EarthEnable lägger över 2 000 miljövänliga och hållbara golv per år med Asana

I en studie från Världsbanken 2007 fann forskare att när jordgolv ersattes med cementgolv minskade förekomsten av parasiter med 78 procent, diarré med 49 procent och den kognitiva utvecklingen förbättrades avsevärt hos barn. Jordgolv är, med ett ord, smutsiga – men de är också en grogrund för sjukdomar och myggor och utgör andra risker för hälsan för över en miljard människor över hela världen.

När Gayatri Datar först besökte Rwanda 2013, som en del av en kurs på Stanford Business School om att designa för extrem överkomlighet, minns hon att hon såg jordsgolv överallt. Efter sitt besök bestämde sig Gaya för att utforma ett prisvärt och hygieniskt alternativ, och EarthEnable föddes. Gaya och en medstudent från Stanford utvecklade en lösning med lokala material och ett växtbaserat tätningsmedel för att skapa ett hållbart, miljövänligt, hälsosamt och prisvärt jordgolv. Genom att utnyttja kunskap som redan finns i byarna använder EarthEnable gräsrotsforskning och -utveckling för att utveckla nya golvprodukter och ge lokala ekonomier möjligheter för murare och byggare att bygga sina egna företag.

Idag består EarthEnables team av nästan 600 anställda, varav 99 % kommer från Rwanda och Uganda, och 100 % är baserade i Rwanda och Uganda. Ryan Conlin är EarthEnables personalchef och arbetar i nära samarbete med organisationens VD, Gaya, för att utföra olika ledningsfunktioner, hantera företagsomfattande kommunikation och samarbeta med externa partner.

Utmaningarna med tvärfunktionellt och gränsöverskridande samarbete

När Ryan gick med i teamet användes flera olika metoder för att spåra projektförlopp, inklusive e-post, kalkylark och dokument. "Det var en enda röra och väldigt förvirrande", förklarar han. Dessutom är organisationens personal utspridd över Rwanda och Uganda, så det var svårt att kommunicera och samarbeta över geografiska gränser. Personer på olika platser hade inte alltid den information de behövde för att göra sitt jobb.

Som ett resultat stod EarthEnable-teamet inför flera utmaningar:

• De var ineffektiva eftersom folk glömde var tidslinjer eller dokument lagrades, vad de var ansvariga för eller var de kunde hitta den senaste statusuppdateringen.

• Teamet saknade ansvar eftersom människor spårade sitt arbete på olika sätt. Det var svårt för chefer att hålla sina nära medarbetare ansvariga för sina mål, slutdatum och projekt.

• De kände sig oorganiserade och hade en känsla av att de kunde göra bättre ifrån sig – för sin egen organisation och de människor de arbetar för.

Så ledningsgruppen bestämde sig för att hitta en lösning som skulle hjälpa organisationen att hantera sitt arbete bättre. För att ett verktyg skulle kunna vara till nytta för dem behövde EarthEnable kunna organisera arbetet efter avdelning (eftersom rollerna varierar mycket inom organisationen) och tilldela uppgifter och slutdatum till enskilda personer (för att hjälpa till med ansvarstagande). Framför allt behövde verktyget också vara tillräckligt intuitivt för att alla teammedlemmar skulle kunna använda det, eftersom EarthEnable är det första kontorsjobbet för många av de anställda.

Hitta en funktionell och intuitiv lösning

Gaya och ledarna på EarthEnable valde i slutändan Asana eftersom det stödde deras allmänna projektledning och behov av tidslinjespårning. Asana hade den nödvändiga funktionaliteten och var tillräckligt intuitivt för att hela teamet skulle kunna använda det direkt. Det stora biblioteket med resurser och support som finns tillgängligt för att hjälpa teamet med deras lansering gjorde att de tog beslutet: Asana skulle ersätta kalkylark, Word-dokument och e-postmeddelanden.

Ledningsgruppen var medveten om värdet av ledarskapsstöd för en framgångsrik implementering och var därför de första att börja använda Asana för att spåra sina pågående prioriteringar och teammöten. Sedan meddelades resten av organisationen att allt arbete skulle spåras i Asana, och cheferna förväntade sig att se projektstatusen uppdaterad i verktyget. När både chefer och underordnade använde Asana blev det enkelt att hålla alla ansvariga.

