7 советов, которые помогут управлять распределённой командой

По мере глобализации экономики возникает потребность в международных командах, которые могли бы обслуживать клиентов, где бы они ни находились. Такой тип команды, участники которой находятся в разных местах и часовых поясах, называется распределённой командой. Хотя у распределённых команд множество преимуществ, у них есть и свои сложности.

Что такое управление распределённой командой?

Управление распределённой командой — это процесс управления участниками команды, находящимися в разных местах, без центрального офиса. Например, организации, в которых часть участников команды работает в одном офисе в одном городе, часть — удалённо, а остальные — в другом офисе, являются примером распределённой команды. 

Управление распределённой командой — это процесс руководства такими командами, участники которых находятся в разных местах. Из-за уникальной структуры распределённых команд управлять ими может быть сложнее, чем более традиционной командой, работающей очно в одном месте.

В чём разница между распределёнными командами, удалёнными командами и гибридными командами?

Хотя некоторые люди могут использовать термины «распределённые команды» и «удалённые команды» как взаимозаменяемые, между ними есть небольшая разница. Распределённые команды — это команды, члены которых находятся в разных местах, причём некоторые из них могут работать в офисах. Удалённые команды — это команды, у которых нет конкретного офиса, и все их участники находятся в разных местах. Гибридные команды — это команды, которые сочетают в себе оба варианта: у них есть определённое время для совместной работы в централизованных офисах, а также гибкие дни, когда работники могут выбирать, где им работать — из дома или из офиса.

Зачем нужно управление распределёнными командами?

Распределённые команды необходимы компаниям, у которых международная аудитория. Распределённая команда даёт компаниям множество преимуществ. Вот лишь несколько причин:

• Более эффективный доступ к целевому рынку. Если вы хотите выйти на рынок, находящийся за пределами вашего обычного часового пояса, самый простой способ охватить эту аудиторию — иметь представителей на месте. Например, если ваша компания базируется в Калифорнии, а ваш целевой рынок находится в Нью-Йорке, у вас есть всего несколько часов рабочего времени, совпадающих с рабочим временем ваших потенциальных клиентов. Однако, если у вас есть участники команды, находящиеся в Нью-Йорке, 100% их рабочего времени будет совпадать с рабочим временем этого целевого рынка. 

• Расширение поиска талантливых сотрудников. Одно из преимуществ наличия удалённой или распределённой команды заключается в том, что вы можете расширить поиск талантов далеко за пределы одного города. Это даёт вам возможность пообщаться со значительно большим количеством талантливых людей, чем если бы вы ограничивались поиском кандидата в конкретном городе или его переездом в город, где находится ваш головной офис. Кроме того, ценности работников кардинально меняются — многие люди теперь ищут именно те вакансии, которые предусматривают возможность удалённой работы, чтобы проводить больше времени с семьёй. Расширение перечня льгот для таких людей открывает вашей команде доступ к ещё большему числу отличных кандидатов. 

• Это может быть более доступно (как для работодателя, так и для работника). Для работодателей управление распределённой командой может быть более доступным, чем управление сотрудниками в офисе, поскольку вашей компании не придётся оплачивать основные накладные расходы, например на аренду офисных помещений. Компании, которые управляют распределёнными командами, могут экономить, выплачивая своим сотрудникам зарплату с учётом стоимости жизни в конкретном месте, где они проживают. Это позволяет компании экономить средства в зависимости от того, где находятся её сотрудники. Работники также могут экономить, поскольку тратят меньше на бензин для поездок на работу или на общественный транспорт, а также не покупают кофе и обеды вне дома.

7 советов по управлению распределённой командой

Управление распределённой командой сильно отличается от управления традиционной командой, работающей в офисе. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять распределённой командой.

1. Проводите совещания регулярно

Проведение совещаний в одно и то же время каждую неделю обеспечивает участникам вашей команды регулярный график. Это даёт им возможность при необходимости переносить дела на время совещаний, чтобы они могли структурировать свои рабочие дни наиболее удобным для них образом. Также важно, чтобы контент совещаний был единообразным, чтобы участники команды знали, как и когда вносить свой вклад в эти регулярные встречи, если это необходимо. Если кто-то из участников команды не может присутствовать на очередном совещании, предложите ему возможность получить информацию асинхронно. Запись совещаний или предоставление протоколов совещаний по их завершении — отличный способ держать всех в курсе.  

Что следует учесть

Что делать, если ни у кого из членов вашей команды нет свободного времени, которое совпадало бы с временем других? Вместо еженедельного цикла попробуйте двухнедельный. Джош Зеркель, глава глобального сообщества Asana, чередует два времени проведения совещаний, поскольку часть его команды находится в Европе, а другая — в Азии, в то время как он сам работает в Сан-Франциско. На одной неделе совещание проводится утром по тихоокеанскому стандартному времени (PST), а на следующей — во второй половине дня по PST. Он записывает каждое совещание, поэтому, независимо от того, кто может присутствовать, участники его команды всё равно могут получить доступ к записям в асинхронном режиме. 

2. Формируйте ожидания в процессе адаптации

Хотя это лучшая практика для любой компании, важно установить стандарт того, как ваша распределённая команда обменивается информацией в процессе адаптации. Предоставьте информацию о допустимых формах общения в рабочее время, о том, где обмениваются информацией и как общаться с конкретными участниками команды. Все эти вопросы полезно рассмотреть на ранних этапах процесса адаптации. Формирование ожиданий на раннем этапе позволяет сотрудникам устанавливать собственные границы в дополнение к стандартным, установленным компанией. 

