Marknadsföringsavdelningen på Dow Jones sparar 10 % av sin arbetsdag tack vare Asana

Dow Jones har varit en stöttepelare i finansvärlden i över ett sekel. Företaget grundades 1882 och producerar ledande publikationer, såsom "The Wall Street Journal", och tillhandahåller data- och intelligenslösningar till företag genom sin B2B-avdelning.

B2B-marknadsföringsteamet genererar efterfrågan på företagets kärnprodukter och tjänster: Factiva, Dow Jones Newswires och Risk & Compliance. Marknadsföringschef Rossa Shanks började arbeta för organisationen 2016 och har utökat marknadsföringsteamet till 20 personer i New York, Singapore och London.

Han använde Asana för att underlätta kampanjplaneringen och samarbetet mellan de tre varumärkesteamen samt även för teamen för efterfrågegenerering, innehåll och kreativitet. Så när COVID-19 dök upp och hela arbetsstyrkan behövde jobba på distans fanns Asana redan i deras teknikstack, tillsammans med Slack och Google Drive – detta underlättade verkligen övergången till att arbeta hemifrån.

Precis som Dow Jones-marknadsföringsteam ökade nästan två tredjedelar (62 %) av de globala heltidsanställda kunskapsarbetarna sin användning av samarbetsverktyg på grund av COVID-19, enligt  Arbetets anatomi: distansteamundersökning, vilket gjorde det möjligt för dem att hålla sig i takt med sina kollegor när de jobbade hemifrån.

Ett teams samarbets- och kommunikationsteknik är avgörande, och har blivit ännu viktigare nu under COVID-19. Tack vare den introduktion vi fick redan från första dagen med Asana och våra andra verktyg kunde vi börja arbeta hemifrån utan problem. Det fanns inga störningar i vårt arbetsflöde eller vår produktion. ”

Limmet som håller ihop teamet

Efter att ha använt Asana i tidigare roller tror Rossa att team kan dra nytta av verktyg som hanterar överlämningar och skapar synlighet. Han visste att det skulle växa i takt med att organisationen växte. När Rossa gick med i Dow Jones-marknadsföringsteam bestod det av bara fyra personer.

Flexibilitet var ett annat krav. De tre varumärkesteamen har olika arbetsstilar, men Asana kan hantera alla, samtidigt som processerna inom innehålls-, kreativitets- och efterfrågningsgenereringsteamen effektiviserades.

En kampanj består av många beståndsdelar och uppgifter och kopplingen mellan teamen är avgörande för att saker och ting inte ska glömmas bort. Du behöver synlighet. Asana gör det enkelt att samarbeta och hjälper organisationer att skapa arbete som betyder något. ”

Asana eller gå under

Rossa hade en allt-eller-ingenting-inställning när han introducerade Asana till teamet och ledde med exempel: om deras arbete inte existerade i Asana skulle det inte existera alls.

Min introduktionsmetod visade mitt engagemang för de nya plattformarna, undanröjde alla oklarheter kring användningen och förmedlade att vi skulle misslyckas om vi inte införde dem fullt ut. ”

Julia Lancaster, teamets innehållsstrateg, tog över konfigureringen av Asana från den utgångspunkten. Hon såg till att alla arbetsflöden, uppgifter och tekniska detaljer införlivades. Tillsammans med teamen utvecklade hon processer för hur de skulle använda Asana, bl.a. markering, namngivningsregler och interna regler för uppgiftstilldelning.

Idag introduceras nya teammedlemmar till Asana på sin första dag. De introducerar genom att följa ett Asana-projekt som har mallats med varje steg de behöver slutföra – precis som alla andra formella processer. De genomgår en inledande utbildning i Asana och använder Asana-guiden som en löpande resurs.

Kreativ arbetsmagi

Asana är det centrala navet för allt marknadsföringsarbete, allt från kampanjplanering till innehåll och kreativt arbete. Portfolior gör det möjligt för teamet att organisera arbetet efter de tre stora produktavdelningarna men samtidigt se alla kampanjförlopp på ett och samma ställe.

