Como a Asana simplifica o planejamento estratégico de marketing com a gestão do trabalho
Como líder no setor de software de produtividade e gestão do trabalho, a equipe da Asana sabe muito sobre planejamento estratégico eficaz. Portanto, faz sentido que o departamento de marketing da Asana use o próprio produto para mapear, monitorar e gerar relatórios sobre as principais iniciativas.
Quem lidera esse esforço é Isaac Payne, chefe de operações de marketing, análises e área digital da Asana. A função de Payne é multifacetada. Ele supervisiona uma ampla gama de funções, desde Web, e-mail e SEO até operações de marketing, tecnologia de marketing e análise de dados. Isso significa que é crucial para ele criar um plano que seja altamente visível e acessível em toda a organização.
Para isso, ele recorre à Asana.
Quatro desafios comuns no planejamento estratégico de marketing
Antes de trabalhar na Asana, Payne enfrentou os mesmos desafios que muitas organizações enfrentam ao criar um plano estratégico abrangente. É difícil levar todas as peças adiante e, ao mesmo tempo, estar atento às diferentes metas e objetivos de cada parceiro.
Como Payne coloca: “Como fazer com que diferentes departamentos e líderes de departamento sigam em uma direção síncrona, especialmente quando se está tentando construir uma estratégia para toda a empresa?”
O plano estratégico do seu departamento será prejudicado se não abordar esses desafios. E, para abordá-los, é preciso identificá-los primeiro.
1. Coordenação de esforços entre diferentes equipes
“Para construir um plano de marketing estratégico e monitorável, é preciso trabalhar com muitos parceiros diferentes”, diz Payne. “A coordenação começa com a definição dos principais resultados e marcos. Depois que isso for decidido, em sintonia com a sua liderança, você pode definir as etapas, os entregáveis e os projetos necessários para dar vida ao plano. É nessa última parte que a Asana se destaca.” Para promover a colaboração interdisciplinar global, é preciso alinhar essas equipes e sincronizar o planejamento estratégico e o orçamento delas.
2. Falta de um sistema centralizado para o planejamento colaborativo
Depender de reuniões intermináveis e de modelos e documentos díspares pode dificultar muito o acompanhamento do progresso e a coordenação em toda a organização. Sem uma plataforma central e unificada para o planejamento estratégico, é difícil reunir todas as peças de forma coesa.
3. Dificuldade em atualizar o plano quando ocorrem mudanças
Mesmo os planos e prioridades mais bem definidos podem mudar rapidamente. Sem acesso a dados confiáveis e atualizados sobre o desempenho das metas do departamento, é difícil para os líderes de marketing tomar decisões bem fundamentadas e corrigir o curso conforme necessário. Manter um plano estratégico ágil e responsivo requer ter as informações certas em tempo real ao seu alcance.
4. Dificuldade em alocar recursos para maximizar o impacto e reduzir custos
A alocação de recursos é uma parte essencial da construção de um plano estratégico eficaz. Mas, sem uma visibilidade clara do progresso e do desempenho das várias iniciativas, pode ser difícil determinar onde concentrar melhor o tempo, o orçamento e o número de funcionários para gerar o maior impacto. Otimizar a utilização dos recursos é fundamental para maximizar a eficiência do marketing e reduzir custos desnecessários.
Veja o planejamento de marketing em ação
Com a Asana, as equipes de marketing podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.
Como a Asana usa a própria plataforma
É aí que entra a Asana. Ao aproveitar os recursos de gestão do trabalho da Asana, Payne e a sua equipe conseguem:
Coordenar os esforços em vários departamentos, incluindo marketing, vendas, produto e outras partes interessadas importantes.
Garantir que todos estejam alinhados quanto à estratégia, às prioridades e à execução.
Planejar e monitorar o progresso em uma plataforma centralizada.
Reduzir o tempo gasto em reuniões.
Conectar documentos desconexos.
Melhorar a alocação de recursos para maximizar o impacto e reduzir os custos.
Veja como.
Um núcleo de referência para o planejamento e a coordenação interdisciplinar
No centro do processo de planejamento estratégico da equipe de marketing da Asana está um portfólio da Asana dedicado às suas iniciativas globais de marketing. Esse portfólio reúne os líderes operacionais de cada equipe, incluindo as operações de Web, e-mail, SEO e marketing.
“Usamos esse portfólio para gerir todo o nosso planejamento e execução de marketing”, explica Payne. “Ele nos permite envolver as pessoas certas, aproveitar os modelos e visualizações de projetos específicos da equipe e manter uma visão holística do nosso progresso.”
Ao estabelecer esse núcleo central na Asana, a equipe de marketing pode garantir que todos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos gerais. Também é possível monitorar as dependências, identificar possíveis obstáculos e fazer ajustes em tempo real, conforme necessário.
“A Asana nos dá a flexibilidade de personalizar os nossos fluxos de trabalho e processos para atender às necessidades específicas de cada equipe”, diz Isaac. “Ao mesmo tempo, estamos dando à nossa diretora de marketing as informações de que ela precisa para orientar a equipe e intervir quando necessário. Seja a liderança, os criadores de conteúdo, os especialistas em geração de demanda ou a equipe de análise, todos podem aproveitar a plataforma da maneira que melhor lhes convém.”
Revisões e verificações de rotina
Para manter o plano estratégico de marketing em dia, a equipe da Asana tem uma cadência regular de revisões e acompanhamentos.
Revisões trimestrais de negócios (QBRs): essas reuniões de alto nível reúnem toda a organização de marketing para avaliar o progresso em relação aos objetivos e principais resultados (OKRs) trimestrais. Elas também identificam áreas de melhoria e fazem o planejamento para o próximo trimestre.
