Как Asana использует управление работой для более эффективного творческого производства

Для Тары Ваджры, начальника отдела креативной работы в Asana, создание креативного контента — это сложный процесс, требующий поддержания баланса. Её должность требует постоянной оценки имеющихся ресурсов с учётом новых запросов и более масштабных маркетинговых целей. Это особенно сложно в международной компании, где ей приходится создавать материалы, которые подходят для разных культур, и сотрудничать с заинтересованными сторонами, находящимися по всему миру.

«Перед нами стоит задача выяснить, как эффективно определять объём работы, сортировать запросы и вписывать разовые задачи в промежутки между нашими масштабными проектами, — говорит Ваджра. — «И, поскольку мы — глобальная команда, нам нужно создавать материалы, которые находят отклик в разных регионах и соответствуют маркетинговым стратегиям. Это очень тонкий баланс, и найти эту гармонию может быть самой сложной задачей».

Несмотря на эти сложности, Ваджра и её команда разработали метод оптимизации операционной деятельности, обеспечивающий высокую результативность и креативность проектов. Узнайте, как Asana превращает многогранную природу креативной работы в упорядоченный и согласованный процесс.

Посмотрите, как работает планирование маркетинга

С помощью Asana маркетинговые команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.

Смотреть демо

Проблемы креативного производства

Создание креативного контента — это по своей сути сложный процесс, требующий от команд координации ресурсов, управления вкладом заинтересованных сторон и создания привлекательного контента, который находит отклик у аудитории по всему миру.

Для этого необходимо действовать в соответствии с общими маркетинговыми стратегиями, а также справляться с разрозненным обменом информацией в разных инструментах. Координация действий между внутренними командами и внешними партнёрами может быстро превратиться в логистический кошмар, чреватый недопониманием и задержками. И, в довершение всего, необходимо поддерживать единообразный стиль и эстетику бренда в самых разных творческих материалах.

Это огромный список подводных камней, с которыми придётся столкнуться, если у вас нет надлежащей поддержки. Но это также отличный пример того, как такое программное обеспечение, как Asana, оснащённое функциями автоматизации и ИИ, может избавить от рутины ежедневных задач.

Морган Киз, арт-директор Asana, рассказывает о мучительном процессе, через который ей приходилось проходить до того, как она пришла в Asana.

«Раньше у каждого сотрудника была своя, отдельная система управления проектами, — объясняет Киз. — «Креативный продюсер мог вести электронную таблицу для отслеживания хода работ по проекту. А у меня, как у дизайнера, был список задач в личном приложении для заметок, и я оставляла некоторые письма непрочитанными, чтобы не забыть о важных задачах. Всё было настолько разрозненно и неорганизованно, что я удивляюсь, как нам вообще удавалось что-то делать».

6 способов оптимизации творческого производства с помощью Asana

1. Автоматизация приёма запросов с помощью форм

Во многих крупных компаниях команды отправляют новые творческие запросы по электронной почте, на совещаниях или с помощью других разрозненных инструментов. В лучшем случае это доставляет массу неудобств. В худшем случае это может затянуть процесс производства, что приведёт к дополнительным расходам и потере времени вашей талантливой креативной команды.

В Asana команда по созданию контента для бренда использует специальную форму для сбора запросов. Это помогает им заранее собирать всю необходимую информацию, в том числе:

• Какая требуется креативная поддержка

• дата сдачи;

• Целевая аудитория

• Область проекта

• Список заинтересованных лиц и их зон ответственности с помощью матрицы RACI

• Технические требования к дизайну

Каждый раз, когда кто-то отправляет ответ в этой форме, он автоматически попадает в проект Asana, где команда может просматривать запросы, расставлять приоритеты и распределять ресурсы.

2. Кастомизируемые шаблоны проектов

Когда Ваджра будет готова запустить новую инициативу, она создаст новый проект в Asana, чтобы начать работу. Но ей не придётся начинать с нуля. Вместо этого она использует готовый шаблон проекта, в котором может задать правила обозначения и хранения информации.

Шаблоны для распространённых типов проектов упрощают настройку и запуск, позволяя командам сразу погружаться в творческий процесс. Например, она использует метки (которые в Asana называются нестандартными полями), чтобы показывать статус проекта, кому назначена работа и к какой глобальной маркетинговой инициативе она относится. Это помогает заинтересованным сторонам быстро понять, как продвигается работа и кто за неё отвечает.