Что следует учесть

Хотя важно обучить новых участников команды лучшим практикам вашей компании, не менее важно, чтобы вы как руководитель были в курсе как этих практик, так и того, как общаются члены вашей команды. Стили общения различаются в зависимости от культуры, поэтому эффективное общение с человеком в Японии может отличаться от общения с человеком в Нью-Йорке.

Признайте, что каждая культура отличается от других: в некоторых принято говорить более прямо, а в других сложнее давать обратную связь или просить о помощи. Постарайтесь понять культурные нормы каждого из участников вашей команды, чтобы быть лучше подготовленными к управлению ими.”

3. Уважайте границы

При работе в распределённой команде важно соблюдать любые границы, установленные компанией, вашей командой и отдельными её участниками. Вы же не хотите оказаться в ситуации, когда сотрудник из Сан-Франциско отправляет электронное письмо другому сотруднику в Берлине в 16:00 по тихоокеанскому стандартному времени, ожидая немедленного ответа. Это не только неуважение к времени сотрудника в Берлине, но и то, что сотрудник с западного побережья США не получает необходимую информацию способом, соответствующим его рабочему процессу. Знание границ друг друга и настройка процессов в соответствии с этими границами помогают предотвращать подобные ситуации.

Что следует учесть

Иногда вам придется смириться с тем, что ваше рабочее время будет выходить за рамки обычного графика с 9 до 17, поэтому вы должны быть гибкими. Это не обязательно означает, что вы всегда должны работать по 18 часов в день, но это означает, что будут дни, когда вы будете приходить на работу пораньше или оставаться онлайн допоздна, чтобы учесть интересы тех, кто работает в разных часовых поясах.

4. Используйте несколько платформ для общения

Работа в распределённой команде означает, что графики могут быть немного более гибкими, чем при традиционном рабочем дне с 9 до 17. Для некоторых участников команды это может означать приём звонков или ответы на электронные письма на ходу. Наличие нескольких форм общения, таких как мессенджеры (например, Slack), платформы для видеоконференций (например, Zoom) или инструменты для управления работой (например, Asana), предоставляет участникам вашей команды возможности для передачи нужной информации в нужном месте. Предоставление команде возможности общаться с помощью мобильных устройств также позволяет сотрудникам работать так, как это лучше всего подходит им и их расписанию. 

Что следует учесть

Хотя наличие различных форм общения — это здорово, сообщения могут быстро пересекаться. Убедитесь, что существует централизованная система учёта, в которой хранятся все окончательные решения. Это особенно полезно, если в вашей команде есть участники, чей родной язык отличается от вашего. Использование видео вместо письменной речи может помочь легче передать интонацию и контекст, чем текстовое общение.

5. Поставьте чёткие, измеримые цели и определите, как ваша команда будет их достигать

Постановка чётких, измеримых целей означает, что ваша команда сможет разработать план действий по их достижению. Это, в свою очередь, формирует чёткие ожидания в отношении того, какую работу должны выполнить участники команды для достижения этих целей. Наличие этих двух элементов даёт участникам вашей распределённой команды возможность самостоятельно выполнять необходимую работу в наиболее удобное для них время. Пока они выполняют работу в установленные сроки, у них есть возможность работать так, как им удобнее всего.

Что следует учесть

Хотя достижение целей — это здорово, для распределённых команд особенно важно отмечать успехи команды. Поскольку всем может быть сложно найти время для личного общения, важно вместе отмечать достижения. Обязательно планируйте встречи, будь то виртуальные или очные, чтобы проводить время вместе и отмечать успехи.

6. Выделяйте время для регулярного общения

Один из главных недостатков управления распределённой командой заключается в том, что у её участников мало возможностей для социального взаимодействия, которое способствует формированию командного духа. Обязательно выделяйте время для регулярного общения с участниками распределённой команды на нерабочие темы или для проведения регулярных рабочих сессий, во время которых участники команды сидят и работают вместе удалённо. 

Что следует учесть

Если вы работаете с коллегами, которые находятся с вами в одном офисе, помните о «беседах у кулера». Такие обсуждения важны для построения отношений с участниками команды, но при этом не стоит непреднамеренно изолировать тех, кто работает не в вашем офисе.

7. Предоставляйте свободу действий (но регулярно проверяйте результаты) 

При работе в распределённой команде общение с коллегами может быть немного сложнее, поскольку у вас нет такой свободы взаимодействия, как в офисе. Вот почему руководителям важно регулярно связываться с участниками своей команды, чтобы узнавать о ходе выполнения работы. Регулярные проверки дают сотрудникам поддержку, необходимую для выполнения их работы. Если возникнут какие-либо препятствия, у них будет специально выделенное время, чтобы обсудить с вами способы их устранения.

Что следует учесть

Систематические и регулярные встречи «один на один» с участниками команды — это простой способ обеспечить вашим непосредственным подчинённым специальное время для обсуждения любых рабочих вопросов. Это также даёт вашей команде возможность делиться с вами обратной связью, будь то открыто или анонимно. Это даёт им возможность высказывать критические замечания, чтобы вы могли лучше оказывать им поддержку, необходимую для успеха.

Наблюдайте за тем, как ваша распределённая команда добивается отличных результатов

Управление распределённой командой сопряжено с определёнными логистическими трудностями, но возможность наблюдать за развитием многообразной команды приносит пользу как вам, так и компании. По мере развития международного бизнеса всё чаще можно будет наблюдать, как участники команд со всего мира сотрудничают и вместе достигают отличных результатов.