Como criar uma excelente lista de conferência de integração para novos funcionários
Como novo funcionário, os primeiros dias (ou semanas) em um novo emprego podem ser estranhos ou confusos, mas uma experiência de integração bem organizada pode ajudar a minimizar isso.
Para o gerente de RH encarregado de receber cada novo contratado, essa experiência de integração bem organizada exige muito trabalho e planejamento antecipado. Desde a organização de almoços até a papelada legal, criar um ótimo processo de integração às vezes pode parecer que exige um gênio organizacional.
Felizmente, já fizemos parte do trabalho pesado para você. Elaboramos uma lista básica de integração que você pode usar como base (e reutilizar a cada nova contratação), bem como algumas ideias divertidas para receber novos funcionários. Também mostraremos como criar um modelo de integração reutilizável na Asana.
Então, vá em frente, deixe a sua preguiça interior relaxar um pouco.
O básico: o que toda lista de controle de integração deve incluir
Uma lista básica de integração pode ajudar a poupar tempo ao pensar em todas as coisas que você precisa fazer com cada novo funcionário, e a não deixar as tarefas mais importantes passarem despercebidas. Embora talvez não seja possível replicar tudo para cada nova contratação, algumas coisas, como encomendar equipamentos ou adicionar alguém à folha de pagamento, permanecerão consistentes.
O que fazer | Quando fazer | Por quê? |
Encomendar equipamentos para novos funcionários | Na semana anterior à data de início do novo funcionário | Dessa forma, os novos funcionários podem ter tudo o que precisam (notebook, chave do escritório, etc.) desde o primeiro dia. |
Enviar um e-mail de boas-vindas | Uma semana antes da data de início do novo funcionário | Informe aos seus funcionários o que esperar no primeiro dia de trabalho. |
Ajude-os a preencher todos os formulários de RH, benefícios e folha de pagamento | Semana 1 (preparar com antecedência) | Crie uma lista de toda a papelada que os novos funcionários precisarão preencher e ajude-os a fazê-lo na primeira semana. |
Visita ao escritório e ao prédio | Dia 1 | Porque saber onde encontrar os banheiros é crucial (ok, ok, as saídas de emergência também). |
Agende reuniões individuais com as pessoas com quem eles trabalharão em estreita colaboração | Agende-as antes do início da primeira ou segunda semana | Dê aos novos contratados a oportunidade de conhecer os novos colegas de trabalho e suas funções, incentivando-os a conhecer a equipe desde o início. |
Revise as políticas da empresa e compartilhe documentos de referência sempre que possível | 1ª semana | Descreva claramente as políticas gerais da empresa sobre folgas remuneradas, diretrizes de RH, valores, como trabalhamos, eventos, comunicação, etc. |
Ofereça treinamento sobre as ferramentas mais usadas | 1ª e 2ª semanas | Embora algumas ferramentas sejam específicas para cada função, certifique-se de que os funcionários conheçam o protocolo padrão para ferramentas de toda a empresa (por exemplo, Asana ou Slack). |
Gerentes: reservem tempo para treinamento funcional | 1ª e 2ª semanas | Certifique-se de que os novos funcionários não fiquem à espera. Reservar tempo no calendário do gerente/mentor para treinamentos diretamente relacionados à função. |
Acompanhe e certifique-se de que eles estejam confortáveis e não confusos | 4ª semana | Verifique com eles cerca de um mês depois e certifique-se de que não haja dúvidas ou preocupações pendentes. |
Boas-vindas calorosas: ideias divertidas para a integração de novos funcionários
Cada processo de integração será diferente, dependendo do tamanho, da cultura e de outros fatores da sua empresa. Então, por que não aproveitar a oportunidade para injetar um pouco da personalidade da sua empresa e realmente dizer “bem-vindo” aos seus novos funcionários? Muitas vezes, esses pequenos complementos divertidos têm o poder de transformar o primeiro dia de trabalho de uma pessoa de bom para ótimo.
