Air France KLM håller igång den internationella verksamheten med Asana

När Air France och KLM slogs samman 2004 blev de det största flygbolaget i Europa. Även om de två flygbolagen behöll sina starka nationella varumärkesidentiteter – franska och nederländska – har de nu en del av sin verksamhet under ett och samma tak.

”En fördel med att para ihop de två flygbolagen var inrättningen av ett gemensamt centrum för finansiella tjänster, som fungerar som ett redovisningscentrum för båda flygbolagen”, säger Tamas Kadar, affärsutvecklingschef på Air France KLM FSSC. Det gemensamma centret för finansiella tjänster ligger i Budapest och har 200 anställda. ”Hela Air France KLM-organisationen strävar efter att bli effektivare och mer produktiv”, förklarar Tamas. ”Genom att ha vårt servicecenter i Budapest kan vi utnyttja flera konkurrensfördelar: läge, infrastruktur, personal och ekonomi”, säger han. De valde Budapest eftersom det ligger geografiskt nära Amsterdam och i samma tidszon. Det är också en utmärkt plats för att rekrytera en högutbildad, flerspråkig arbetskraft. Detta innebär att de kan dra nytta av stordriftsfördelar och göra verksamheten effektivare och mindre kostsam jämfört med att driva ett antal olika separata finansiella centra i olika städer.

Det största och mest omfattande tillskottet av både personal och arbetsbelastning till Budapest-kontoret var överflyttningen av Air Frances redovisningsverksamhet. Det började med en förändring av försäljningsadministrationen, nya intäkts- och redovisningssystem, och fortsatte med migreringen av redovisningsverksamheten från cirka 150 länder. Förutom den finansiella verksamheten räknar Budapest-kontoret även ut återbetalningar för de cirka 250 000 återbetalningsansökningarna samt förebygger bedrägerier.

I sin roll leder Tamas affärsutvecklingsteamet, som utvecklar applikationer för att höja effektiviteten i redovisningsprocessen och annan affärsverksamhet, samt tar över aktiviteter från andra globala team. Hans team övervakar till exempel den kontinuerliga förbättringen av KLM:s system för behandling av återbetalningar.

Ett litet team med stor påverkan

Det var ingen liten bedrift att få allt att fungera friktionsfritt och samtidigt flytta båda flygbolagen till samma plattformar. Ännu mer imponerande när man betänker att affärsutvecklingsteamet endast består av sex personer, inklusive Tamas. Teamet arbetar från Budapest, men deras arbete kan påverka en personalstyrka på fler än 84 000 personer inom hela flygbolaget och 500 personer som arbetar specifikt inom ekonomi och redovisning från olika platser över hela världen.

Det krävs mycket samarbete för att serva en så stor arbetsstyrka: affärsutvecklingsteamet har ett nära samarbete med innovationsteamet och applikationssupportteamet, som finns i Budapest respektive Paris/Amsterdam. Arbetet kräver att flera team på olika platser och inom olika yrkesområden samordnas. Så de sökte efter ett pålitligt system som effektivt skulle kunna hantera och koordinera alla deras projekt, samordna alla medarbetare på olika platser och ge dem möjlighet att snabbt rapportera om förloppet. De behövde även enkelt kunna skapa Gantt-diagram och integrera med andra program. För Tamas och hans team på Air France KLM föll valet på systemet Asana.

Utveckla appar effektivt för att förbättra effektiviteten

En stor del av affärsutvecklingsteamets ansvar är att tillgodose anställdas behov genom teknik. Tamas team har till exempel implementerat en intern app för att introducera och utbilda nya kollegor med hjälp av e-lärande, onlinesimuleringar och centraliserat utbildningsmaterial. Tidigare hade detta gjorts individuellt på arbetsplatserna på ett ostandardiserat sätt och materialet var utspritt på FSSC:s server. Nu kan medarbetarna med hjälp av appen lättare guidas genom en standardiserad inlärningsväg för att skaffa sig den specifika kunskap som krävs för deras arbete.

Även om programvaran för att åstadkomma allt detta är standardiserad, ”måste applikationen anpassas eftersom vi har mycket specifika behov”, säger Tamas. Teamet samarbetar med utvecklare i Storbritannien för att anpassa appen.

Nya idéer till funktioner och funktionalitet kommer ofta från de som använder appen mest: de anställda. När de får idéer om ändringar i appen kan de skicka in en begäran via ett formulär. ”Detta blir en uppgift i Asana där vi kan säkerställa att varje steg spåras när vi definierar, dokumenterar och specificerar en ny funktionalitet – som vi sedan bygger”, förklarar Tamas.

De använder också Asana för att sortera förfrågningar som de får via olika kanaler: e-post, personliga diskussioner med mera. Genom att använda Jotform-integreringen kan Tamas team dirigera alla inkommande förfrågningar till ett Asana-projekt och prioritera dem.

Asana hjälper Air France KLM FSSC att ständigt förbättra deras appar och den allmänna upplevelsen varje steg på vägen, allt från insamling av idéer till förbättringar och utbyggnader av funktioner till att testa dem och åtgärda buggar. ”Verktyget gör deras liv enklare, effektivare, billigare och mindre stressigt”, säger Tamas, ”och Asana gör oss effektivare när det gäller att leverera appförbättringar”.

