LoanDepot HR Technology & Payroll-teamet betjänar LoanDepots cirka 5 000 anställda i mer än 200 lokala filialer i USA. Teamet effektiviserar personalavdelningens arbetsflöden, stöder personalavdelningens Business-partners och hjälper företaget att navigera i komplexa affärsövergångar, till exempel att bli offentligt 2021 och omforma organisationen på grund av marknadsförändringar 2022.

Teamet använder Asana för att effektivisera personalavdelningens processer och ge personalen snabb tillgång till information på ett säkert och kompatibelt sätt. Med smidigare drift kan personalavdelningens personal fokusera på att stödja anställda istället för att jaga data eller göra manuellt arbete. loanDepot-team använder Asana som en central arbetsyta för att samarbeta tvärfunktionellt över rekryterings-, förmåns-, löne-, it- och efterlevnadsavdelning samt ledarskap. Genom dessa effektiviseringar kan personalavdelningen genomföra ett växande antal projekt och granskningar, samt genomföra komplexa personalförändringar med klarhet och självförtroende.

Asana hjälper oss att arbeta snabbare och fokusera vår tid och energi på medarbetarrelationer istället för på manuellt improduktivt arbete.

David Magana, ansvarig för HR-verksamhet

SOX-kompatibel dokumentation och informationslagring

Personalavdelningens team för teknik och löner hade spridit ut arbetet över många olika projekthanteringsverktyg. De bestämde sig för att centralisera arbetet till en plattform och valde Asana eftersom det var enkelt att använda men ändå mycket anpassningsbart och kunde användas av flera team och deras arbetsflöden.

Mike Wartenberg, chef för personalavdelningens teknik och löner, uppskattade också Asanas förmåga att ge ledarskap och tvärfunktionella partners en översikt över tidslinjer och beroenden, samt göra granskningar mer synliga och Sox-efterlevnad mer säker. Mike säger: "Som ett offentligt företag måste vi visa våra godkännandekedjor för efterlevnad. Asana hjälper oss att fånga dem." KPMG godkände loanDepots användning av Asana med enkel inloggning via Azure vilket gav ett ytterligare lager av autentisering och säkerhet.

Jag var på jakt efter anpassning och enkelhet. Asanas grundramverk är enkelt och självförklarande och vi kan bygga ut ytterligare mekanismer för olika funktioner och arbetsflöden.

Mike Wartenberg, chef för personalavdelningens teknik och löner

Omvandla loanDepot genom samordnade team på personalavdelningen

Idag är LoanDepots personalavdelningsprogram centraliserade i Asana, med automatiseringar, lättillgänglig information och definierade steg för att säkerställa att processerna utförs korrekt – allt för att hjälpa personalavdelningens personal att spara tid så att de kan omfördela sin energi från manuellt till strategiskt arbete. 

HR-teknikteam: HR-förfrågningshantering genom självbetjäning

HR-teamet, som övervakar ett antal plattformar och system, däribland Asana och Workday (loanDepots centrala HR-system), använde Asana för att hantera projektimplementeringen för självbetjäningsarbetsflöden med personalavdelningsförfrågningar och godkännanden. Innan Asana förlitade sig teamet på muntliga godkännanden, eller godkännanden via e-post. Idag har de självbetjäningsflöden med vilka chefer kan skicka in jobbändringar till sitt team och begära personalstyrka, samt för anställda att uppdatera information i personalavdelningens system, till exempel förmånsinformation.

Ett Asana-projekt fungerar som en arbetsyta där tvärfunktionella team inom säkerhet, rekrytering och löner kan ta emot och uppfylla inkommande förfrågningar. Varje förfrågan har en motsvarande Asana-uppgift, skapad från olika mallar som är anpassade till de olika teamens arbetsflöden. Förfrågningar färdas längs projekttavlan från ny till pågående till slutförd.

Ledarskapet får en god överblick över alla förfrågningar till personalavdelningen i rörelse. Dysiree Villalvazo, HR-teknikchef, säger: "Vi har kunnat ta oss igenom projekt betydligt snabbare i Asana utan att någon projektledare har hanterat dem på heltid."

Asana har gjort cross-training enklare. Vi kan visa steg-för-steg-processen för en konfiguration eller uppgift eftersom den finns i Asana och vi behöver inte återskapa hjulet varje gång.

Dysiree Villalvazo, chef, HR-teknik

Asana för granskningar

När loanDepot blev offentligt ökade frekvensen av dess granskningar och blev mer omfattande. Asana hjälper teamet att svara på granskningar genom att lagra historiska register över vem som slutförde uppgifter, när och hur.

När Dysiree till exempel konfigurerar en ny säkerhetsgrupp i Workday går hon till förfrågans Asana-uppgift där hon fångar eventuella anteckningar i uppgiften, laddar upp skärmbilder och tilldelar underuppgifter. Uppgiften visar en meritlista över vilka teamkollegor som slutförde godkännanden, konfiguration, produktion etc. Senare, om en granskning begär information om den säkerhetsgruppen, kan Dysiree använda Asanas avancerade sökning för att hitta uppgiften och snabbt svara på frågor.

