarbetare olika verktyg för att hantera sitt arbete – e-post, kalkylark och en mängd olika appar. Det fanns inget enhetligt sätt att planera eller kommunicera, vilket orsakade synlighetsproblem och gjorde att alla arbetade långsammare: 

• Den ökande komplexiteten i underhållsteknikprojektet ökade riskerna för deadliner och budgetar. 

• Tekniska gränser mellan team begränsade informationsflödet, vilket gjorde det svårt att upptäcka risker och förebygga problem innan de inträffade – vilket ansträngde resurserna.

• E-post hade för många syften: förutom kommunikation använde WCS det för att hantera arbete, behandla förfrågningar från samhället och lagra dokument. Teammedlemmarna var tvungna att gå igenom hundratals inkommande e-postmeddelanden, vilket gjorde det omöjligt att agera snabbt på uppgifter.

Jonathan Palmer, verkställande direktör för WCS bevarandeteknikteam, säger: "Våra processer för att hantera projekt och uppgifter underlättade inte ett positivt sätt att se på arbetsbelastningen – det fanns ett överdrivet beroende av att hantera uppgifter via e-post, vilket gjorde att teammedlemmarna kände att de drunknade i information."

I sin tidigare roll som chef för Global Technology på it-avdelningen ledde Jonathan sökandet efter en ny arbetshanteringsplattform som skulle bryta ner barriärer mellan team och externa medarbetare. Med en mer produktiv arbetsmiljö skulle WCS kunna leverera sina projekt och maximera effekten av sina givares bidrag.

Flexibel design: centralisera arbetet i Asana

Jonathan letade efter en enda plattform som skulle låta alla team, partner och konsulter arbeta över organisationsgränserna, även om de använde olika tekniker och processer. 

"Asana är den perfekta lösningen", säger Jonathan. "Det handlar om att hjälpa människor att bli bättre på att utföra de uppgifter de bryr sig om, snarare än att låsa in dem i en specifik metod."    

Med Asana kan WCS-team nu komma åt samma delade tidslinjer, dokument och åtgärdspunkter, uppdaterade i realtid. Asana är integrerat med över 10 verktyg som de använder, inklusive Google Drive, Office 365 Slack och WCS interna system. 

"Vi kan arbeta i flera organisationer utan att behöva förlita oss på IT-team för att integrera system", tillägger Jonathan.

Bryta ner organisationsgränser för att öka bevarandets inverkan  

I dag är Asana det officiella arbetshanteringssystemet för flera grupper inom WCS, vilket hjälper dem att leverera initiativ i tid och inom budgeten i samarbete med ett växande antal externa medarbetare. 

Organisationen har sparat uppskattningsvis åtta arbetsveckor per år genom nya effektivitetsåtgärder och användningen av Asana-funktioner, såsom automatisering, formulär och kommentarer inom ett projekt istället för att skicka ett e-postmeddelande. I genomsnitt inleder medarbetare samarbete med en annan användare via Asana mer än 2 700 gånger per månad. Dessa tidsbesparingar frigör WCS-resurser så att teamen kan utöka omfattningen och effekten av sina projekt – utan att öka kostnaderna. 

En virtuell organisation av anställda, leverantörer och partner

"Asana har skapat en enorm nivå av transparens, där alla delar sina planer för veckan som kommer", säger Jonathan. Detta hjälper till att korsbefrukta idéer mellan team och tidszoner, oavsett om de är på huvudkontoret i New York eller på fältet på bevarandeplatser. 

Hälften av WCS Asana-användare är interna anställda och den andra hälften är externa medarbetare. "Att hantera allt på ett och samma ställe ger oss möjlighet att driva virtuella organisationer som inkluderar mitt team, andra WCS-anställda, andra organisationer och leverantörer", säger Jonathan. "Vi flyttar uppgifter från en del av den virtuella organisationen till en annan, och vi har ömsesidig ansvarsskyldighet och ansvar för alla våra projekt." 

Jonathans bevarandeteknikteam levererar skalbara tekniska lösningar för att möjliggöra fältprogram och ta itu med kritiska naturvårdsproblem – och dessa lösningar byggs ofta i samarbete med andra organisationer. "Genom att stödja en gränslös struktur har Asana gjort det möjligt för oss att skala upp till fler partnerskap", säger Jonathan. Hans team har lagt till tre nya partner till sin lista över nära samarbetspartner, och har därmed ökat från två till fem. 

Asynkront arbete för att öka WCS kapacitet – utan att öka kostnaderna  

New York hade varit epicentret för teamet för bevarande av teknik, eftersom det enda sättet att hantera en komplex arbetsbelastning verkade vara att anställda och leverantörer befann sig i samma tidszon. Men Jonathan kan nu anställa personal och engagera leverantörer runt om i världen utan att oroa sig för att projekten ska sakta ner, eftersom Asana låter dem arbeta asynkront. Verksamheten drivs dygnet runt, med projektarbete som börjar kl. 07.00 måndag morgon i Jakarta och fortsätter till slutet av fredag eftermiddag i USA. Hans utspridda team inkluderar rätt personer med rätt färdigheter, och använder platsen för att maximera budgeten och öka produktionen. 

