Амель Решид — менеджер по правовым вопросам в компании Leroy Merlin France. Она отвечает за контракты, связанные с закупками и цепочкой поставок, которая обеспечивает 144 магазина и 600 миллионов онлайн-клиентов. «Наш рост означал, что внутренние проекты стали более сложными. Поэтому мы начали думать о поиске инструмента для управления проектами, который мог бы структурировать нашу работу », — объяснила она. «Мы знали, что другие отделы в Leroy Merlin используют Asana, и решили попробовать её сами. Применив подход проб и ошибок, мы подумали: „Давайте просто перенесём все наши проекты и посмотрим, как это работает“. Было удивительно увидеть, насколько Asana проста в использовании и насколько хорошо она обеспечивает видимость нашей повседневной работы ».

Обеспечение контроля и межфункционального взаимодействия 

До внедрения Asana юридический отдел полагался на базовые инструменты, такие как электронная почта и электронные таблицы, что негативно сказывалось на производительности команды. «Каждый юрист обновлял 3–4 электронные таблицы по своим проектам, а также электронные таблицы наших внутренних клиентов из отделов маркетинга, цепочки поставок, ИТ и услуг. Это делало управление проектами крайне трудоёмким процессом », — говорит Амель. «Кроме того, были протоколы совещаний, контракты и сопроводительная документация — поиск необходимой информации мог занимать до 3 часов.

«Кроме того, поскольку отчётность составлялась вручную, было очень трудно получить полное представление о нашей работе. У нас не было автоматизации и визуализации данных, что затрудняло отслеживание и оценку нашей деятельности. И у нас не было возможности использовать знания работников после того, как они покидали компанию ».

Умная совместная работа с помощью Asana

Будучи центральным подразделением, юридическая команда сотрудничает с другими отделами Leroy Merlin. Согласно каталогу «Anatomy of Work», когда Business внедряет «умную совместную работу», это становится главным фактором, определяющим успех или неудачу. Команды получают всё необходимое, чтобы выполнять свою работу более эффективно, что позволяет компании быстрее достигать своих целей, увеличивая выручку, преодолевая трудности и удовлетворяя потребности клиентов.  

«Мы знали, что, если найдём способ эффективно обмениваться информацией о наших проектах, то сможем повысить свою продуктивность», — говорит Амель. «Asana помогла нам формализовать рабочие процессы и дала нашим внутренним клиентам понять ценность работы с юридической командой».

Высокая концентрация высвобождает время на стратегически важную работу

Leroy Merlin подошёл к внедрению разумно. Она решила оптимизировать свои рабочие процессы, воспользовавшись интеграциями Asana для подключения к существующим инструментам, включая Google Suite для повышения продуктивности и управления документами. Это устранило необходимость в ненужных ручных операциях — каталог «Anatomy of Work» показывает, что работники тратят 58% своего рабочего дня на «работу по организации работы» и лишь 9% своего рабочего дня на стратегические задачи.

«Мы больше не тратим время на заполнение пробелов в электронных таблицах, — говорит Амель. — «Нам даже не нужно думать об отчётности. Asana — это волшебство. Теперь мы можем просто сосредоточиться на наших проектах, потому что знаем, что можем сформировать любой отчёт в любой момент и продемонстрировать ощутимую ценность, которую юридическая команда привносит в процесс».

Эффективность упрощает и ускоряет процесс

Согласно каталогу «Anatomy of Work», работники на руководящих должностях могут сэкономить 5,6 часа в неделю, просто улучшив существующие рабочие процессы. В юридическом отделе Leroy Merlin всегда одновременно находится в процессе несколько стратегических проектов. Амель считает, что её команда достигает эффективности, необходимой для реализации проектов, благодаря правилам, установленным в Asana, которые определяют, когда автоматизация может упростить, поддержать и ускорить процесс. 

«Два года назад мы запустили наш маркетплейс во Франции. С помощью Asana мы делились различными этапами проекта с юристами, совместно работали и управляли мероприятиями во Франции, Испании и Италии, при этом разница во времени не влияла на ход работ».

Последовательность обеспечивает ясность в отношении работы, выполняемой в процессе

Несмотря на то, что у межфункциональных команд свой собственный стиль работы, Asana улучшает видимость задач и определяет приоритеты. «Мы используем представление портфеля для управления рабочей нагрузкой в юридическом отделе, потому что для каждого проекта мы можем чётко и ясно видеть, что поставлено на карту, потенциальные риски и ключевые детали, связанные с ним», — объяснила Амель. «Несмотря на то, что каждый проект индивидуален, Asana обеспечивает единообразие в работе команды, что объединяет нас всех».

Каталог «Anatomy of Work» показывает, что чёткие, связанные цели упрощают работу с заинтересованными лицами из других подразделений, поскольку работники с большей вероятностью будут делиться информацией, следить за тем, чтобы она доходила до нужных людей, и информировать ключевых заинтересованных лиц. 

Размышляя о своём опыте использования Asana, Амель сказала: «Asana даёт нам обзор всех действий в наглядной и простой для понимания форме. Это действительно полезно, когда приходит время обсуждать бюджеты с директорами и демонстрировать нашему головному офису, как мы оптимизируем повседневную работу юристов. Мы также можем видеть, когда наши коллеги заняты, и, если кажется, что нагрузка слишком велика, мы можем найти способ перераспределить работу внутри команды».

Умный инструмент для юридического отдела

Нормативно-правовая среда постоянно меняется, и Leroy Merlin стремится использовать знания и навыки всех своих юристов, чтобы подготовиться к любым изменениям. Как показывает каталог «Anatomy of Work», организации, в которых налажена совместная работа, лучше подготовлены к адаптации, что обеспечивает устойчивое конкурентное преимущество и увеличивает их долгосрочную выручку. 

«У нас в Leroy Merlin появились новые консультанты, которые работают юристами 1–2 года, — говорит Амель. — «В Asana мы создали проект, чтобы фиксировать наши коллективные знания в области права и делиться ими. Если кто-то решает уйти из компании, мы сохраняем его опыт, чтобы и дальше извлекать из него уроки».

«Asana — очень мощный инструмент, и, поскольку парламент продолжает принимать новые законы, мы знаем, что находимся в наилучшем положении, чтобы идти в ногу с изменениями».