O que está na pauta? Como realizar reuniões eficazes

Reuniões, reuniões e mais reuniões. Entre as reuniões recorrentes de equipe, de planejamento, de brainstorming e de acompanhamento de projetos, o seu calendário provavelmente parece estar transbordando de reuniões. E provavelmente está.

Se as reuniões estão tomando tanto do seu tempo, você deve estar tirando muito proveito delas, seja como líder ou participante, certo? Infelizmente, a maioria das reuniões está fadada ao fracasso. A Meta final não é clara (ou sequer identificada), não há uma pauta para orientar a reunião, e as pessoas saem com mais perguntas do que respostas. Os funcionários querem ser produtivos e sentir que estão gastando o seu tempo em coisas importantes, mas, quando as reuniões não têm estrutura, elas parecem ineficazes e uma perda de tempo.

Como o dia (de trabalho) tem um número limitado de horas, apresentamos aqui um processo fácil de seguir para realizar reuniões eficazes, de modo que todos saibam o que será abordado e saiam cientes dos próximos passos.

É hora de se preparar: crie e compartilhe a pauta da reunião

1. Identifique o propósito e a Meta da reunião

Antes mesmo de começar a verificar os calendários das pessoas, pergunte-se: “O que precisamos realizar nesta reunião?” Se for uma reunião recorrente, isso também ajudará a determinar a frequência com que vocês precisam se reunir. Se você estiver agendando uma sessão de planejamento, por exemplo, o propósito pode ser identificar os principais marcos para os objetivos anuais da sua equipe, e a meta pode ser determinar os prazos e quem é responsável por cada marco. Depois de definir o propósito e a Meta, você pode começar a trabalhar no agendamento.

2. O que incluir na pauta da reunião

Agora que você sabe por que está realizando a reunião, é hora de criar uma pauta que manterá a discussão no caminho certo. Embora seja tentador anotar rapidamente em um post-it antes da reunião, preparar a pauta com antecedência garantirá que você priorize as coisas certas e não se esqueça de algo importante.

Comece descrevendo os temas em que você quer focar a reunião. Para a reunião de planejamento anual, isso pode incluir a discussão de resultados, brainstorming e ações a realizar para avançar no planejamento. Para ajudar a manter tudo (e todos) no caminho certo, atribua blocos de tempo a cada tópico para que você possa abordar tudo o que precisa ser discutido.

3. Adicione os tópicos a discutir

Agora é hora de adicionar os tópicos que você deseja discutir. Adicione-os à seção apropriada da pauta para discuti-los no momento certo durante a reunião. Quanto mais detalhes você tiver sobre o que gostaria de discutir, melhor.

Se você criar a pauta na ferramenta onde monitora o seu trabalho, será fácil adicionar o trabalho existente ou vincular tarefas relevantes para que todos tenham o contexto necessário, e você não terá que fazer trabalho extra.

Temos tomado medidas conscientes para realizar reuniões de forma mais eficaz e aumentar a produtividade, e a Asana está se mostrando um ingrediente importante para impulsionar essa iniciativa.”

4. Compartilhe a pauta com os participantes antes da reunião

Para ir direto ao assunto, compartilhe a pauta com os participantes com antecedência. Se ela estiver pronta e você puder incluí-la no convite da reunião, melhor ainda. Dessa forma, os participantes terão tempo para se familiarizar com os tópicos de discussão, preparar as informações necessárias ou fazer perguntas antes da reunião. Além disso, isso dá aos outros a oportunidade de adicionar ou sugerir tópicos se algo estiver faltando.

Vamos começar: atenha-se à pauta e registre as ações a realizar conforme progride

5. Designe uma pessoa para tomar notas

As anotações servirão como registro escrito da discussão, das decisões e dos próximos passos. Elas também são úteis para as pessoas que não puderam comparecer à reunião (conflitos de calendário acontecem), mas precisam saber o que foi tratado. Portanto, antes de iniciar a reunião, designe alguém para tomar notas, de preferência na mesma ferramenta em que estão a pauta e o trabalho. Dessa forma, quando as pessoas precisarem consultar as decisões sobre marcos e projetos que surgiram na reunião de planejamento, saberão exatamente onde procurar.

6. Trabalhe com os itens da pauta e os tópicos de discussão

Chegou a hora de incentivar a participação à medida que você avança em cada tópico. É de se esperar que as pessoas venham preparadas com informações, pensamentos e perguntas, já que estão familiarizadas com a pauta (porque você a compartilhou com antecedência 😉). É importante que os colegas de equipe sintam que a voz deles é importante, e que ótimas ideias surgem quando as pessoas podem debater livremente entre si. E, como há uma estrutura, a discussão permanecerá focada à medida que vocês passam de um tópico para o outro.

7. Atribua itens de ação conforme progride

Monitore e atribua ações a realizar e de acompanhamento à medida que surgirem, em vez de esperar até o final. Não se esqueça de incluir também as datas de conclusão para os itens de ação, pois isso responsabilizará os colegas de equipe e deixará as expectativas claras. É melhor monitorar isso na sua pauta (como no modelo de pauta acima) para que os colegas de equipe possam consultar as notas da reunião para obter contexto.

Reunião encerrada

Depois de encerrar a reunião, não será preciso perder tempo enviando as notas ou atribuindo ações a realizar, pois tudo já estará feito. E, embora seja necessário um pouco de tempo para se preparar para a reunião, o benefício de organizar uma reunião produtiva e eficaz é (quase) inestimável. Com um propósito claro, uma pauta e uma discussão acionável, todos entrarão sabendo o que discutir e sairão sabendo o que vem a seguir. E você será um astro das reuniões.

Saiba como a Asana pode ajudar a proporcionar uma ótima experiência aos funcionários ao executar melhor todos os seus programas e atividades interdisciplinares.