Как использовать метод Хосин Канри для стратегического планирования

Краткое примечание: ниже мы включили графический шаблон в формате PDF, который поможет вам представить метод Хосин Канри в качестве варианта стратегического планирования. И хотя вы можете использовать Asana для применения этого метода, у нас нет текущей функции или шаблона в продукте для этого.

Помните, как в детстве вам давали задание соединить точки? Сначала страница выглядит как море случайных точек. Но когда вы соединяете точки вместе, начинает формироваться более крупная картина. 

Хотя метод Хосин Канри немного сложнее, чем раскраска, в его основе лежит тот же принцип. С помощью метода Хосин Канри можно соединить точки между своей повседневной работой и более крупными стратегическими целями компании, чтобы увидеть общую картину. Вот как это делается.

Что такое Хосин Канри?

Хосин Канри — это инструмент стратегического планирования, который используется для согласования целей компании с повседневной работой отдельных сотрудников. В переводе с японского слово «хосин» означает «политика» или «направление». Слово «канри» переводится как «управление». Вместе эти слова примерно переводятся как «Как мы управляем нашим направлением?»

Цель хосин канри — добиться, чтобы все сотрудники компании одновременно двигались к одной и той же цели. Это происходит через поток обратной связи, называемый Hoshin Kanri Catchball. Вот как это работает:

• Стратегическая команда доводит стратегию до уровня отдельных исполнителей, предоставляя информацию и контекст о том, как стратегия связана с их повседневной работой.

• Затем отдельные сотрудники реализуют эту стратегию.

• Наконец, информация о производительности отдельных исполнителей передаётся обратно стратегической команде, чтобы помочь ей проанализировать и скорректировать стратегию.

Таким образом,  Хосин Канри — это не разовый метод мышления, а непрерывный цикл планирования и совершенствования.  

Когда использовать метод Хосин Канри

Хосин Канри — хороший метод, если вы реализуете стратегию в масштабах всей компании или хотите объединить всю команду для достижения одной и той же главной цели. Однако для планирования и реализации требуется много времени. 

Если вы ищете более простой способ согласования стратегических приоритетов, попробуйте начать со стратегического плана. Но независимо от того, используете ли вы стратегический план или метод «кэтчбол» Хосин Канри, убедитесь, что вы всегда предоставляете своей команде контекст, ясность и связь, необходимые для успеха.

Матрица Хосин Канри

Матрица Хосин Канри (или X-матрица) — это наглядное представление процесса планирования Хосин Канри. Команды используют её, чтобы отслеживать, как цели и задачи связаны друг с другом при реализации метода Хосин Канри. Цель матрицы — определить, кто работает над какой инициативой, как стратегии связаны с инициативами и как они соотносятся с долгосрочными целями.

Как читать матрицу Хосин Канри

Если вы используете методологию Хосин Канри, вам также следует использовать матрицу Хосин Канри. Матрица Хосин Канри — чрезвычайно полезный инструмент, позволяющий людям понять, как их конкретная работа связана с долгосрочными целями. Когда у команды нет чётких целей или понимания того, как их работа связана с более крупными стратегическими целями, они могут случайно потратить время и ресурсы на ненужную работу. Связь работы с целями поможет команде двигаться в одном направлении. 

Несмотря на то, что матрица Хосин Канри выглядит сложной, на самом деле её довольно просто читать. Информация в таблице разделена на пять основных разделов по схеме компаса:

• Долгосрочные стратегические цели относятся к южному разделу.

• Годовые цели — в западном разделе.

• Инициативы по улучшению — в северном разделе.

• Цели улучшения или KPI находятся в восточном разделе.

• Ресурсы — в дальневосточном разделе.

Читать матрицу Хосин Канри следует снизу вверх по часовой стрелке. В каждом углу матрицы есть маленькие точки, которые показывают, как инициативы и цели связаны друг с другом. Ресурсы в крайней правой части указывают, какой участник команды отвечает за ту или иную инициативу по улучшению и KPI.

