Как использовать экспертную оценку в управлении проектами
Сводная информация
При работе над любым проектом вы сталкиваетесь с темами, проблемами или вопросами, которые просто не знаете, как решить. Вот тогда вам и нужен эксперт. Менеджеры проектов используют экспертную оценку для решения сложных задач в рамках важных проектов. Эти эксперты обладают уникальной квалификацией для принятия решений на основе своего многолетнего опыта. Узнайте, как работает экспертная оценка и когда её использовать в своей работе.
Что такое экспертная оценка в управлении проектами?
Экспертная оценка — это когда вы обращаетесь к эксперту, чтобы получить квалифицированное мнение. Это методология планирования проекта, основанная на мнении эксперта, который оценивает количественные детали проекта, такие как сроки и потенциальные ресурсы.
По данным Института управления проектами (PMI), экспертная оценка является одним из наиболее распространенных инструментов планирования управления проектами. В Руководстве PMBOK® экспертная оценка предлагается в качестве потенциального инструмента в каждом из шести процессов. Специализированные знания стоят дорого, поэтому нанимать квалифицированного работника на полный рабочий день для вынесения экспертного суждения не всегда рентабельно. Вместо этого многие компании нанимают сторонних экспертов для завершенных оценок, используя их для мониторинга и контроля работ по проекту в конкретных областях.
Попробовать Asana для управления проектамиКогда и как использовать экспертную оценку
Одна из причин, по которой экспертная оценка так распространена, заключается в том, что её можно применять в самых разных ситуациях. Это полезный способ получить внешнюю аналитику своей работы, но она субъективна и требует руководства. Часто экспертная оценка используется для управления ресурсами. Например, эксперт может помочь вам определить, сколько ресурсов вам нужно для запуска нового продукта, функции или даже новой компании, если вы находитесь на этапе стартапа.
Экспертную оценку также можно использовать в следующих случаях:
Когда ставки высоки. Если вам предстоит реализовать важный проект, полезно получить одобрение экспертов, прежде чем двигаться дальше.
Перед планированием проекта. Если вы разрабатываете устав проекта до создания плана, можно привлечь эксперта, чтобы он рассмотрел его и подтвердил жизнеспособность проекта.
Для управления затратами. Когда вы определяете смету расходов для ценообразования на продукт или даже найма, наличие эксперта поможет вам максимально приблизиться к реалистичной цифре.
Во время принятия решений. Экспертное заключение можно использовать в рамках фреймворка для принятия решений, например RACI, или при принятии обычных решений. Если вы используете RAPID, назначение эксперта на роль лица, принимающего решения, поможет вам в полной мере использовать мнения экспертов.
При прогнозировании. Эксперты помогут вам взвесить такие факторы, как нынешняя макросреда или соответствие рынку во время прогнозирования, чтобы вы могли получить точную оценку потенциальных продаж.
Для управления рисками. Эксперт может проанализировать вашу оценку рисков, анализ рисков и меры реагирования на них, чтобы определить, насколько высоки риски в различных сценариях, и подготовиться к любому вероятному исходу.
Типы экспертных суждений:
Экспертное выявление: когда группа экспертов в конкретной области знаний формирует единое, сплочённое мнение. Обычно используется, когда доступно меньше данных или ресурсов.
Кто такие эксперты?
Состав экспертов зависит от ваших потребностей. Это может быть кто угодно: от участника команды до консультанта, которого вы приглашаете для решения конкретной задачи. Экспертами могут быть:
Внутренняя команда проекта. Скорее всего, ваша команда уже состоит из экспертов. Это самый простой (и часто первый) способ найти экспертов.
Профильные эксперты. Это эксперты с глубокими знаниями в конкретной области. Например, если вы управляете производственной компанией, то, скорее всего, будете привлекать эксперта по закупкам, когда будете искать новых потенциальных поставщиков. Экспертами в предметной области могут быть как внешние консультанты, так и штатные специалисты. Преимущество привлечения специалистов извне организации заключается в том, что они не имеют предубеждений и могут быть более объективными.
Менеджеры проектов. Менеджеры проектов часто обладают глубоким пониманием своей темы. Привлекая менеджеров проектов в качестве экспертов, помните о предвзятости, которая может возникнуть из-за работы в одной и той же области.
Заинтересованные лица проекта. Заинтересованные лица могут иметь различный опыт и выполнять разные роли. В результате многие из них являются экспертами. Не бойтесь полагаться на их ценное мнение.
Семь шагов к получению экспертной оценки
Недостаточно просто поговорить с экспертом — чтобы отношения были успешными, вам нужно уточнить, чего вы хотите и ожидаете от него. Чётко определив исходные данные, результаты и ожидания от проекта, вы и ваш эксперт сможете получить выгоду от структурированного процесса экспертной оценки, который удовлетворит всех.
1. Изучите проблему
Прежде чем привлекать эксперта, необходимо досконально изучить проблему. Убедитесь, что вы точно знаете, что уже завершено, в чём заключается проблема и что вам нужно от эксперта.
2. Запишите свои вопросы
Будьте максимально конкретны. Чем точнее вы сформулируете вопросы, тем лучше будут ответы эксперта. Используя результаты исследования, полученные на предыдущем шаге, сформулируйте чёткие вопросы. Вопросы могут быть сложными, но они должны быть достаточно понятными, чтобы эксперт мог на них ответить.
3. Выберите экспертов
Выберите экспертов, которые лучше всего подходят для решения конкретной проблемы или проекта. Например, если вы работаете над дистрибуцией продукции, вам следует привлечь экспертов, которые понимают цепочку поставок в вашей отрасли и целевой рынок. Затем объясните им проблему, предоставив все ресурсы и документы по проекту, чтобы у них были знания, необходимые для эффективного суждения.
4. Отправьте вопросы
Отправьте вопросы выбранным экспертам. Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, можно прикрепить к вопросам соответствующие аналитические материалы и документы. Когда эксперты ответят, вы увидите их ответы в режиме реального времени.
5. Проверьте и проанализируйте их суждений
Получив ответы от экспертов, вы должны проанализировать их и решить, как использовать полученную информацию. Чтобы ещё больше снизить предвзятость, можно использовать процесс экспертной оценки, состоящий из нескольких экспертов, чтобы убедиться, что вы получаете наиболее точные данные.
6. Соберите мнения в отчёте
Создайте отчёт обо всех полученных оценках. Сохраните его как центральный источник достоверной информации, чтобы можно было легко делиться результатами с заинтересованными сторонами.
7. Сообщите о результатах
После того как вы приведете результаты в порядок, разошлите их всем заинтересованным сторонам для ознакомления. На этом этапе вы такж�� начнёте обсуждать, нужен ли вам ещё один раунд экспертной оценки. В основном, процесс повторяют, если заинтересованные стороны обнаруживают ошибки или у них возникают дополнительные вопросы.
Экспертная оценка сокращает количество догадок
Когда вы оцениваете ключевые инициативы проекта, продукта или компании, вы никогда не будете уверены на 100 процентов, но использование экспертов может помочь вам максимально приблизиться к нужным результатам.