Reuniões mensais de métricas (M&Ms): com mais frequência, a equipe se reúne para analisar as métricas de desempenho, celebrar os sucessos e corrigir o rumo quando necessário. Essas reuniões aproveitam os dados da Asana para fornecer uma visão abrangente do impacto do marketing.
Atualizações de status semanais: na Asana, a equipe fornece atualizações regulares sobre o status dos seus projetos e iniciativas em andamento usando o recurso de atualização de status inteligente da IA Asana. Isso permite que identifiquem rapidamente quaisquer obstáculos ou riscos e tomem medidas imediatas.
“A combinação de análises trimestrais de negócios, reuniões mensais de métricas e verificações semanais mantém todos nós alinhados e responsáveis”, diz Payne. “A Asana facilita a exibição das informações certas no momento certo, para que possamos tomar decisões informadas e baseadas em dados.”
Melhoria na geração de relatórios para tomada de decisões baseada em dados
Dentro do portfólio de marketing abrangente, a equipe de Payne monitora as principais métricas de saúde, como a porcentagem de projetos que estão em dia e aqueles que estão atrasados ou não atendem às expectativas. Ela também integra os dados da Asana a outras fontes, como o Tableau, para criar painéis e relatórios abrangentes.
A equipe de Payne também pode usar a IA para resumir as alterações desde a última vez que visitaram o projeto ou portfólio. Isso permite que os executivos obtenham um panorama rápido do que aconteceu desde a última vez que verificaram o progresso do trabalho, sem precisar entrar em contato com ninguém da equipe.
“Ter dados em tempo real sobre o nosso progresso em relação às metas é inestimável”, explica Payne. “Podemos adicionar essas informações aos nossos painéis executivos e usá-las para otimizar a alocação de recursos e o planejamento estratégico.”
Essa abordagem baseada em dados se estende para além da equipe de marketing. Ao criar maior visibilidade das metas e objetivos comuns, a Asana permite que a organização como um todo colabore de forma mais eficaz.
“A Asana nos oferece um sistema centralizado onde podemos criar portfólios e projetos que abrangem vários departamentos”, diz Payne. “Isso melhora o alinhamento interdisciplinar e garante que todos trabalhemos em direção às mesmas prioridades.”
Estudo de caso: coordenação do lançamento do Work Innovation Summit
Vejamos um exemplo concreto. A Asana lançou recentemente o seu maior evento global, a Work Innovation Summit. Esta iniciativa interdisciplinar envolveu equipes de toda a organização. Foi necessário planejamento, coordenação e execução meticulosos para que tudo desse certo.
“Gerenciamos todo o lançamento do Work Innovation Summit na Asana”, diz Payne. “Desde o planejamento inicial do projeto até a logística do dia, a Asana foi o centro que manteve tudo e todos — do marketing às vendas, à pesquisa e desenvolvimento, e muito mais — organizados e em dia.”
A equipe utilizou uma variedade de recursos da Asana para agilizar o fluxo de trabalho, incluindo:
Inclusão de tarefas em múltiplos projetos: as tarefas que abrangiam várias equipes foram incluídas em múltiplos projetos e portfólios, facilitando o seu acompanhamento e monitoramento.
Relatórios de progresso: a liderança de marketing pôde avaliar rapidamente o status dos principais entregáveis.
Atualizações automatizadas: a Asana notificou automaticamente as partes interessadas sobre mudanças e marcos importantes.
“A Asana nos deu um núcleo de referência para a Work Innovation Summit”, disse Payne. “Podíamos ver o que estava acontecendo em tempo real, identificar quaisquer obstáculos e fazer ajustes em tempo real. Foi um salva-vidas para um lançamento complexo e de alto risco como este.”
Assista às sessões sob demanda do The Work Innovation Summit
Aprofunde-se na nova era do trabalho com conteúdo em vídeo exclusivo da The Work Innovation Summit, o maior evento da Asana do ano.
Os benefícios de usar a Asana para o planejamento estratégico de marketing
Ao adotar a Asana como base para o planejamento estratégico de marketing, a equipe da Asana desbloqueou uma série de benefícios importantes:
Alinhamento das equipes e incentivo à responsabilidade: a Asana serve como uma plataforma centralizada para planejar, executar e monitorar o status de todas as iniciativas de marketing. Com clareza de responsabilidades e visibilidade das tarefas, projetos e metas, a equipe está mais alinhada e comprometida do que nunca.
Melhoria da colaboração e coordenação: a Asana facilita a comunicação interdisciplinar e o compartilhamento de informações. As equipes podem adaptar os seus fluxos de trabalho e processos para atender às suas necessidades específicas, mantendo a visibilidade em toda a organização.
Melhorar a visibilidade e os insights baseados em dados: com o monitoramento em tempo real do progresso, dos obstáculos e dos riscos, a equipe de marketing da Asana tem uma visão melhor do que está acontecendo. Essa abordagem baseada em dados alimenta a tomada de decisões e a alocação de recursos mais bem informadas.
Simplificação de relatórios e revisões: ao integrar os dados da Asana com outras fontes, a equipe pode criar relatórios e painéis abrangentes. Isso, por sua vez, impulsiona as avaliações trimestrais de negócios, as reuniões mensais de métricas e outros rituais de planejamento importantes.
Planejamento estratégico simplificado
Ao estabelecer os processos, reuniões e análises baseadas em dados certos, todo o departamento de marketing da Asana alinhou as equipes, aprimorou a colaboração e aumentou a visibilidade em todo o processo de planejamento estratégico. As lições aprendidas podem ajudar outros profissionais de marketing a aproveitar todo o potencial da Asana para o seu próprio planejamento estratégico e operações.
Veja o planejamento de marketing em ação
Com a Asana, as equipes de marketing podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.
