Não deixe que as suas ferramentas digitais prejudiquem a experiência dos funcionários

Este artigo foi publicado originalmente no site Reworked.

As grandes empresas não apenas valorizam a experiência do funcionário (EX), como são fanáticas por ela. No passado, essa obsessão se traduzia em espaços de escritório que se assemelhavam a playgrounds para adultos, com recursos como paredes de escalada e pufes, baristas servindo lattes artesanais e espaços de meditação serenos para descompressão.

Mas, na era atual do trabalho distribuído, em que tanto os funcionários no escritório quanto os remotos dependem muito de ferramentas digitais, a EX se tornou cada vez mais digital. É uma situação irônica. As empresas estão investindo dinheiro em ferramentas digitais, com gastos em licenças de SaaS que chegam a superar os custos de saúde por funcionário. No entanto, falta uma peça crucial do quebra-cabeça: como essas ferramentas afetam, para melhor ou para pior, a experiência digital do funcionário (DEX).

As ferramentas digitais podem estar sabotando a experiência dos funcionários. Veja aqui o que você pode fazer em relação a isso.

Reconheça o problema

O primeiro passo para enfrentar essa questão é reconhecer o problema. Segundo algumas estimativas, uma empresa média utiliza mais de 300 ferramentas SaaS, muitas delas de colaboração. Essa desordem digital é mais do que apenas um inconveniente; é um dreno significativo do tempo e do foco dos funcionários.

A nossa pesquisa no The Work Innovation Lab, um think tank da Asana, em colaboração com o professor Bob Sutton, de Stanford, e o professor Paul Leonardi, da UC Santa Barbara, revelou o impacto surpreendente dessa desordem. Descobrimos que os trabalhadores perdem 57 minutos por dia apenas alternando entre ferramentas de colaboração. Eles perdem mais 30 minutos decidindo quais tecnologias de colaboração devem usar para uma determinada tarefa. Isso equivale a quase uma hora e meia por dia não dedicada ao trabalho produtivo, mas perdida na ginástica mental de alternar entre as ferramentas.

Além disso, toda vez que os trabalhadores alternam entre ferramentas, eles enfrentam um “custo de reorientação”: podem perder mais de 20 minutos a cada vez enquanto se esforçam para recuperar o foco e o ritmo. As repercussões dessa mudança de contexto e a consequente perda de foco afetam todos os aspectos do trabalho e têm implicações mais amplas. De acordo com a nossa pesquisa, quase dois terços dos trabalhadores do conhecimento relatam exaustão digital, um impacto direto no bem-estar pessoal e na eficácia organizacional.

Iniciar uma auditoria tecnológica

O próximo passo para resolver o problema e melhorar a experiência digital é fazer uma auditoria tecnológica. Pense nisso como um check-up de saúde regular para o conjunto de ferramentas digitais da sua empresa. A nossa pesquisa mostra que quase metade dos trabalhadores do conhecimento (43 %) não tem certeza se as suas empresas avaliam regularmente a eficácia das suas ferramentas de colaboração. Quando as empresas não realizam auditorias regulares, elas involuntariamente se apegam a ferramentas redundantes ou abaixo do ideal que atrapalham o seu espaço de trabalho digital.

As auditorias tecnológicas envolvem mais do que apenas contar as ferramentas; elas exigem entender quem usa essas ferramentas, com que frequência elas são usadas, para quais fins específicos e quanto valor elas geram. Uma auditoria tecnológica bem conduzida não apenas elimina o que é desnecessário, mas também ajusta o ecossistema digital, estabelecendo novas integrações e fluxos de trabalho que impulsionam a eficiência. Como resultado de uma auditoria tecnológica bem conduzida, você garante que cada ferramentas da sua pilha de tecnologia não sejam apenas um utilitário ou um item de linha de orçamento, mas um contribuinte vital para a experiência digital do funcionário e o desempenho organizacional geral.

Comprometa-se com uma estratégia de cima para baixo com a adesão dos funcionários

A gestão eficaz de ferramentas digitais requer uma estratégia de cima para baixo. Em nossa pesquisa recente, descobrimos que 74 % dos funcionários querem que todos na organização usem um conjunto padronizado de tecnologias essenciais de colaboração. Embora o fascínio por ferramentas hiperpersonalizadas pareça atraente, os funcionários preferem ferramentas padronizadas que reduzam a alternância de contexto e facilitem a localização das informações necessárias para realizar o trabalho.

A nossa recente intervenção de “limpeza da colaboração” destacou ainda mais a necessidade de padronização e orientação de cima para baixo. No experimento, os funcionários foram convidados a interromper o uso de certas ferramentas de colaboração por duas semanas. Ao final desse período, mais da metade dos entrevistados relatou que essa desintoxicação digital os ajudou a identificar ferramentas redundantes no seu conjunto tecnológico.

No entanto, eles também expressaram a necessidade de mais apoio e orientação dos seus líderes. Como líder, você precisa estabelecer orientações e regras claras para o caminho digital dos funcionários. Quando o Slack deve ser usado? E o Google Drive? E a Asana? E o PowerPoint? Por quê? Esta abordagem não se trata de imposição de cima para baixo, mas de clareza, consistência e estratégia. Também é importante buscar e incorporar ativamente o feedback dos funcionários. As ferramentas e políticas em vigor estão em sintonia com os funcionários e aumentando a sua produtividade? Ou são apenas obstáculos digitais a serem superados?

Reconheça o papel estratégico do diretor de tecnologia

O diretor de informação (CIO) e outros líderes de TI, como o diretor de tecnologia, desempenham papéis cruciais na liderança da estratégia tecnológica de cima para baixo e na contenção da expansão das ferramentas digitais. O papel deles não é tanto o de controlar o acesso, mas de manter a vigilância estratégica: monitorar como as ferramentas, muitas vezes de forma inócua, se infiltram na empresa. O diretor de informação será fundamental para orientar a organização rumo a uma experiência digital do funcionário mais simplificada. Considere este exemplo real de uma organização em que um diretor de tecnologia introduziu uma “boa fricção” para controlar a desordem digital.

Ele instruiu a equipe de contabilidade a examinar e relatar todas as cobranças relacionadas a softwares nos cartões corporativos. Qualquer ferramenta não aprovada pela TI era imediatamente suspensa, e os gestores eram obrigados a justificar formalmente suas escolhas de ferramentas. A análise determinou que a organização estava usando várias ferramentas redundantes, como Slack, Teams e Webex, para funções semelhantes. No final, a organização conseguiu reduzir o número de ferramentas de SaaS de 55 para apenas 20 ferramentas essenciais.

O futuro da DEX

Em um mundo no qual a experiência dos funcionários é cada vez mais digital, as empresas enfrentam um desafio crucial: adaptar-se ou ficar para trás. O caminho a seguir não é apenas uma série de etapas, mas uma revisão estratégica.