Вот пример. В приведенной выше матрице Хосин Канри мы начнем с нижнего раздела «Стратегические цели». Следуя за точками слева, мы видим, что стратегическая цель «Стать глобальной компанией» связана с годовой целью «Создать новую функцию продукта, адаптированную к международному рынку». Посмотрев на верхний левый угол этого столбца, мы увидим, что годовая цель связана с двумя инициативами по улучшению: «Оптимизировать программу сопровождения клиентов с учётом их потребностей» и «Провести исследование международного рынка». Продолжая в том же духе, можно связать KPI и ресурсы и увидеть, как всё сочетается.

Семь шагов планирования по методу Хосин Канри

При запуске стратегии планирования по методу Хосин Канри необходимо выполнить семь основных действий. Если у вас уже есть стратегический план, можно пропустить шаги с первого по четвёртый. Вот как начать.

1. Определите видение организации

Определите ключевую миссию, концепцию и ценности своей организации. Обычно это делается в форме концепции. Концепция должна поддерживать долгосрочные цели вашей команды и связывать их с миссией компании. 

В ходе традиционного процесса стратегического планирования важно уточнить концепцию организации, чтобы обеспечить согласованность долгосрочных целей. Однако метод Хосин Канри делает шаг вперед, помогая визуализировать, как индивидуальная работа влияет на долгосрочные цели вашей компании и, как следствие, на ваше организационное видение.

2. Разработка стратегических целей

Стратегические цели, иногда называемые прорывными, — это изменения, которые ваша организация должна внести для достижения видения, определенного на первом этапе. Эти цели являются основой вашей стратегии. Не стоит ставить слишком много задач — выберите три или четыре, которые являются долгосрочными и требуют от трёх до пяти лет для достижения. Слишком большое количество целей может отвлечь вашу команду, что затруднит достижение стратегических целей. Определив стратегические цели, добавьте их в нижнюю часть матрицы Хосин Канри.

3. Разработка годовых целей

Определив основные прорывные цели, которых вы хотите достичь, сосредоточьтесь на постановке годовых целей, которых должна достичь ваша команда. Поскольку достижение стратегической цели занимает от трёх до пяти лет, разбивка её на более мелкие краткосрочные цели делает большую цель более управляемой. 

Стремитесь ставить от двух до десяти годовых целей. Имейте в виду, что эти цели должны быть SMART-целями, то есть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени. Чтобы отслеживать прогресс команды в достижении этих целей, также следует определиться с ключевым показателем успеха, который будет использоваться в качестве ключевого показателя эффективности (KPI) для каждой цели. В матрице Хосина Канри это раздел в левой части диаграммы.

4. Распределите цели по всей организации

Прежде чем приступить к работе, необх��димо разбить годовые цели на более мелкие и выполнимые задания. Для этого разбейте относительно широкие годовые цели на практические инициативы, характерные для каждой команды или отдела. В результате вся команда будет понимать не только общую цель, то есть годовые и стратегические цели, но и более мелкие цели, над которыми они будут работать, чтобы помочь компании достичь более крупных целей. 

На этом этапе команда начнёт понимать, какая работа необходима для достижения годовых целей. Эти инициативы по улучшению являются верхним разделом матрицы Хосин Канри. Матрица каждой команды или участника команды может выглядеть немного по-другому, поскольку каждый отвечает за разную часть инициативы.

5. Выполнение годовых задач

Наконец, вы готовы к реализации. Поскольку годовые цели разбиваются на более мелкие задачи, у разных команд будут разные стратегии. Но в конечном итоге все эти стратегии объединяются, чтобы ваша организация могла достичь своих годовых целей. 

Вы сами решаете, как именно реализовывать свои инициативы. Некоторые способы сделать это — использовать стратегии непрерывного совершенствования, такие как модель Six Sigma DMAIC, методология Kaizen или цикл PDCA. 

По мере начала производства и поступления результатов обратная связь будет поступать от производственного цеха к стратегической команде.

