EarthEnable lägger över 2 000 miljövänliga och hållbara golv per år med Asana

I en studie från Världsbanken från 2007 fann forskare att genom att ersätta jordgolv med cementgolv minskade parasiter med 78 procent, diarré med 49 procent och den kognitiva utvecklingen förbättrades avsevärt hos barn. Jordgolv är, med ett ord, smutsiga – men de är också en grogrund för sjukdomar och myggor och utgör andra risker för hälsan för över en miljard människor över hela världen.

När Gayatri Datar först besökte Rwanda 2013, som en del av en kurs på Stanford Business School om design för extremt överkomliga priser, mindes hon att hon såg jordgolv överallt. Efter sitt besök bestämde sig Gaya för att utforma ett prisvärt och hygieniskt alternativ, och EarthEnable såg dagens ljus. Gaya och en annan Stanford-student utvecklade en lösning med lokala material och ett växtbaserat tätningsmedel för att skapa ett hållbart, miljövänligt, hälsosamt och prisvärt jordgolv. Genom att utnyttja kunskap som redan finns i byarna använder EarthEnable gräsrotsforskning och -utveckling för att skapa nya golvprodukter och ge lokala ekonomier möjligheter för murare och verktyg att bygga upp sina egna företag.

Idag består EarthEnables team av nästan 600 anställda, varav 99 % kommer från Rwanda och Uganda, och 100 % är baserade i Rwanda och Uganda. Ryan Conlin är EarthEnables personalchef och arbetar i nära samarbete med organisationens VD, Gaya, för att utföra olika ledarskapsfunktioner, hantera kommunikation i hela företaget och samarbeta med externa partner.

Utmaningarna med tvärfunktionellt och gränsöverskridande samarbete

När Ryan gick med i teamet användes flera olika metoder för att spåra projektens förlopp, inklusive e-post, kalkylark och dokument. ”Det var mycket rörigt och väldigt förvirrande”, förklarar han. Dessutom är organisationens personal utspridd över Rwanda och Uganda, så det var svårt att kommunicera och samarbeta över geografiska gränser. Personer på olika platser hade inte alltid den information de behövde för att göra sitt jobb.

Som ett resultat stod EarthEnable-teamet inför flera utmaningar:

• De var ineffektiva eftersom folk glömde var tidslinjer eller dokument var lagrade, vad de ansvarade för eller var de kunde hitta den senaste statusuppdateringen.

• Teamet var inte tillräckligt ansvarstagande eftersom medarbetarna spårade sitt arbete på olika sätt. Det var svårt för chefer att få sina närmaste medarbetare att hålla sig till sina mål, slutdatum och projekt.

• De kände sig oorganiserade och hade en känsla av att de kunde göra bättre ifrån sig – för sin egen organisation och för de människor de betjänar.

Så ledarskapsteamet bestämde sig för att hitta en lösning som skulle hjälpa organisationen att hantera sitt arbete bättre. För att ett verktyg skulle kunna vara till nytta för dem behövde EarthEnable kunna organisera arbetet efter avdelning (eftersom rollerna varierar mycket i hela organisationen) och tilldela uppgifter och slutdatum till individer (för att underlätta ansvarstagande). Framför allt behövde verktyget också vara tillräckligt intuitivt för att alla i teamet skulle kunna använda det, eftersom EarthEnable är det första kontorsjobbet för många av de anställda.

Hitta en funktionell och intuitiv lösning

Gaya och ledarna på EarthEnable valde slutligen Asana eftersom det stödde deras allmänna behov av projekthantering och tidslinjespårning. Asana hade den nödvändiga funktionaliteten och var tillräckligt intuitivt för att hela teamet skulle kunna använda det direkt. Det stora biblioteket med resurser och support som fanns tillgängligt för att hjälpa teamet med lanseringen avgjorde saken: Asana skulle ersätta kalkylark, Word-dokument och e-postmeddelanden.

Ledningsgruppen visste hur viktigt det var att ledarskapet var med på tåget för att anpassningen skulle lyckas, och var därför de första som åtog sig att använda Asana för att spåra sina pågående prioriteringar och teammöten. Sedan meddelades resten av organisationen att allt arbete skulle spåras i Asana, och cheferna förväntade sig att se projektstatusen uppdaterad i verktyget. När både chefer och medarbetare använde Asana blev det enkelt att hålla alla ansvariga.

Medarbetarna insåg snabbt värdet som Asana gav eftersom deras uppgiftslistor var lättillgängliga och kommunikationen mellan chefer och medarbetare förbättrades. Detta startade en god cirkel och uppmuntrade människor ytterligare att använda verktyget – faktum är att många anställda till och med började använda det för sina personliga att göra-listor.