Если вы управляете сроками создания видео или другого контента, вы также можете использовать шаблон графика съёмок, чтобы планировать сцены, назначать съёмочную группу и отслеживать дни съёмок — и всё это в одном проекте Asana.

3. Совместная работа внутренних и внешних команд

Крупные организации часто прибегают к услугам внешних агентств, чтобы передать на аутсорсинг часть своей творческой работы. Но работа с людьми за пределами сети компании сопряжена с определёнными трудностями. Во-первых, как обеспечить безопасность информации? Кроме того, использование переписок по электронной почте или других традиционных платформ для общения отнимает много времени и неэффективно.

Но с Asana всё — от общения до фактической работы — можно безопасно выполнять в одном месте. Добавляя внешних партнёров в своё рабочее пространство в качестве гостей, творческая команда Asana может работать с ними в рамках специальных проектов. Они служат централизованными пространствами для совместной работы, где внутренние команды и внешние агентства могут беспрепятственно взаимодействовать, делиться отзывами и отслеживать зависимости, обеспечивая выполнение проектов в срок и в рамках бюджета.

Наш процесс интегрирован с внешними агентствами, поэтому, если мы решаем, что они будут работать над конкретным проектом, мы можем запустить его прямо в Asana, не прибегая к масштабной передаче данных через другие инструменты.”

4. Автоматизированные рабочие процессы

Используя мощные инструменты автоматизации Asana, Ваджра и её команда значительно сократили время, затрачиваемое на выполнение повторяющихся задач. От автоматического назначения задач в зависимости от типа проекта до оптимизации процесса утверждений — автоматизация позволяет команде делегировать повторяющиеся задачи и даёт больше пространства для проявления творческого потенциала.

Например, в Asana они могут создать гораздо более простой процесс проверки, разработав рабочий процесс, который автоматически устанавливает даты сдачи, назначает задачи по проверке и уведомляет руководителей, когда им нужно вмешаться. В сочетании с рабочими процессами согласования это обеспечивает быстрое и точное выполнение проектов.

5. Центральный источник достоверной информации

Интеграции Asana с такими инструментами для творческой работы, как Figma и Google Workspace, делают её мощным решением для творческих команд, стремящихся централизовать свои рабочие процессы и общение.

Вместо того чтобы отправлять документы каждому отдельному заинтересованному лицу в отдельных цепочках сообщений, они могут прикреплять любые материалы непосредственно к задаче Asana. Таким образом, заинтересованные лица получают мгновенный доступ и могут предоставлять обратную связь прямо на платформе. 

Интеграции с ведущими инструментами для дизайна и решениями для облачного хранения позволяют Asana выступать в качестве единого источника достоверной информации для всех креативных материалов, облегчая доступ к ним и обеспечивая единообразие бренда во всех материалах.

6. Управление ресурсами

Попытка определить точные ресурсы, необходимые для творческих проектов, — это сложный процесс поиска баланса. У кого есть свободные ресурсы и когда они освободятся? Нужны ли нам сторонние инструменты и агентства, и сколько они стоят?

Попытка отслеживать всё это с помощью такого статичного инструмента, как электронная таблица, означает, что вам придётся вручную обновлять информацию и постоянно делиться этими обновлениями со своими партнёрами по работе. Творческая команда Asana экономит массу времени и избавляет себя от головной боли, используя функции загрузки и подборок в Asana. Это даёт им общее представление о текущих и предстоящих проектах, позволяя эффективно распределять творческие таланты и ресурсы там, где они больше всего нужны.

При поступлении нового запроса творческой команде достаточно просто проверить свои панели задач по загрузке в Asana. Они могут быстро увидеть, кто над чем работает сейчас и будет работать в будущем, и определить, кто может быть свободен для выполнения дополнительных задач. Кроме того, с помощью проекта по бюджету они могут определить, какие средства следует выделить на новую работу, и расставить соответствующие приоритеты.

Творческое производство в новом формате

Чтобы справляться со сложностями творческой работы, особенно в глобальном масштабе, нужны не только талант и видение, но и подходящие инструменты для оптимизации процессов и улучшения совместной работы. 

Тара Ваджра и её команда в Asana — пример того, как интеграция интеллектуального, гибкого программного обеспечения, такого как Asana, в творческие процессы может превратить потенциальный хаос в хорошо организованную симфонию продуктивности. 

Автоматизируя рутинные задачи, облегчая беспрепятственное общение между странами и поддерживая единый источник достоверной информации, Asana позволяет творческим командам сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего: создании инновационных и эффективных творческих материалов.