6. Проводите ежемесячные обзоры

Слишком часто цели и стратегическая информация остаются в статичных документах, таких как электронные таблицы или презентации, в то время как повседневная работа команды происходит в другом месте. Чтобы соединить эти точки, начните с внедрения системы ежемесячных обзоров, чтобы все были в курсе происходящего. Проверяйте, насколько согласованы цели и работа по их достижению.

Метод Хосин Канри делает это ещё проще. Как только вы начнёте выполнять ежегодную работу на пятом шаге, результаты производства начнут поступать обратно к вашей команде стратегического руководства. Используя эту информацию, отвлекитесь от повседневной работы и посмотрите, как вы в настоящее время поддерживаете прогресс. Что получается хорошо? Что можно улучшить? 

Инструмент управления проектами может сделать этот процесс ещё проще. Например, Asana позволяет создавать и отслеживать цели в том же месте, где ваша команда хранит и отслеживает свою повседневную работу. Вы также можете настроить автоматические напоминания, которые будут предлагать вам обновлять и пересматривать цели ежемесячно.

7. Проводите ежегодные обзоры

По завершении 12 месяцев работы пришло время взглянуть на всё, чего достигла ваша команда. Удалось ли вам достичь поставленных целей? Если нет, что можно изменить в следующий раз? Что из того, что вы узнали в этом году, можно реализовать в следующем цикле проекта? 

Определив уроки, извлечённые из предыдущего года, можно начать процесс заново и поставить новые цели на предстоящий год. В дальнейшем можно изменить тактику, чтобы устранить прошлые препятствия или болевые точки, а затем снова запустить процесс Хосин Канри.

Преимущества и недостатки методологии Хосин Канри

Как и в случае с любой стратегией, у метода Хосин Канри есть как преимущества, так и недостатки. Вот что в ней хорошо и что следует учитывать при реализации этой стратегии.

Преимущества методологии Хосин Канри

• Матрица Хосин Канри проста для понимания. На первый взгляд матрица Хосин Канри выглядит сложной. Но когда вы освоите её, то поймёте, что это простой и эффективный способ управлять обязанностями и понимать, как инициативы связаны с более высокими целями компании.

• Хосин Канри чётко разбивает общую стратегию на части. Когда команды обсуждают общую стратегию, матрица Хосин Канри — это простой способ взглянуть на более мелкие инициативы и то, как они могут повлиять на более крупные цели компании. 

• Знание того, кто за что отвечает. С помощью матрицы Хосин Канри руководители могут быстро определить, кто отвечает за какие инициативы. Это помогает людям нести ответственность за цели, за которые они отвечают.

Недостатки методологии Хосин Канри

• Матрица Хосин Канри полезна только при минимальном объёме информации. Чем больше информации вы добавляете в матрицу, тем менее читаемым становится график. Если вы создаёте более сложные зависимости и обязанности, матрица Хосин Канри может оказаться не лучшим методом для вашей команды. Если вам нужна более детальная зависимость, попробуйте использовать метод критического пути (СРМ). 

• Хосин Канри сужает стратегию только до четырёх уровней специфики. Если ваша команда хочет разбить цели и стратегии на более чем четыре слоя, метод Хосин Канри не сработает. Если вы хотите разбить проект на большее количество разделов, попробуйте использовать каскадную методологию.

• Матрица Хосин Канри статична. Если стратегии и обязанности меняются на радикальном уровне, матрицу Хосин Канри сложно изменить. Если вы ожидаете, что в рамках проекта произойдут более значительные изменения, возможно, лучше использовать методологию Agile.

Воплотите матрицу Хосин Канри в жизнь с помощью инструментов управления работой

Матрица Хосин Канри — хороший статический справочный материал, но инструмент, который отслеживает цели в режиме реального времени, будет ещё лучше. Использование инструмента для управления работой, такого как Asana, поможет команде сосредоточиться на одной общей миссии. Когда команда чётко понимает, как её работа способствует развитию компании в целом, она может добиваться измеримых результатов.