Medarbetarna såg snabbt värdet av Asana eftersom deras uppgiftslistor var lättillgängliga och kommunikationen mellan chefer och underordnade förbättrades. Detta startade en god cirkel och uppmuntrade människor att använda verktyget – många anställda började till och med använda det för sina personliga att göra-listor.

Effektivisera prioriteringar och arbeta mer effektivt

Sedan EarthEnable började använda Asana i hela organisationen har de sett många förbättringar i sitt arbetssätt. Både chefer och underordnade kan hålla varandra ansvariga genom att använda individuella projekt för att spåra individuella ansvarsområden. Kommentarer gör det enkelt för intressenter att kontrollera statusen för en uppgift, oavsett vilket kontor, vilken roll eller plats de befinner sig på.

Teamet har också sett en ökning av effektiviteten genom att använda Asana för att ansöka och rapportera om bidrag. Genom att använda en uppgift för varje bidrag kan de enkelt se slutdatum, vem som är ansvarig för ett bidrag och när rapporteringen måste slutföras. I stället för att förlita sig på en enda ohanterlig fil för att spåra dussintals bidrag – vilket gjorde det nästan omöjligt att veta statusen för ett enskilt bidrag – hjälper spårningen av dem i Asana EarthEnable att få tillgång till mer finansiering och upprätthålla kontakter med bra donatorer som tillhandahåller mentorskap och idéer till organisationen. Med Asana-rapportering kan teamet snabbt och enkelt visa dem som stöder organisationen vilken inverkan deras bidrag har haft, vilket ytterligare hjälper EarthEnable att finslipa och förbättra sina mål. Som ett resultat har de sett en ökning av antalet deadlines som uppfylls och en smidigare bidragsprocess överlag.

Förutom att möjliggöra transparens för externa supportrar ger Asana också EarthEnable-medarbetare intern synlighet i hela organisationen. Med hjälp av tavelvyn kan EarhEnable nu spåra inkommande förfrågningar från hela företaget i ett enda projekt. På så sätt får alla insyn i statusen för en förfrågan och tvärfunktionella intressenter kan enkelt involveras. Oavsett om en förfrågan handlar om att fixa en utrustning eller ett förslag på att förbättra ett organisationsomfattande system är det enkelt att skicka in och följa med tydligt märkta kolumner för att ange status, så att alla kan se var en förfrågan befinner sig.

Inte bara fungerar saker och ting smidigare i hela organisationen, utan även de verkställande prioriteringarna effektiviseras: Gaya, Ryan och andra ledare har ett arkiv med frågor på högsta nivå och arbetar i ett projekt som heter "Verkställande".

Med organisationsomfattande användning och arbetsflöden i Asana har Ryan och hela organisationen märkt att processerna fungerar smidigare och snabbare och att samarbetet är enklare för alla. Detta innebär snabbare leverans till de samhällen som EarthEnable betjänar – en vinst för organisationen och för dem som behöver bättre golv.

Dessutom har alla på EarthEnable antagit ett projekthanteringstänkande – en vinst för organisationens effektivitet och för varje individ. Eftersom EarthEnable är den första kontorsupplevelsen för många av de anställda är Asana en fantastisk startpunkt. Med hjälp av verktyget kan varje anställd tänka igenom sina projekt, prioritera sina uppgiftslistor och fokusera på sitt arbete istället för att fastna på var de ska börja.

Fortsätta att innovera, från grunden

EarthEnables åtagande har alltid varit att göra golv mer hygieniska och prisvärda. Under 2019 utvecklade de en metod för att få material från kundernas egna bakgårdar – snarare än från ett lokalt stenbrott. Den här nya metoden gör det möjligt för dem att fortsätta sänka priserna och tillhandahålla bättre golv till rwandier. I kölvattnet av covid-19-pandemin har detta blivit ännu viktigare eftersom jordgolv kan förvärra luftvägssjukdomar.

En ny produktionsmetod kräver mycket omskolning, och EarthEnable har arbetat med lokala murare för att lära dem teknikerna som är förknippade med dessa nya material. De spårade och hanterade hela processen – från forskning och utveckling till utbildning för murare till nya byggprocedurer – med hjälp av Asana. Som ett resultat har de kunnat installera över 1 200 golv med den nya metoden sedan mars 2020.

Ryan, Gaya och teamet är fortsatt engagerade i att hitta mer innovativa, hyperlokala sätt att bygga bättre golv, med början i en effektiv verksamhet, och har ambitiösa mål för att ytterligare förkorta försörjningskedjan – och hela installationsprocessen – i år och framöver.