A seguir, apresentamos algumas coisas que fazemos aqui na Asana que você pode adotar no seu processo de integração:
Receba cada novo funcionário com um presente: cada novo funcionário da Asana recebe um pequeno presente no primeiro dia. Não precisa ser um presente caro: algo pequeno, como uma planta de mesa, uma camiseta com o logotipo da empresa ou um vale-presente para o café da esquina, pode fazer com que o funcionário se sinta em casa.
Comemore e apresente os novos funcionários: nos primeiros dias, a empresa é convidada para uma rápida reunião geral, onde cada novo funcionário se apresenta. É uma ótima maneira de as pessoas do escritório conhecerem os novos rostos e aprenderem um ou dois fatos rápidos sobre os novos contratados.
Reúna os antigos e os novos: uma vez por mês, convidamos os novos contratados a entrevistar os funcionários que celebram seus “Asaniversários” para trocar histórias e se conhecerem.
Ajude os novos funcionários a conhecer a liderança: organizamos uma sessão trimestral de perguntas e respostas com os nossos fundadores para todos os novos funcionários. Eles jantam na casa do nosso fundador e o conhecem em um ambiente casual.
Juntando tudo: da lista de conferência de integração ao modelo
Depois de criar uma lista de conferência de integração, salve-a para poder replicar o processo com cada novo funcionário. Isso ajudará a gastar menos tempo reinventando a roda e mais tempo fazendo o que realmente importa: integrar os novos funcionários!
Como novo funcionário, os primeiros dias (ou semanas) em um novo emprego podem ser estranhos ou confusos, mas uma experiência de integração consciente e bem organizada pode ajudar a minimizar isso.”
Na Asana, nós (naturalmente) usamos a Asana para ajudar a integrar os nossos colegas de equipe mais novos. Embora um documento funcione bem para referência e políticas, um projeto Asana é mais adequado para tarefas práticas. Os novos funcionários podem ver exatamente o que precisam concluir e quando, e ir marcando as tarefas como concluídas à medida que avançam. Os gerentes e mentores podem definir datas de conclusão claras, acompanhar o progresso dos novos funcionários ou responder a quaisquer perguntas diretamente nas tarefas.
Normalmente, temos um projeto para o novo funcionário e um projeto para o trabalho de bastidores do RH e dos gerentes.
Os usuários do Asana Premium podem até criar um projeto e salvá-lo como um modelo personalizado para que a equipe possa aplicá-lo rapidamente aos projetos.
![[Interface do produto] Modelo de integração na Asana](https://assets.asana.biz/transform/8a572af2-f463-4f09-92ff-f1bc8e9fb807/c20ebc?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
Como configurar um projeto de integração ou modelos personalizados:
Crie um projeto para usar como modelo de integração. Renomeie o projeto como “[Nome] Modelo de integração do RH”. Para cada novo funcionário, faça uma cópia desse projeto e atualize o nome do projeto com o nome dele.
Divida as tarefas em seções: agrupe-as por ordem cronológica, tipo de tarefa ou da maneira que fizer mais sentido para a sua equipe.
Adicione tarefas a cada seção, como “Registro para obter benefícios”, “Inscrição no INSS” ou “Conectar impressoras da empresa ao seu computador”. Forneça instruções claras na descrição da tarefa, anexe os arquivos ou links necessários e use @menções para fazer referência a outras tarefas e projetos. Atribua tarefas como “Solicitar computador” para alguém no departamento correspondente.
Aplique o modelo quando um novo funcionário começar e edite o nome para incluir o nome do novo funcionário. Em seguida, adicione datas de conclusão para tarefas urgentes, como a inscrição para benefícios ou a folha de pagamento.
Considere criar dois projetos: um para o novo funcionário e outro para a equipe que ajuda a prepará-lo. Adicione o gerente ou mentor do novo funcionário como seguidor do projeto em ambos os casos.
Comece a integrar os seus funcionários do jeito certo
O processo de integração é mais do que um treinamento. Ele também representa uma oportunidade de causar uma ótima primeira impressão e, mais importante, comprovadamente ajuda as empresas a reter os funcionários (isso que é responsabilidade!). É importante para todos na empresa, não apenas para o novo funcionário, portanto, acertar é crucial. Mas não se preocupe, você consegue!
Obtenha o nosso novo modelo de integração de funcionários ou descubra mais modelos de RH e integração.