Asana hjälper oss att säkra högprioriterade processer och dokumentation för personalavdelningen genom enkel inloggning och att uppfylla kraven som ett offentligt företag.

Mike Wartenberg, chef för personalavdelningens teknik och löner

Personalavdelningens verksamhetsteam: Genomföra högprioriterade projekt

Personalavdelningens Operations-team använder Asana för att hantera högprioriterade aktiviteter såsom personalförändringar, samt vardagliga processer såsom introduktion av nya medarbetare, efterlevnadstestning och organisering av ständigt växande personalresurser.

HR-verksamhetsteamet använder ett Asana-projekt för att planera och internt anpassa grupper, däribland företagsledarskap, företags-PR, HR-affärspartners och ett tredjeparts konsultföretag. Teamet utformade en heltäckande process i Asana, bl.a. steg för att kommunicera med anställda och spåra ändringar relaterade till löner, systemåtkomst med it- och datauppdateringar i Workday.

David Magana, Director of HR Operations, säger: "Vi behövde en spårbar, väldokumenterad process för personalavdelningens projekt med många beroenden och steg för olika chefer och anställda och behövde bekräftelse på att de anställda hade fått rätt meddelanden och att vi följde våra planer enligt tidtabellen. Vi bestämde oss för att rätt verktyg för jobbet var Asana.”

Sekvensering och automatisering i Asana för snabb kommunikation med anställda

För att kommunicera förändringar från personalavdelningen har varje associerad anställd en motsvarande Asana-uppgift som dokumenterar all unik information som behövs för att kommunicera om kommande förändringar. Dessa förändringar spåras genom ett antal steg som representeras av underuppgifter och tilldelas till personalavdelningens personal. När steg 1 i sekvensen märks som slutfört — till exempel en konversation med den anställdes nuvarande chef — tilldelar Asana-regler automatiskt steg 2 till nästa ansvariga teammedlem på personalavdelningen, och så vidare. Stegen utlöste åtgärder från löne- och it-avdelningen samtidigt som kommunikationer spreds genom företaget.

Att organisera all ändringsinformation i Asana hjälper till att förmedla responsen eftersom teammedlemmar på personalavdelningen kan titta på en anställds uppgift, förstå de invecklade aspekterna av den anställdes situation och ge support i realtid i ett individuellt möte utan att leta runt efter information. David säger: ”Genom att köra den här processen i Asana har vi lyckats skapa mer tid för mänsklig kommunikation och säkerställa att vi hanterar förändringar så bra som möjligt ur ett medarbetarrelations- och efterlevnadsperspektiv.”

Tillhandahålla en översikt över ändringshanteringen till ledarskapet och synkronisera personalavdelningens team

Olika faser av initiativ representeras av olika Asana-projekt, som alla är anslutna till en huvudportfolio och panel. Ledarskapet kan se hur implementeringen utvecklas i olika avdelningar och viktiga data samlas in i anpassade fält för varje anställds uppgift, samt för information, kommunikation och förlopp.

Att ha en tydlig stegföljd med automatiska aviseringar hjälpte personalavdelningens team att genomföra förändringar på ett samordnat sätt. ”Det som kunde ha tagit ett par timmar att slutföra i vår tidigare process – att kommunicera status och meddela personalavdelningsteam när en uppgift ska utföras – kan nu genomföras omedelbart”, säger David. "Eftersom slutförandestatusar fanns i Asana behövde vi inte leta efter dem manuellt, och vi hade en tydlig uppfattning om vad vi skulle rapportera till olika team och slutförde de operativa delarna i tid."

Att ha en central plats där man kan hantera all känslig information, kommunikation och framsteg, hjälpte oss att lägga mer tid på den mänskliga aspekten av vår organisationsförändring och gav våra ledare möjlighet att följa processen under hela förloppet.

David Magana, ansvarig för HR-verksamhet

Ge personalavdelningens personal möjlighet att betjäna anställda

loanDepot planerar att automatisera fler arbetsflöden för personalavdelningen med Asana, bygga ut ytterligare självbetjäningsprocesser och integrera Asana med loanDepots centrala HR-system. HR Technology Payroll-teamet fortsätter att stödja personalavdelningens affärspartners genom att utforska nya effektiviseringar och optimeringar i Asana, sträva efter en sömlös infrastruktur som gör det lättare för personalavdelningens personal att betjäna LoanDepot-anställda på ett bättre sätt – och i slutändan hjälpa fler konsumenter att uppfylla sina drömmar om en egen bostad. 

Med Asanas automatiseringar kan jag känna mig trygg med att varje steg i varje affärskritiskt initiativ kommer att genomföras korrekt. Inget glöms bort. Alla vet klart och tydligt vem som arbetar med vad, när det ska vara klart och var beroenden finns.

David Magana, ansvarig för HR-verksamhet