Como esta empresa de marketing está transformando os fluxos de trabalho com a IA

Em um mundo onde cada minuto conta, recuperar o tempo perdido não é apenas útil, é transformador.

A Eye Care Pro (ECP), uma empresa especializada em Web e marketing que atende a consultórios de optometria, descobriu isso com o AI Studio, o construtor de fluxo de trabalho de IA da Asana. 

A gerente sênior Theresa Welty e a gerente da equipe de gestão de projetos Amy Wagenaar disseram que o impacto foi imediato. As tarefas repetitivas que antes consumiam dias inteiros deram lugar a fluxos de trabalho automatizados, liberando a equipe de 243 membros para se concentrar no que os humanos fazem de melhor: pensamento estratégico e resolução criativa de problemas.

Aplicações de IA revolucionárias

A ECP encontrou várias aplicações de alto valor tanto para o AI Studio quanto para os recursos de IA integrados em toda a plataforma Asana:

1. Criação de automatizações de IA sem conhecimento técnico

Antes do AI Studio, a configuração de fluxos de trabalho baseados em IA teria sido um desafio para os membros da equipe que não tinham habilidades técnicas. “Eu não era muito boa em configurar fluxos de trabalho. Mas, assim que o AI Studio foi lançado, pude simplesmente digitar o que eu queria que a IA fizesse”, disse Theresa.

2. Insights instantâneos sobre os projetos

A ECP agora otimiza a priorização de tarefas e a gestão da carga de trabalho com insights gerados por IA sobre os status dos projetos, permitindo decisões mais inteligentes de alocação de recursos. “Os resumos de portfólio que a IA gera na Asana são inestimáveis”, disse Theresa. “Se eu tivesse que vasculhar todos os projetos, entrar em contato com os gerentes de projeto para obter atualizações ou criar relatórios de status, isso levaria horas.”

3. Resumo inteligente de conversas

Para gestores de projetos como a Amy, a funcionalidade de resumo de conversas tem sido revolucionária.

“Ser gestora de projetos significa entrar e sair constantemente de projetos. Quando há mais de 80 comentários em uma tarefa, a função de resumo é provavelmente a que mais me poupa tempo”, disse Amy. “Posso entender imediatamente o que está acontecendo sem precisar ler tudo.”

4. Atribuição automatizada de tarefas

A ECP implementou um fluxo de trabalho baseado em IA que atribui tarefas automaticamente com base em campos de dados personalizados, eliminando os processos de atribuição manual.

“Assim que uma tarefa é importada para um projeto, ela notifica automaticamente uma pessoa específica de acordo com um campo de dados personalizado”, disse Amy. “Isso garante que as tarefas cheguem aos membros certos da equipe no momento certo, em vez de ficarem no limbo esperando que alguém tome uma atitude.”

5. Redução do trabalho repetitivo

A equipe aproveita a IA para automatizar tarefas anteriormente manuais, reduzindo gargalos e criando mais tempo para o trabalho estratégico.

Um exemplo poderoso é o sistema de checkout diário: “As tarefas são importadas, atribuídas automaticamente a indivíduos específicos com descrições personalizadas e links para formulários da Microsoft e, em seguida, concluídas automaticamente quando chega a data de conclusão”, disse Amy.

6. Assistência inteligente no campo de dados

A ECP ficou particularmente impressionada com a capacidade de preenchimento automático de campos de dados da Asana. Em um caso, depois que um membro da equipe excluiu acidentalmente os campos, a IA sugeriu e restaurou os dados ausentes.

“Isso é uma grande vantagem, porque frequentemente importamos dados de clientes de outras ferramentas”, disse Amy. “Quando algo dá errado, essa rede de segurança da IA economiza muito tempo na validação de dados.”

7. Identificação de esforços duplicados

Outra área de exploração para a equipe são os fluxos de trabalho baseados em IA criados no AI Studio para identificar trabalhos sobrepostos.

“Em uma grande organização, nem sempre se sabe quem está trabalhando em quê. As equipes nem sempre estão alinhadas e muitas vezes duplicam esforços”, disse Theresa.

Usar a IA para identificar trabalhos duplicados “ajudará as pessoas a concluir as tarefas mais rapidamente, ao ver como trabalhos semelhantes foram realizados anteriormente, melhorando a eficácia, a eficiência e a qualidade, além de oferecer oportunidades de treinamento”.

Impacto no mundo real

Para a ECP, as funcionalidades de IA da Asana transformaram as operações diárias. Os membros não técnicos da equipe agora criam seus próprios fluxos de trabalho, as tarefas chegam automaticamente às pessoas certas e os gerentes de projeto assimilam rapidamente as conversas sem precisar ler dezenas de comentários.

Essas melhorias práticas economizam horas da equipe semanalmente, reduzindo a frustração no trabalho.

O sucesso da ECP se deve à **Automatização** cuidadosamente aplicada, em que os resultados vêm da identificação de pontos problemáticos específicos em que a IA pode ajudar as pessoas a trabalhar com mais eficiência, em vez de adotar a tecnologia apenas por adotar.