Компания Outreach, штаб-квартира которой находится в Вашингтоне, а международные офисы — в Лондоне и Праге, расширилась до такой степени, что внутренние рабочие процессы стали выходить из-под контроля. Все использовали разные инструменты: от платформ для управления работой до электронных таблиц и приложений для заметок. Командам было сложно определять объём проектов, соблюдать дедлайны и согласовывать общие цели. Вдобавок ко всему, отдел ИТ пытался справиться с ростом количества инструментов, и ему требовалось управлять связанными с ними рисками безопасности, одновременно упрощая процесс администрирования разрешений.

Менеджер ИТ-проектов и программ Карли Макги понимала, что нужно что-то делать. Карли руководит основными ИТ-проектами компании и управляет программой закупок программного обеспечения Outreach. Её команда из семи человек обслуживает более 600 работников компании, и все они задавали ей один и тот же вопрос: «Какой инструмент лучше всего подходит для управления моей работой?»

Помимо потенциальных проблем с безопасностью, фрагментированные рабочие процессы создали среду, в которой:

• Руководителям было сложно получать общие представления. Командам было сложно представлять данные о своей работе, и не было организованного архива работ и решений.

• Легко пропустить электронные письма, потому что работа не организована в одном месте. Детали проекта иногда терялись в суматохе.

• Управление ресурсами было сопряжено с неопределённостью. Никто не мог получить представление о предстоящей работе и спланировать загрузку.

Согласно каталогу «Anatomy of Work», 64% организаций, использующих программное обеспечение для управления работой, говорят, что их компания настроена на эффективность, по сравнению с 27% фирм, у которых нет системы для управления работой. Карли хотела, чтобы Outreach была среди лидеров, и решила найти решение, которое было бы простым в использовании, безопасным и удобным для самостоятельного обучения. Самое главное — это должен был быть инструмент, которым люди действительно будут пользоваться.

В поисках простоты, безопасности и гибкости

Карли нужна была платформа с надёжными мерами безопасности, особенно с учётом нынешних нормативных актов, таких как Общий регламент ЕС о защите данных (GDPR) и Калифорнийский закон о защите частной жизни потребителей (CCPA). Когда люди уходили из компании, у Outreach должна была быть возможность аккуратно передать данные коллеге, а когда внутренние команды работали с третьими лицами, им нужно было легко контролировать уровни доступа сотрудников.

В качестве первого шага Карли и её команда проанализировали инструменты, на которые подписаны другие команды в Outreach. Команда инжиниринга использовала платформу управления проектами, которая хорошо им подходила, и изначально команда Карли рассматривала возможность её расширения для более широкого использования между командами. Но её интерфейс был сложным, и адаптация остальных сотрудников компании потребовала бы значительных ресурсов. В итоге Outreach оставила для отдела инжиниринга существующий инструмент, а для остальной части компании выбрала Asana, поскольку эта платформа проста в использовании и адаптируется к самым разным вариантам применения. Outreach просто интегрировала Asana и Jira, инструмент, которым пользуется команда инжиниринга, чтобы команды могли следить за ходом работ друг друга и обмениваться информацией между платформами, предотвращая разобщённость.

Благодаря Asana ИТ-команда Outreach теперь может гибко добавлять лицензии по мере роста компании, а также подключить Asana к Okta — своему инструменту для безопасного управления идентификацией. Маркетологи могут ограничивать доступ подрядчикам, работающим над их кампаниями, а многочисленные сертификаты безопасности Asana позволяют команде не беспокоиться о сохранении конфиденциальной информации.

Любая компания, имеющая несколько сертификатов безопасности и демонстрирующая серьёзный подход к вопросам безопасности, очень важна для нас.

Карли Макги, менеджер ИТ-проектов и программ

Опытные пользователи прокладывают путь к внедрению в масштабах всей компании

Outreach начала с чуть более 100 лицензий Asana, но в течение одного-двух месяцев использование резко возросло.