Jonathan har till exempel ökat sitt teams personalstyrka med 30 % genom att anställa heltidsanställda på fältet på bevarandeplatser – vilket hjälper honom att bättre stödja organisatoriska behov på lokal nivå, samtidigt som kostnaderna hålls stabila. 

Conservation Technology-teamet arbetar också med konsulter som stöder designarbete, webbutveckling, DevOps och molnvärd. Innan Asana fanns kärnleverantörerna i USA, men nu finns de i Sydamerika, Europa och Asien – och tack vare kostnadsbesparingarna och den förbättrade driftseffektiviteten har leverantörernas arbetsomfång ökat med 35 %.

Med fler anställda, konsulter och partnerorganisationer som bidrar till Conservation Technology-initiativ kan de ta itu med mer ambitiösa projekt. Till exempel använde de Asana för att organisera ett stort projekt som är centralt för WCS-strategin: Nature's Stronghold Impact Platform, ett globalt datarapporteringsinitiativ för att visa detaljerade mätvärden från hundratals WCS-naturvårdsplatser och partnerorganisationer på ett och samma ställe. Den här enade fronten kvantifierar effekterna av deras arbete för givare och bevarandegemenskapen i stort. 

"Det här projektet är kärnan i vår insamlingsstrategi", säger Jonathan, "och driver integritet i hela vår organisation genom att visa att varje dollar som ges till WCS har en bevarandeeffekt."

Stödja tusentals användare – och förutsäga budgetbehov för att möta efterfrågan

Ett annat team som hanterar sitt arbete i Asana är SMART Partnership, ett samarbete mellan nio naturvårdsgrupper. Den här programvaru- och tjänsteverksamheten stöder över 1 000 skyddade platser i 90 länder. Monica Harris, SMART-programchef, säger: "Våra användare är regeringar och naturvårdsorganisationer runt om i världen som har valt våra verktyg för att hantera parker och naturvårdsområden i sitt land. Det är ett stort ansvar, och vi vill svara på deras behov effektivt och i tid."

Tidigare använde SMART kalkylark och e-post för att hantera förfrågningar från programvaruanvändare över hela världen – och dessa förfrågningar kan vara allvarliga och brådskande. "En skogsvaktare i Namibia kan kontakta oss och säga att de sitter fast på fältet och behöver ladda ner data", säger Monica. "Vi vill inte svika människor." Men det var svårt att svara på förfrågningar snabbt eftersom Monicas lilla team försökte hantera en enorm volym utan rätt verktyg.

Idag använder SMART Asana-formulär för att samla in och hantera förfrågningar om support, programvaruåtkomst och buggfixar. De obligatoriska fälten i formuläret samlar in all information som Monicas team behöver för att dirigera och lösa problemet i förväg – till exempel skärmdumpar av fel – vilket eliminerar behovet av att skicka e-post fram och tillbaka.

Att tillhandahålla gratis SMART-programvara till användare har ett pris, så Monica använder rapportering i Asana för att övervaka efterfrågan och i förväg justera budget och resurser för att matcha den. "Jag kan uppdatera styrgruppen om huruvida vi ligger inom budgeten, eller om vår efterfrågan är hög och vi behöver mer pengar för en viss aktivitet", säger Monica.

Svara på klagomål snabbt och noggrant

Ett annat WCS-team, Okapi Wildlife Reserve-teamet (OWR) i Ituri, använder Asana som ett system för att hantera klagomål med stöd från det EU-finansierade Sustainable Wildlife Management Programme (SWM). Jonathan säger: "Alla multinationella organisationer behöver ett sätt att hantera klagomål." Ett klagomål kan, om det inte hanteras korrekt, skapa en enorm risk för organisationen." 

Caroline Abid, programchef för EU:s SWM, säger: "Vi förbättrar vår lyhördhet på lokala platser med Asana för att se till att alla klagomål hanteras snabbt." Att använda Asana för klagomål och projektledning från början till slut hjälper WCS-teamet att få saker gjorda effektivt, så att de bättre kan tjäna sina samhällen och bygga förtroende bland lokalbefolkningen och partnerorganisationer. 

Bygga en ljus framtid för vilda platser runt om i världen

Genom att centralisera arbetet i Asana utnyttjar WCS kraften hos sin personal, sina leverantörer och externa samarbetspartner för att leverera fler projekt på ett kostnadseffektivt sätt. 

Och tack vare transparensen mellan grupper och projekt kan juniorteammedlemmar runt om i världen ta vara på möjligheter som tidigare var mer tillgängliga för anställda nära WCS huvudkontor. Den här synligheten hjälper WCS att lyfta sina anställda och övergå till ett nytt sätt att arbeta som ett globalt team. 

När Jonathan och WCS sätter igång djärva naturvårdsprojekt kommer de att fortsätta att hantera dem i Asana – eftersom bättre arbetsflöden leder till bättre genomförande, och bra genomförande skapar förtroende mellan partner, donatorer och samhällen när de arbetar för att skydda naturens värdefulla platser.