Отпуск: 4 способа подготовиться к нему с помощью Asana
Что может быть лучше заслуженного отпуска? Это время, чтобы отдохнуть, расслабиться и отвлечься от повседневных обязанностей. Но подготовка к отпуску может быть стрессовой. Вы пытаетесь завершить задачи, передать проекты и убедиться, что все знают, к кому обращаться с вопросами, чтобы ничего не упустить из виду, пока вас нет. Однако, если немного спланировать отпуск, этого можно избежать.
Вот четыре способа использовать Asana, чтобы расслабиться и насладиться заслуженным отдыхом, зная, что работа в офисе продвигается вперед:
1. Создайте для своей команды проект об отсутствии на рабочем месте
Многие блокируют свой Календарь на время отпуска. Но ваш Календарь не всегда привязан к задачам команды, поэтому о нём легко забыть при планировании работы или назначении задач. Как это исправить? Создайте в Asana проект для учёта отпусков, чтобы вы и ваша команда могли на него ссылаться.
Отслеживая, когда участники команды отсутствуют, вы можете учитывать это при планировании работы и назначении запросов. Поскольку задачи могут находиться в нескольких проектах в Asana, добавьте свои задачи на время отпуска в ключевые проекты, такие как творческие запросы или запуски продуктов, чтобы все были в курсе. Таким образом, они смогут планировать предстоящую работу с учетом вашего отпуска.
Как создать календарь отсутствия команды в Asana:
Нажмите кнопку быстрого добавления в верхней панели навигации и выберите «Проект».
Создайте новый проект для графика отпусков вашей команды.
Перейдите на вкладку «Календарь» и нажмите значок фильтра в правом верхнем углу, чтобы сохранить его в качестве представления по умолчанию для всех пользователей.
Добавьте участников команды в качестве участников проекта, чтобы они могли добавлять задачи на время своего отпуска.
При добавлении новых задач используйте даты начала и даты сдачи, чтобы чётко определить продолжительность вашего отпуска.
Убедитесь, что задача назначена тому, кто уходит в отпуск.
Включите в описание задачи важные детали, например контактную информацию на случай чрезвычайной ситуации.
Добавьте задачу в другие проекты, на которые может повлиять ваш отпуск, чтобы все знали, когда вы уедете.
2. Составьте план действий на время своего отсутствия
По мере приближения отпуска продумайте всю работу, которую вы выполняете в настоящее время или которую необходимо выполнить во время вашего отсутствия. Составьте план, в котором будет указано, кто возьмёт на себя ту или иную часть работы и выполнит все ключевые обязанности, пока вас не будет. Так все будут знать, к кому обращаться с вопросами и за обновлениями.
Если отпуск короткий, можно задокументировать свой план прямо в задаче с уведомлением об отсутствии. Если же отпуск длится несколько недель или связан с семейными обстоятельствами, лучше создать отдельный проект. Включите в него информацию о ключевых задачах, в которых вы участвуете, о том, кто за них отвечает, о любых документах, которые могут понадобиться участникам команды, и о том, как с вами связаться, если что-то случится. Добавьте в задачу или проект участников команды и всех, кому необходимо знать о вашем плане на время отсутствия, чтобы все были в курсе.
3. Переназначьте задачи, которые нужно выполнить, пока вас нет на месте
Неизбежно будут задачи, которые вы не успеете завершить до отпуска, например публикация еженедельных обновлений статуса или проверка незавершённой работы. Исходя из обязанностей, изложенных в вашем плане, переназначьте эти задачи соответствующим участникам команды, чтобы они могли справиться с ними, пока вас нет. Затем прокомментируйте задачу, чтобы другие участники команды знали, кто будет отвечать за работу, и могли продолжить её, пока вас нет.
4. Обновите свой профиль Asana до статуса «Отсутствует»
Вы создали план действий на время своего отсутствия, и вся ваша работа либо завершенный, либо переназначена. Теперь вам просто нужно установить статус «отсутствует», прежде чем уйти. Ваш аватар будет отображаться как «отсутствует», чтобы все знали, что вы недоступны. Если вы хотите, чтобы информация была легко доступна, вы также можете обновить свой профиль, указав, с кем можно связаться, пока вас нет, аналогично традиционному сообщению об отсутствии на рабочем месте.
Чтобы установить статус «Нет на месте» в Asana:
Нажмите на свой аватар в правом углу верхней панели и выберите пункт Настройки моего профиля в выпадающем меню.
В разделе Обо мне добавьте ссылку на задачу или проект с информацией об отсутствии либо укажите, к кому можно обращаться в ваше отсутствие. Не забудьте обновить эту информацию, когда вернётесь.
Включите индикатор отпуска и укажите дату возвращения.
Нажмите «Обновить профиль», чтобы изменить статус на «Отсутствую».
Бонус: быстро вернитесь в курс дела с помощью «Входящих» и напоминаний о задачах
Надеемся, что вы вернулись из отпуска отдохнувшими и полными сил. Чтобы сохранить это ощущение, перейдите в раздел «Мои настройки» и откройте вкладку «Лайфхаки». Включите задачи-напоминания из «Входящих» и задачи по отслеживанию из правой панели, чтобы можно было легко создавать задачи-напоминания при просмотре уведомлений.
Просматривая «Входящие», архивируйте обновления, которые не требуют последующих действий после их прочтения, или создавайте для себя последующие задачи, нажав «Создать задачу-напоминание» в нижнем левом углу уведомлений. Таким образом, вы сможете сначала наверстать упущенное, а затем вернуться к задачам, когда снова войдёте в рабочий ритм.
Подготовка к поездке — залог спокойного отпуска
Спланировав отпуск заранее, вы будете уверены, что работа не будет стоять на месте, пока вас нет. А если что-то всё же произойдёт (ведь невозможно предусмотреть все варианты), вы всегда сможете получить доступ к своей работе из мобильного приложения (доступно для iOS и Android). А теперь пора отправляться в отпуск. Вы его заслужили.
Как вы готовитесь к отпуску? Поделитесь своими советами в комментариях!