Vårt ledningsteams åtagande att göra alla ansvariga för att använda Asana bidrog enormt till vår framgångsrika lansering. Genom att snabbt anta det och konsekvent be de anställda att visa sitt förlopp i verktyget, gick alla med utan problem. ”

Effektivisera prioriteringar och arbeta mer effektivt

Sedan EarthEnable införde Asana i hela organisationen har de sett många förbättringar i sitt arbetssätt. Både chefer och medarbetare kan hålla varandra ansvariga genom att använda individuella projekt för att spåra individuella ansvarsområden. Kommentarer gör det möjligt för intressenter att enkelt kontrollera statusen för en uppgift, oavsett vilket kontor, vilken roll eller var de befinner sig.

Teamet har också sett en ökning av effektiviteten genom att använda Asana för att ansöka om och rapportera om bidrag. Genom att använda en uppgift för varje bidrag kan de enkelt se slutdatum, vem som är ansvarig för ett bidrag och när rapporteringen måste vara slutförd. I stället för att förlita sig på en enda ohanterlig fil för att spåra dussintals bidrag – vilket gjorde det nästan omöjligt att veta statusen för ett enskilt bidrag – hjälper spårningen i Asana EarthEnable att få tillgång till mer finansiering och upprätthålla kontakter med fantastiska givare som ger mentorskap och idéer till organisationen. Med Asana-rapportering kan teamet snabbt och enkelt visa dem som stöder organisationen vilken inverkan deras bidrag har haft, vilket ytterligare hjälper EarthEnable att finslipa och förbättra sina mål. Som ett resultat har de sett en ökning av antalet deadlines som hålls och en smidigare bidragsprocess överlag.

Förutom att möjliggöra transparens för externa supportrar ger Asana även EarthEnables anställda intern synlighet i hela organisationen. Med hjälp av tavlor-vyn spårar EarhEnable nu inkommande förfrågningar från hela företaget i ett enda projekt. Det ger alla insyn i statusen för en förfrågan och tvärfunktionella intressenter kan enkelt få information. Oavsett om en förfrågan gäller att reparera en utrustning eller ett förslag på att förbättra ett organisationsomfattande system, är det enkelt att skicka in och följa den med tydligt märkta kolumner som anger status, så att alla kan se hur en förfrågan går.

Inte bara fungerar saker och ting smidigare i hela organisationen, utan även ledningens prioriteringar effektiviseras: Gaya, Ryan och andra ledare har en samling av de viktigaste frågorna och arbetar i ett projekt som heter ”Executive”.

Med organisationsomfattande användning och arbetsflöden i Asana har Ryan och hela organisationen märkt att processerna går smidigare och snabbare och att samarbetet är enklare för alla. Detta innebär snabbare leverans till de samhällen som EarthEnable betjänar – en vinst för organisationen och för dem som behöver bättre golv.

Med Asana kan vi se våra framsteg, hålla oss samordnade med intressenterna, hålla oss i fas med våra mål och uppnå dem snabbare – vilket också innebär en snabbare leverans till våra communitys. ”

Dessutom har alla på EarthEnable antagit ett projekthanteringstänk – en vinst för organisationens effektivitet och för varje enskild person. Eftersom EarthEnable är den första kontorsupplevelsen för många av de anställda är Asana en fantastisk startpunkt. Med verktyget kan varje anställd tänka igenom sina projekt, prioritera sina uppgiftslistor och fokusera på sitt arbete i stället för att fastna i var de ska börja.

Så snart jag började på EarthEnable fick jag i uppdrag att skapa ett Asana-konto och använda det för att hålla koll på mina uppgifter. Varje vecka stämmer jag av med min chef om mina framsteg med hjälp av Asana. Asana är enkelt att använda och hjälper mig att hålla mig organiserad. ”

Fortsatt innovation, från grunden

EarthEnables åtagande har alltid varit att göra golv mer hygieniska och prisvärda. Under 2019 utvecklade de en metod för att få material från kundernas egna trädgårdar – i stället för från ett lokalt stenbrott. Den här nya metoden gör det möjligt för dem att fortsätta att sänka priserna och tillhandahålla bättre golv till rwandier. I kölvattnet av covid-19-pandemin har detta blivit ännu viktigare eftersom jordgolv kan förvärra luftvägssjukdomar.

Asana har gjort oss till bättre projektledare eftersom det uppmuntrar alla anställda till ökat ansvarstagande. ”

En ny produktionsmetod innebär mycket omskolning, och EarthEnable har arbetat med lokala murare för att lära dem de tekniker som är förknippade med de nya materialen. De spårade och hanterade hela processen – från FoU till utbildning av murare till nya byggprocedurer – med hjälp av Asana. Som ett resultat har de kunnat lägga över 1 200 golv med den nya metoden sedan mars 2020.

Ryan, Gaya och teamet är fortfarande fast beslutna att hitta mer innovativa, hyperlokala sätt att bygga bättre golv, med början i en effektiv verksamhet, och har ambitiösa mål för att ytterligare förkorta leveranskedjan – och hela installationsprocessen – i år och framöver.