Когда в компанию приходят новые работники, Карли добавляет их в Asana с помощью интеграции с Okta, а для тех, кому нужна помощь в начале работы, она создаёт проект адаптации «Основы Asana» из шаблона, чтобы они могли активно учиться пользоваться платформой. У опытных пользователей и сторонников Asana — как правило, менеджеров проектов из различных команд Outreach — есть канал в Slack, где они делятся практическими рекомендациями и помогают новичкам, которые могут задавать вопросы.

Часто бывает трудно убедить руководителей внести изменения в рабочий процесс. Но на момент внедрения один из опытных пользователей Asana возглавлял отдел продаж. На еженедельных встречах с руководством он демонстрировал работу своей команды с помощью портфелей. Все их проекты уже были зафиксированы и актуализированы в Asana, поэтому ему не нужно было выполнять дополнительную работу, чтобы найти достижения или обновить статус. То, как он использовал Asana, продемонстрировало, насколько легко высшему руководству получить больше прозрачности, и привело к тому, что другие сотрудники организации также начали использовать платформу.

Что Карли особенно нравится в Asana, так это встроенная отчётность об использовании и входах в систему. Это позволяет ей легко видеть, действительно ли работники используют платформу, и отслеживать экономическую эффективность по мере увеличения количества мест Asana в Outreach.

Казалось, что внедрение в командах произошло практически за одну ночь. В течение месяца или двух это было просто бум! Люди запрашивают доступ к Asana. Рост был довольно быстрым.

От планирования работы на высоком уровне до отслеживания целей, поставленных на индивидуальных встречах

Asana, гибкая по своей сути, помогает командам в Outreach управлять своими рабочими процессами:

• Отдел маркетинга проводит кампании, взаимодействует с подрядчиками и управляет внешними мероприятиями.

• Отдел продаж принимает запросы, управляет обновлениями системы и планирует предстоящую работу.

• Отдел управления продажами использует Asana для годового планирования и в ходе индивидуальных бесед для обеспечения ответственности за карьерный рост с помощью отчётов.

• Несколько команд также управляют OKR в этом инструменте.

Вместо того чтобы вручную отслеживать всё в электронных таблицах, отдел кадров теперь адаптирует новых сотрудников с помощью автоматизаций, созданных в Asana. После приёма на работу отдел рекрутинга уведомляет отдел кадров через проект с набором задач, таких как отправка пакета для нового сотрудника, для управления внутренним процессом адаптации. Благодаря этой автоматизации отдел кадров устранил два шага с двойным вводом данных.

Помимо стандартных функций управления работой в Asana, таких как проекты, задачи и даты сдачи, у команд Outreach есть несколько личных фаворитов. Сотрудники отдела аналитики любят использовать формы для входящих заявок, чтобы заранее собирать необходимые сведения перед управлением очередями. Команды также активно используют правила, с помощью которых они автоматизируют действия и экономят время, и портфели, где они отслеживают проекты на высоком уровне.

Использование Asana на уровне компании привело к новому уровню ответственности между руководителями и подчинёнными. Общение стало менее интенсивным, а работа — более прозрачной. Это было очень полезно в 2020 году, когда все команды Outreach работали удалённо. Что касается ИТ, то Кэри и её команда теперь тратят меньше времени на управление приложениями, и им стало проще справляться с рисками безопасности.

Беспроблемное управление ИТ с помощью Asana

В настоящее время в Outreach больше не упускают ничего важного, а команды действуют более проактивно благодаря напоминаниям о запуске проектов и дедлайнах в Asana. Благодаря отлаженному рабочему процессу компания Outreach теперь может лучше обслуживать своих клиентов и с новой эффективностью продолжать оптимизировать циклы продаж по всему миру.

До того как у нас появился хороший инструмент для управления проектами в командах ИТ и безопасности, нам приходилось прилагать массу усилий, чтобы получать актуальную информацию о проектах и понимать, что происходит. Asana очень помогла нам в этом.