Företaget har genomgått många faser av snabb tillväxt sedan starten. Under en nyligen inträffad förändringsperiod beslutade Jane Lu, grundare och VD, och Mitul Lakhani, chef för digitala produkter, att använda tiden som en möjlighet att förbättra interna processer. Teamen arbetade isolerat från varandra, vilket begränsade transparensen i hela företaget och gjorde det svårt att samordna arbetet kring viktiga mål. Stora kampanjer hanterades i kalkylark som inte alltid var uppdaterade, vilket skapade förvirring och brist på ansvarstagande. Allt det här ledde till långa statusuppdateringsmöten, vilket tog tid från det som verksamheten är känd för – mode.

Att välja en arbetshanteringslösning

Mitul visste att en arbetshanteringslösning skulle bidra till att förbättra processerna på Showpo. Asana var ett av de främsta alternativen eftersom Mitul hade använt det i en tidigare roll och Showpos kreativa team redan fanns på plattformen. För att säkerställa att plattformen var rätt val för hela företaget besökte Asana-teamet i Sydney Showpo för att prata med viktiga intressenter om de utmaningar de stod inför.

Under dessa möten blev det tydligt att Asana var rätt lösning eftersom:

• Flexibla arbetsflöden gjorde det möjligt att använda ett enda verktyg i hela företaget.

• Enkel tilldelning av uppgifter och statusuppdateringar i realtid minskade behovet av möten och överdrivet många e-postmeddelanden.

• En central referenskälla skulle samla företaget kring samma mål.

Asana har underlättat samarbetet och samordningen mellan olika team. Alla större projekt hanteras numera i Asana.

Jane Lu, VD för Showpo

Början på ett nytt kapitel

För att säkerställa engagemang introducerade Jane och Mitul Asana för företaget och beskrev tydligt hur det skulle förbättra det dagliga arbetet. Asana skulle till exempel förbättra klarheten kring tidslinjer och arbetsförlopp, vilket skulle minska behovet av alltför många möten för statusuppdateringar. För att undvika att överväldiga användarna introducerades plattformen för ett team i taget, med början i det kreativa teamet. Dessutom höll en Asana-användarframgångsansvarig liveutbildningar för att hjälpa varje team att känna sig trygga med att använda plattformen för att hantera sina projekt och sitt individuella arbete.

Sammantaget ledde Jane genom handling genom att använda Asana för att hantera sitt eget arbete, till exempel planera verksamhetsstrategin och delta i PR-aktiviteter, vilket skapade en positiv dominoeffekt bland chefer och team.

Dra nytta av fördelarna med automatisering

I dag använder Showpo Asana i hela företaget. Alla verksamhetsprocesser hanteras på plattformen, från digital produktion till modelanseringar. Här är några viktiga användningsfall:

• Företagsplaneringen genomförs i Asana. Showpos ledningsgrupp använder Asana för att skapa agendor för sina veckovisa planerings- och prioritetsmöten. Detta säkerställer att viktig information inte glöms bort och att varje möte har en tydlig struktur.

• Kampanjer såsom säsongslanseringar (t.ex. Coachella-kollektionen) hanteras nu helt och hållet i Asana. Mallar som automatiskt fyller i uppgifter och datum används för att strukturera kampanjer, vilket leder till en 30-procentig ökning av effektiviteten.

• Processer för digital produkthantering, såsom att skapa översikter och planera produktfunktioner, sker alla på plattformen. Asanas mall för produktöversikter används för att planera agendor och visa ledande intressenter vad som är på gång. Projektmallar används sedan för att lansera enskilda produktfunktioner med regler och anpassade fält för att kategorisera uppgifter och snabbt dela viktig information. Denna strömlinjeformade process har gjort kommunikationen enklare och ökat den totala produktiviteten.

• Introduktionen av nyanställda sker i Asana, och varje projekt för nyanställda startas med hjälp av en mall så att inga steg eller viktig information glöms bort. Denna strömlinjeformade process sparar teamet mycket tid och har förbättrat upplevelsen för nyanställda, som nu vet exakt vad som förväntas av dem från första dagen.

Sammantaget har Jane och ledningsgruppen märkt en enorm ökning av ansvarstagandet och drar nytta av fördelarna med ökad synlighet i hela företaget.

Tack vare Asana är våra projekt nu 30 % effektivare. Det beror på förbättrat ansvarstagande, bättre samordning mellan team och den struktur som Asana tillhandahåller.

Jane Lu, VD för Showpo

Modefokuserat

Teamet på Showpo kommer att fortsätta att fokusera på att leverera modeinriktade kläder till kvinnor runt om i världen. Detta innebär att fortsätta att få kontakt med kunder på sociala kanaler och att förnya användarupplevelsen genom uppgraderingar av digitala plattformar. Viktigast av allt är att sätta kunden i första rummet och samarbeta med alla team för att leverera en helhetsupplevelse som är slagkraftig och minnesvärd. Asana kommer att hjälpa teamet att hantera alla aspekter av den här processen, nu och i framtiden.