Como a Asana usa a gestão do trabalho para otimizar o planejamento de recursos
As iniciativas não podem ter sucesso sem os recursos certos. Ninguém sabe disso melhor do que Rita Khayat, chefe de gestão de projetos para estratégia e operações da Asana. Khayat é responsável por manter as metas cruciais para os negócios em dia, o que ela faz ao alocar os recursos certos, no momento certo, para o trabalho mais importante.
A equipe de Khayat é responsável por quatro áreas de negócios principais dentro da organização do diretor de TI:
Planejamento e execução estratégicos
Gestão de programas e projetos
Gestão operacional e de mudanças
Liderança e desenvolvimento organizacional
A gestão de recursos é essencial para cada uma dessas áreas. “É imperativo que cumpramos os nossos compromissos”, diz Khayat. Ao planejar cuidadosamente o orçamento e a capacidade da equipe, a equipe dela pode atingir as metas e executar as iniciativas da empresa de forma consistente.
Veja como eles fazem isso.
Obtenção de visibilidade sobre a capacidade da equipe
De acordo com Khayat, uma das maiores vantagens da Asana é o planejamento de capacidade. Essa funcionalidade lhe dá visibilidade sobre a capacidade da equipe em todos os projetos, para que ela possa garantir que a equipe tenha orçamento e número de pessoas suficientes para cumprir o roteiro com confiança. “Prioridades e prazos podem mudar, exigindo a realocação de recursos”, observa Khayat. “Isso ressalta a importância de manter a visibilidade em todos os projetos críticos.”
Com o planejamento de capacidade, os líderes podem olhar para o futuro e ver o que a equipe tem em mãos, e então alocar o trabalho para os próximos meses com base na capacidade das funções. É possível ver em quais projetos as pessoas estão trabalhando, a porcentagem de tempo que esses projetos ocupam e quem pode estar sobrecarregado. Quando uma mudança é necessária, os líderes podem facilmente mudar o trabalho, estender os cronogramas e ajustar os recursos.
O planejamento de capacidade oferece aos líderes como Khayat uma visão geral. E, ao mesmo tempo, os líderes de equipe mais especializados ainda podem ver uma imagem detalhada da capacidade da equipe e do que todos estão fazendo. Por exemplo, a equipe de Khayat tem uma visão abrangente de todo o departamento, bem como visualizações mais específicas para cada equipe.
“Cada função requer funcionalidades distintas”, explica Khayat. “A Asana facilita essas duas necessidades de forma eficaz.”
Garantir que os projetos de alta prioridade tenham a equipe adequada
A priorização é essencial para a equipe de Khayat. “Há uma grande demanda por inúmeros projetos”, observa ela. “Atendemos a solicitações de várias funções de Business em toda a organização, abrangendo todos os níveis.” Com um volume tão grande de solicitações, a equipe precisa de um sistema baseado em dados para entender o que é importante, no que a empresa deve investir e o que pode ser despriorizado.
A equipe dela usa três recursos principais para priorizar de forma eficaz:
Formulários para coletar informações sobre as solicitações e dimensioná-las corretamente
Portfólios para monitorar os roteiros da equipe e garantir que as principais iniciativas tenham os recursos certos
Projetos para priorizar tarefas menores dentro de cada iniciativa
Vamos analisar cada um deles.
Veja a Asana em ação
Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.
1. Dimensionamento de solicitações com formulários
A equipe de Khayat usa formulários de recebimento para padronizar o processo de solicitação. “Um formulário permite que você pegue dados não estruturados e os transforme em dados estruturados”, diz Jana Beiswenger, chefe de gestão de programas de Business da Asana e membro da equipe de Khayat. Isso lhes fornece as informações necessárias com antecedência, para que a equipe possa avaliar e dimensionar novos projetos com base em critérios objetivos.
“Exigimos que os solicitantes justifiquem a sua solicitação, detalhem o impacto esperado na organização e descrevam como isso contribuirá para atingir as metas da empresa”, diz Khayat. Quando a equipe recebe essas informações, pode iniciar um processo de avaliação para dimensionar cada pedido corretamente. Isso ajuda a determinar 1) quais recursos a solicitação exigirá e 2) qual será o impacto dela no negócio, por exemplo, gerar uma quantidade específica de receita recorrente anual. A partir daí, a equipe pode priorizar cada pedido dentro do seu roteiro mais amplo.