Storskaliga projekt, förenklade

Tamas team hanterar också vad de kallar innovationsprojekt, dvs. att representera FSSC i stora projekt som påverkar den centrala verksamheten. Idéerna till dessa projekt kommer vanligtvis från verksamhetsteamet eller huvudkontoren i Paris och Amsterdam. Affärsutvecklingsteamet arbetar ofta med upp till tio olika innovationsprojekt på en och samma gång.

Ett utmärkt exempel på detta var när Air France KLM implementerade en ny OCR-lösning för betalda fakturor på global nivå, vilket automatiserade igenkänning och dirigering av fakturor.

När mallar gick förlorade under en systemuppgradering fick hans team i uppdrag att migrera massor av data och genomföra rigorösa användartester.

”Vår första tanke var att hantera migreringen i ett kalkylblad, men dokumentet skulle ha blivit för tungt och vi skulle inte ha kunnat samarbeta i realtid”, säger Tamas. ”Så i stället importerade vi uppgifterna till Asana”, förklarar han. Att ro i land med detta var ingen liten bedrift: för att slutföra projektet krävdes fler än 11 000 uppgifter som tilldelades till 40 personer.

Att använda Asana för att hantera ett så omfattande projekt innebar att allt var organiserat, att uppgifterna var tydligt fördelade och tilldelade till teammedlemmarna samt att förloppet var lätt att spåra. Med en snabb titt på panelen i Asana kunde teamet veta om de gjorde framsteg eller om utmaningarna hade bromsat dem.

Förutom att det skapade större tydlighet och möjliggjorde samarbete i realtid, ”gillade teamet verkligen att använda Asana eftersom det var lätt att följa förloppet och identifiera var saker och ting låg efter eller var det fanns problem”, säger Tamas. Genom att titta på sina paneler fick de en snabb överblick av hur nära de var att nå sina mål, och ”de älskade de firande djuren som en extra motivationskälla”.

Förutom att de anställda kan spåra sina framsteg kan Tamas snabbt exportera data från Asana för att visa sina chefer vilka framsteg teamet har gjort. Om han till exempel behöver uppdatera sin chef om hur ett projekt går kan han enkelt exportera data från Asana till en CSV-fil och göra en pivot-tabell av den. ”Jag kan enkelt visa min chef var vi befinner oss och var vi skulle kunna vara i slutet av året”, säger han.

Komplex rapportering, noggrant planerad

För Air France KLM FSSC är data av största vikt när det gäller att fatta beslut och bedriva verksamheter. Att samla in data och hantera rapportförfrågningar är en viktig del av affärsutvecklingsteamets arbete. ”I en organisation av den här storleken är realtidsdata och benchmarkrapporter mycket viktiga, för att kunna flytta resurser dit de behövs mest eller för att peka ut områden där en process kan förbättras ytterligare”, säger Tamas. Verksamhetsrapporter hjälper ledningen att fatta mer välgrundade beslut, till exempel att bättre förstå en backlog. De kan använda rapporterna för att utvärdera om det rör sig om en tillfällig backlog på grund av underbemanning under sommarsemestern eller om det rör sig om ett bestående problem på grund av ökad arbetsbelastning.

En del av Tamas roll är att tillhandahålla dessa komplexa rapporter till högre chefer. Men för att uppnå den nivå av rapportering som krävs finns det många datakällor som behöver konsulteras och göras tillgängliga för operativa chefer och för den högsta ledningen för månads- och årsrapporter. Och rapporterna är komplexa: det kan ta två till tre månader att förbereda en rapport. Med Asana håller Tamas team koll på vilket team som har begärt rapporter, vilken datakälla varje rapport ska innehålla, vilka variabler som ska filtrera uppgifterna och hur många personer som är inblandade.

”Vi använder anpassade fält i Asana för att hjälpa oss att prioritera rapportförfrågningar och skapa tydlighet kring vem som ska generera dem och av vad”, säger Tamas. När uppgifter tydligt har blivit tilldelade till teammedlemmarna kan de effektivt planera sin arbetsbelastning och rapporternas slutdatum. Och med korrekta rapporter i handen i god tid kan ledningen i sin tur fatta datadrivna beslut för hela organisationen.

Arbeta mer effektivt

Med Asana kan Tamas team spåra allt arbete de utför, se sina framsteg och åstadkomma mer på kortare tid eftersom de vet vad som måste göras för att de ska nå målen.

Tamas uppskattar att om de inte hade använt Asana för sitt migrationsprojekt med 11 000 uppgifter skulle det ”ha tagit minst två månader längre att slutföra”. Med Asana kunde de slutföra OCR-optimeringsprojektet på bara tre månader.

”När det gäller snabbhet ser vi verkligen att Asana ger oss stora effektivitetsvinster när vi hanterar ett projekt”, säger Tamas. Asanas användarvänlighet har gjort det till en oumbärlig del av hur Tamas team arbetar. ”Asana är väldigt intuitiv att använda och lätt att lära sig – teamet kunde börja använda Asana helt på egen hand utan att det behövdes någon utbildning”. En extra bonus för Tamas och hans team? Smartphone-appen, som gör det enkelt att diskutera uppgifter och projekt medan de tar en kaffe i loungen.