Sammanslagningen förenade specialistteam inom onlineutbildning och anpassad utbildning och var ett svar på den ökande efterfrågan på vidareutbildning. En sammanslagning skapar en rad utmaningar när teamen arbetar för att integrera och skala upp verksamheten. Lägg till en global pandemi och distansarbete, så blir utmaningen ännu större. MSPACE behövde ett verktyg för att förbättra samordningen i hela företaget så att alla team kunde samarbeta mer effektivt och sträva mot samma mål. 

Mat Tinker är chef för design för lärande på MSPACE. Mats roll är att se till att MSPACE levererar inlärningsupplevelser av hög kvalitet. Oavsett om det handlar om en onlinekurs i ledarskap eller en hybridkurs om hållbarhet är Mat och teamet fast beslutna att se till att professionella deltagare får ut så mycket som möjligt av sin utbildning. Mat samarbetar med alla, från akademiker till produktions- och marknadsföringsteam. Genom den här rollen lärde sig Mat att varje team hade ett unikt arbetssätt och att ett bättre samarbete skulle uppnås genom att bryta isoleringen.

Våra team är mycket kompetenta och specialiserade. Vi ville vara mer agila för att kunna trivas i en värld efter covid-19 och behövde ett lättanvänt verktyg för att hjälpa cirka 100 anställda att samordna sig och bli mer lyhörda för en föränderlig miljö.

Matt Tinker, chef för design för lärande

Att hitta ett verktyg för att bryta ner silos 

Alla team på MSPACE hade en något annorlunda uppfattning om skolans övergripande uppdrag. Samarbetet innebar att man behövde gå igenom en mängd olika kalkylark, CRM-system och databaser. Informationen var utspridd och teamen lade ner mycket tid på att samordna arbetet. Att till exempel ta fram en offert åt en kund innebar ett stort antal e-postmeddelanden, kalkylark och möten. Kollegorna förstod inte alltid hur deras arbete bidrog till större produkt- och kundmål.

Mat och teamet letade efter en lösning för att samla arbetet på ett och samma ställe, förbättra samarbetet och anpassa sig till olika arbetssätt. Asanas enkla gränssnitt och målfunktion väckte uppmärksamhet, liksom möjligheten att lägga till samma uppgift i flera projekt. Målfunktionen lovade att hålla alla informerade, och möjligheten att dela samma uppgift skulle göra det möjligt för teamen att arbeta flexibelt. 

Möjligheten att lägga till en uppgift i flera projekt är en riktig vinst för oss. Det hjälpte oss att övertyga andra team att använda Asana eftersom varje team kan arbeta på sitt eget sätt samtidigt som de fortfarande samarbetar mycket och inte duplicerar uppgifter.

Matt Tinker, chef för design för lärande

Introducera Asana för MSPACE 

Asanas användarframgångsansvariga samarbetade med teamet på MSPACE för att framgångsrikt lansera plattformen. Teamet för användarframgång hjälpte MSPACE att implementera Asana genom att:

• Utarbeta en implementeringsplan och styrningsstrukturer. 

• Genom att erbjuda utbildningswebbinarier så att alla teammedlemmar kunde använda plattformen på ett tryggt sätt. 

• Utbilda ledningsgruppen i OKR-processen och hur den ska införas i hela företaget. 

• Finns till hands för kontinuerlig support. 

Baserat på expertråd introducerades Asana först för de team som skulle dra störst nytta av plattformen. När det väl stod klart att Asana snabbade på samarbetet var andra team glada över att få börja använda plattformen. 

Vi är oerhört tacksamma för vårt samarbete med Asanas användarframgångsteam. Att veta att vi hade en partner bakom oss som vet vilken resa vi gör, en resa som vi själva inte vet att vi gör, har varit till stor hjälp. Teamet finns alltid där för att ge oss goda råd och uppmuntran.

Matt Tinker, chef för design för lärande

Arbeta smartare och vinna nya kunder 

Asana har helt förändrat hur MSPACE arbetar. Allt projektarbete på skolan är centraliserat på en plattform, vilket gör att samarbetet går snabbare och smidigare. Det är till exempel nu mycket enklare för teamen som arbetar med förslag, anbud och utveckling att sammanställa förslag och skapa offerter till kunder. Båda teamen arbetar i samma Asana-projekt, vilket eliminerar behovet av interna e-postmeddelanden och minskar risken för missförstånd. 

Med hjälp av fliken Översikt i ett projekt beskriver produktteamet kundens behov och tilldelar sedan projektet till rätt experter för att få insikter. Med den här metoden finns all information på samma ställe och deadlinerna är tydliga. Den hastighet med vilken alla intressenter kan validera försäljningsoffertar och skapa förslag har gjort att MSPACE har ökat sin konkurrenskraft och vunnit stora kunder som annars kanske hade varit svårare att nå.  

En annan stor fördel för MSPACE har varit den avsevärt förbättrade samordningen tack vare mål. Att lära sig om OKR:er hjälpte ledningsgruppen att skapa en strategi för 2022 med fyra viktiga pelare, som alla dokumenteras i Asana genom OKR:er som registreras i Mål. Den här typen av målsättning har hjälpt hela verksamheten att kommunicera och genomföra planer på ett effektivare sätt. Alla anställda har en tydlig förståelse för hur deras arbete bidrar till helheten, och alla arbetar hårdare för att spåra och mäta sitt arbete i förhållande till företagets övergripande mål. 

Förutom funktionen Mål använder teamet portfolior för att hantera och spåra arbetet. Projekt följs upp från idé till leverans och utvärdering med hjälp av portfolior. Det har varit en stor fördel för teamet att kunna se hur projekten utvecklas med hjälp av portfolio-rapporteringsfunktionerna.   

Tydliga mål har hjälpt teamen att bli bättre på att planera framåt, och alla tänker nu ett till tre år in i framtiden. 

Målfunktionen har hjälpt oss att gemensamt förbättra hur vi fokuserar och levererar vår strategi så att vi kan vinna stora kunder och erbjuda värde till våra akademiska fakultetspartner. Det är oerhört tillfredsställande att veta att vi är kommersiellt lyhörda och agila.

Matt Tinker, chef för design för lärande

Framtidsplaner 

Sammantaget arbetar teamet på MSPACE mycket mer produktivt. Planen nu är att fortsätta att använda Asana på ett mer sofistikerat sätt. Detta inkluderar att försöka förbättra datainsamlingen och rapporteringen så att teamen bättre kan kvantifiera sin inverkan och att ytterligare integrera Asana i företagets bredare teknikstack för att automatisera uppgifter. Teamet på Asana ser fram emot att hjälpa MSPACE att bli ännu mer produktiva nu och i framtiden.