Colaboração e coordenação são diferentes: veja quando usar cada uma

Mais colaboração nem sempre é melhor. Na verdade, uma pesquisa do The Work Innovation Lab, um think tank da Asana, mostra que a colaboração em excesso pode até mesmo atrapalhar os trabalhadores. Em uma pesquisa com mais de 1.500 trabalhadores, 29 % dos líderes disseram que as expectativas impostas aos funcionários para colaborar os impediram de concluir o trabalho. 

Mas, embora a colaboração em demasia seja ruim, as equipes ainda precisam trabalhar juntas para atingir as metas de Business. O segredo é incorporar uma coordenação que economize mais tempo em vez de se concentrar na colaboração.

Coordenação: a irmã mais eficiente da colaboração

A coordenação permite que as equipes trabalhem de forma independente, usando estruturas e formas de trabalho predefinidas. Por exemplo, enviar uma solicitação de design é um ato de coordenação. Já existe um processo em vigor, o que facilita o trabalho conjunto das equipes. 

Por outro lado, a colaboração consome muito mais tempo. Ela envolve o desenvolvimento de algo inteiramente novo e muitas vezes exige que as partes interessadas façam um brainstorming, discutam possíveis soluções e decidam sobre o caminho a seguir. Para continuar com o exemplo acima, determinar o processo ideal para lidar com solicitações de design em toda a empresa é um ato de colaboração.

Em termos simples, a colaboração exige muito tempo e energia, e nem sempre é necessária. Ao recorrer à coordenação, você pode liberar o tempo necessário para que os funcionários se concentrem no seu trabalho. 

Quando usar a colaboração ou a coordenação: lições de empresas de alto desempenho

De acordo com uma pesquisa do The Work Innovation Lab, as empresas de alto desempenho usam estrategicamente a coordenação para determinadas atividades e a colaboração para outras. Isso ajuda a evitar a temida sobrecarga colaborativa, quando as equipes ficam atoladas com a comunicação de ida e volta, como atualizações de status, participação em reuniões e resposta a e-mails e mensagens. 

Veja como as principais empresas dividem essas atividades. 

Quando usar a coordenação 

O Work Innovation Lab descobriu que as empresas de alto desempenho tendem a recorrer à coordenação para atividades que podem ser amplamente especificadas com antecedência e realizadas de forma independente usando os processos existentes. Isso inclui: 

• Transferência de informações

• Transferências 

• Planejamento de projetos

• Tomada de decisões

Embora possa parecer estranho usar a coordenação para a tomada de decisões, o The Work Innovation Lab especula que as empresas de alto desempenho contam com estruturas de tomada de decisão como RACI e RAPID, que coordenam as funções de tomada de decisão e as especificam com antecedência. 

Quando usar a colaboração

Então, quando a colaboração entra em ação? De acordo com a pesquisa, as empresas de alto desempenho usam a colaboração para duas atividades muito importantes: brainstorming e resolução de problemas. 

• Brainstorming: a meta do brainstorming é produzir algo novo. Quando feito corretamente, o processo de brainstorming produz ideias que uma única pessoa não poderia ter tido por conta própria. Para que o brainstorming funcione, é necessário que haja altos níveis de comunicação e colaboração entre os participantes. 

• Resolução de problemas: pesquisas mostram que as equipes resolvem problemas de forma mais rápida e eficaz quando são cognitivamente diversas. E, para aproveitar a diversidade cognitiva, os funcionários precisam se sentir psicologicamente seguros, capazes de expressar ideias sem medo de punição ou humilhação. Como no brainstorming, promover esse tipo de ambiente também requer altos níveis de comunicação e cooperação. 

Dicas para escolher a abordagem certa

O Work Innovation Lab classifica a colaboração como “dispendiosa”, o que significa que ela requer muita comunicação e interação entre os funcionários. Isso significa que vale a pena escolher cuidadosamente quando usar a colaboração e quando economizar recursos e usar a coordenação. 

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer ao tomar essa decisão. 

1. Que tipo de atividades de trabalho estão envolvidas? Se você precisa apresentar novas ideias ou processos, a colaboração provavelmente será necessária. Mas, para tarefas mais simples, como transferências e aprovações, a coordenação é a melhor opção. 

2. Os principais componentes do trabalho se alinham perfeitamente com as equipes ou funções existentes? Se houver alinhamento, a coordenação é a melhor opção. Se houver falta de alinhamento, é provável que a colaboração seja necessária para garantir que as equipes estejam em sintonia quanto às expectativas, processos e responsabilidades antes de começar.

3. Você precisa de um novo conjunto de metas ou métricas de desempenho compartilhadas para alcançar os resultados? Se novas metas e métricas de desempenho forem necessárias, será preciso recorrer à colaboração. Mas, se for possível alcançar resultados usando as equipes, metas e métricas existentes, então o foco deve ser a coordenação. 

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Para saber mais sobre como diferenciar entre colaboração e coordenação na sua própria empresa, baixe o relatório completo.

Guia do executivo para a colaboração de alto valor

Neste manual baseado em pesquisas, obtenha insights sobre quando usar a colaboração em vez da coordenação (e por que essa distinção é importante)

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