Ledningsgruppen övervakar teammedlemmarnas arbetsbelastning, till exempel kan den kreativa chefen omfördela jobb om en av hans tre designers är överbelastad. Det gör också teammedlemmar slipper detaljstyra varandra och följa upp uppgifter.

Asana minskar behovet av att skicka ut nervösa uppföljningsmeddelanden när medarbetare oroar sig för att deras uppgift inte kommer att slutföras i tid. Om du tänker på hur mycket tid som går åt till att jaga personer sparar du förmodligen 10 procent av din dag. Det finns ingen chans att jag skulle gå tillbaka till en värld där 20 personer ber varandra att göra saker och hoppas att det blir gjort. ”

Teamet kör cirka 10 storskaliga marknadsföringskampanjer per år och använder en mall för att starta var och en av dem. De använder multi-homing för att dela upp uppgifterna mellan efterfrågegenerering-, innehålls- och kreativitetsteamen, vilket förenklar deras arbetsflöden. När man till exempel skapar en social tillgång ser en designer bara sina tilldelade kreativa uppgifter, såvida de inte klickar sig vidare till det bredare projektet för att förstå allt arbete som görs mellan team. Så medan ett Asana-projekt kopplar samman teamens arbete för en kampanj, möjliggör det också separering av arbetsflöden, eftersom det som designers tittar på i Asana skiljer sig från vad en marknadsförare ser på daglig basis. Projekt ordnas också genom färgkodning, för att ange vilket varumärke eller produkt uppgiften är till för.

Mallar bidrar till en idiotsäker innehålls- och kreativ produktion. Eftersom teamet arbetar med så många tillgångar samtidigt kan det vara lätt att glömma en liten men viktig teknisk detalj – till exempel att lägga till en spårningskod till ett innehåll. Julia, som förlitar sig på dessa koder för innehållsstrategi, kan bygga in steget i Asana-processen så att det alltid finns där som en påminnelse och hon kan övervaka när det har slutförts.

Asana ger mig en god överblick, men det ser också till att mina teamkollegor inte översvämmas av innehållsstrategi-uppgifter. Vi kan jobbab åtskilda men ändå anslutna på ett unikt sätt. ”

Med Asanas förmåga att fånga projektstatus, slutförda uppgifter och framtida planer, samt att minska behovet av informationssökning, uppskattar Rossa att Asana gör att teammedlemmarna sparar upp till 10 % av arbetstiden varje dag. Index för arbetets anatomi har fastställt att administrativt arbete ("jobb kring jobbet") kan kosta dubbelt så mycket tid som vi tror att det gör och potentiellt kan ta upp till 60 % av våra arbetsdagar.

Rossas team har hållit kontakten sedan de övergick till att arbeta hemifrån och de lämnar enkelt över oavslutade uppgifter till kollegor i olika tidszoner. Asana tillhandahåller ställningen för ett organiserat, autonomt team – de vet vad de behöver arbeta med, så att de kan tillbringa sina distansmöten med fokus på mänsklig kontakt och prata om arbete på strategisk nivå.

Mänskliga interaktioner och möten blir mer intensiva eftersom teamet inte behöver tänka på att föra anteckningar. De vet att det finns en Asana-uppgift med allt som behövs, så de är fria att ha viktiga konversationer och utöva sin kreativa magi. ”

Vad är nästa steg för Dow Jones B2B

I och med att kärnarbetet var under kontroll under COVID-19-karantänen kunde B2B-marknadsföringsteamet fokusera på att utveckla och bredda sina aktiviteter, t.ex. att förenas med försäljningsavdelningen för att underlätta en sömlös kundupplevelse, skapa avancerade kontobaserade marknadsföringskampanjer och öka sin organiska webbnärvaro i form av ett kraftpaket av nyheter och information.

Och de håller på att anpassa sig till sin status som trendsättare, eftersom andra team på Dow Jones noterar sin Asana-användning – och kopierar den.