2. Monitorar roteiros com os portfólios
Khayat tem um portfólio de roteiros para cada equipe, onde acompanha todas as principais iniciativas em andamento. Isso lhe dá uma visão geral dos projetos, para que tenha as informações necessárias para priorizar os recursos certos no momento certo. A equipe dela usa campos personalizados para capturar informações de relance, como prioridade do projeto, nível de esforço e se uma iniciativa é uma “grande pedra”, ou seja, um item essencial e com uso intensivo de recursos no roteiro.
“Quando reviso o meu portfólio de roteiros, consigo identificar imediatamente quais iniciativas são grandes obstáculos, quais são projetos de longo prazo e quais são ganhos rápidos, entre outros”, explica Khayat. Essas informações são essenciais para alocar pessoas e recursos de forma eficaz. Por exemplo, elas permitem que a equipe de Khayat comece pelos grandes desafios e depois cuide dos ganhos rápidos. “Essa categorização esclarece significativamente como devemos gerir a nossa capacidade”, diz Khayat.
3. Priorizar tarefas dentro dos projetos
Em cada projeto, os líderes também precisam priorizar tarefas individuais para garantir que os recursos da equipe sejam gastos de forma eficaz. Jorge Zuniga, chefe de sistemas de dados e integrações da Asana, usa um sistema de tags semelhante na sua equipe para alocar recursos no nível do projeto. Os campos personalizados permitem que eles vejam os principais detalhes de relance, como:
Prioridade das tarefas
Nível de esforço
Estimativa de horas
Tipo de solicitação
Status das tarefas (em espera, em andamento, pendente, backlog, etc.)
E outros
Isso ajuda a equipe de Zuniga a priorizar as tarefas mais importantes. Também permite que eles trabalhem em tíquetes de prioridade mais baixa quando tiverem tempo extra. “Durante o planejamento do sprint, marcamos cada item com uma prioridade”, diz Zuniga. “As tarefas de menor prioridade vão para uma seção de ‘pendências’, e as pessoas podem pegá-las quando tiverem capacidade extra.”
Monitoramento do tempo gasto em todas as iniciativas
Dados precisos de monitoramento do tempo são essenciais para manter os projetos dentro do prazo. A equipe de Zuniga monitora exatamente quantas horas estão gastando em cada tarefa, para que possam comparar com as estimativas originais do cronograma e entender se estão acima ou abaixo do orçamento. “Durante o planejamento do sprint, calculamos as horas estimadas e, em seguida, todos adicionam as suas horas reais”, diz Zuniga. Esses números são então automaticamente puxados para um relatório de planejamento de capacidade, onde Zuniga pode ver quantas horas os membros da equipe estão gastando em todos os projetos, em tempo real. Como resultado, ele pode ajudar as equipes a realocar tarefas para garantir que ninguém esteja subutilizado ou sobrecarregado.
“Quando percebo que alguém está sobrecarregado, preciso entender o porquê”, diz Zuniga. “Os relatórios da Asana me permitem ver exatamente como o tempo está sendo gasto. Por exemplo, posso analisar todos os tíquetes de suporte que um contratado concluiu em um mês e ver qual deles levou mais tempo do que o esperado.”
Ter esses dados precisos de monitoramento de tempo aumentou a eficiência em toda a equipe de Zuniga, desde a gestão das horas dos prestadores de serviço até a ajuda aos funcionários para evitar o desperdício de tempo com a mudança de contexto — ou seja, alternar a atenção entre diferentes tarefas, o que, segundo pesquisas, pode custar até 40 % do tempo produtivo de alguém.
“Com a Asana, a equipe se tornou muito eficiente”, diz Zuniga. “Com cinco funcionários em tempo integral, podemos facilmente fazer o trabalho de 12.”
Faça valer os seus recursos
Certifique-se de que as tarefas mais importantes para a empresa sejam alocadas para o pessoal adequado em todos os níveis da sua organização.
Faça valer os seus recursos
Ao reunir todos os dados de trabalho em uma única plataforma, as equipes de operações e EGP da Asana podem obter visibilidade total das prioridades de negócios e de como as equipes estão gastando o tempo. Como resultado, os líderes podem sempre alocar recursos para o trabalho mais importante.
Saiba como a sua equipe pode assegurar que as tarefas mais importantes para a empresa sejam alocadas para o pessoal adequado, em todos os níveis da sua organização.
Veja a Asana em ação
Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.
