Отдел маркетинговых операций компании Gannett увеличивает базу цифровых подписчиков с помощью Asana

Важные события

Задача

• Когда Gannett перенесла производство кампаний из внешнего агентства на собственный штат, команда маркетинговых операций изначально могла обрабатывать от 50 до 70 кампаний в месяц на 200 рынках.

• Их целью было найти способы повышения операционной эффективности, чтобы увеличить количество кампаний, используя те же ресурсы.  Поскольку информация была разбросана по разным приложениям, было сложно устанавливать сроки, отслеживать ход кампании от начала до конца и оценивать, как используются ресурсы.

Решение

• Отдел маркетинговых операций перенёс работу над кампаниями в Asana. 

• Вместо использования комбинации электронной почты и программных платформ Asana предоставила им централизованное место для совместной работы, где они могли видеть все текущие проекты.

Результат

• Увеличили количество реализуемых кампаний до 120–150 в месяц за счёт повышения операционной эффективности — в 2,4 раза больше по сравнению с первоначальной способностью реализовывать 50–70 кампаний в месяц.

• Экономия 389 рабочих дней — 1,5 года работы на полную ставку — за счёт централизации общения и автоматизации этапов в Asana.

• Использование отчётности Asana для количественной оценки производительности команды и индивидуальной загрузки с целью выявления возможностей автоматизации и стратегического вложения ресурсов.

Наличие единой централизованной экосистемы, объединяющей всех исполнителей и заинтересованных лиц, действительно ускорило наше понимание выполняемой работы и скорость её выполнения. ”

Плавное масштабирование рабочих процессов кампаний

Команда маркетинговых операций Gannett теперь управляет 120–150 кампаниями в месяц. Управляя выполнением кампаний в Asana, команда работает быстрее благодаря стандартизированным лучшим практикам, оптимизированным рабочим процессам и быстрому доступу к важным данным кампаний.

Оптимизация и реализация кампаний в больших масштабах

Сегодня Asana — это официальная платформа, которую маркетинговая команда Gannett использует для комплексного управления кампаниями. При этом формируется единый источник достоверной информации для всей работы по кампании, что помогает команде оптимизировать рабочие процессы и быстрее двигаться вперёд вместе.  

Чёткие процессы двигают работу вперёд

• Команда маркетинговых операций стандартизировала передовые методы, создав шаблоны для своих наиболее часто проводимых кампаний. Это даёт им предварительно проверенные рабочие процессы, которые можно запустить одним щелчком мыши. 

• В проектах Asana определяются зависимости, поэтому последовательность работы чётко видна. Когда команда хочет использовать шаблон повторно или создать новый, она использует конструктор рабочих процессов, чтобы визуализировать, как проект будет проходить этапы.

Автоматизация помогает маркетологам двигаться быстрее

• Команда использует формы, чтобы ускорить управление запросами.

• Команда также использует правила для автоматизации таких шагов, как перераспределение запросов, установка дат сдачи и назначение задач.

Улучшенная прозрачность обеспечивает согласованность действий заинтересованных сторон кампании

• Заинтересованные стороны добавляются в проект Asana в качестве сотрудников, что даёт им возможность видеть планы кампании, её статус и обсуждения. Эта прозрачность укрепила партнёрские отношения между отделом маркетинговых операций и остальной частью организации.

• Чтобы хранить информацию о кампании в одном месте, команда маркетинговых операций прикрепляет документы к задачам вместо того, чтобы отправлять их по электронной почте. Они также используют интеграцию Asana для Outlook, чтобы прикреплять электронные письма к задаче в виде комментариев, чтобы обсуждения не терялись.

Команда отслеживает дополнительные метаданные о кампаниях с помощью нестандартных полей, например, чтобы указать, какая подкоманда отвечает за определённые задачи.

Независимо от того, рассчитана ли кампания на 3 или 30 дней, отслеживание множества разных типов проектов в одной экосистеме чрезвычайно полезно для нас.”

Выявление препятствий и обеспечение планомерной работы с кампанией

Теперь централизованная информация помогает команде маркетинговых операций видеть общую картину, отчитываться о своей работе и выявлять возможности для повышения продуктивности. Благодаря тому, что все данные находятся в Asana, команда получила представление о том, как она работает и что можно улучшить, что позволило ей внести изменения, более чем удвоившие продуктивность.

Эффективная отчётность помогает командам быстро адаптироваться

• Руководители и участники команды могут получить общее представление о работе с помощью портфелей Asana, в которых кампании сгруппированы по типу, например по каналу. В рамках портфелей маркетологи оценивают статус кампании и сообщают о нём на ежемесячной и ежеквартальной основе.

• Чтобы понять объём запросов на кампании, команда маркетинговых операций использует панели задач для отчётности и проект «Запрос на кампанию», в котором отображается количество и тип запросов, полученных от деловых партнёров.

• Команда может создавать специальные отчёты по всем кампаниям, используя данные нестандартных полей. 

Аналитика загрузки команды улучшает управление ресурсами

• Функция загруженности Asana позволяет руководителям видеть способность команды и загруженность отдельных участников команды в реальном времени.

• Это означает, что руководство может оценивать загрузку отдельных сотрудников, видеть, где командам не хватает ресурсов, и замечать, где проекты застревают, а затем принимать взвешенные решения о том, куда инвестировать в рост или автоматизировать процесс.

Возможность сделать информацию доступной для всех в Asana, а не хранить её изолированно, позволила нам обсуждать, почему мы работаем именно так, и сыграла решающую роль в нашем росте.”

Увеличение охвата, расширение связей

По мере того как Gannett расширяет свою базу цифровых подписчиков и оптимизирует печатный бизнес, команда маркетинговых операций продолжит проводить кампании в Asana, чтобы приблизиться к своим квартальным и годовым целям по количеству подписчиков. 

То, что было создано в Asana вчера, никогда не является постоянным, поэтому отдел маркетинга может продолжать совершенствовать процессы и находить новые эффективные способы взаимодействия с подписчиками. Охват Gannett уже не имеет себе равных. Перенося работу над кампаниями в Asana, отдел маркетинговых операций обеспечивает постоянный успех миссии Gannett по укреплению сообществ на местном и национальном уровнях.