The Young Survival Coalition cria conteúdo, sentido comunitário e conexão para combater o câncer de mama com a Asana

Young Survival Coalition
  • Logo YSC
  • Sede
    • Nova York, NY
  • Tamanho da organização
    • 24 funcionários
  • Comunidade
    • Apoia um comunidade com mais de 15.000 jovens adultas afetadas pelo câncer de mama

Retorno sobre o investimento na Asana

  • Redução em 80% do tempo de planejamento para o evento de Congresso
  • Melhoria de 50% na pontualidade do lançamento do evento Tour de Pink
  • Aumento do tráfego do blog em 190% e das indicações através das redes sociais em 175%

Quando jovens adultas ouvem as palavras "Você tem câncer de mama", frequentemente sem voltam para a Internet e as redes sociais em busca de informações, apoio, e para procurar entender melhor a notícia que receberam. Nas suas buscas, talvez se deparem com a Young Survival Coalition (YSC), que fortalece a comunidade e melhora a qualidade de vida de jovens adultas afetadas pelo câncer de mama. Fundada em 1998 por três mulheres que tinham menos de 35 anos quando foram diagnosticadas, é agora a organização mais visada pelas jovens adultas que precisam aprender a lidar com o câncer de mama.

Na linha da frente do engajamento da YSC com suas integrantes está a equipe de Comunicações de Marketing. Ela supervisiona a promoção e a entrega de conteúdo, eventos, e-mails, mídia social e o site da organização. Conforme explica Mary Atwater, gerente de mídias digitais da YSC, as integrantes estão em busca de recursos úteis, portanto assegurar que o seu site e blog estejam atualizados com as informações mais relevantes e oportunas é a prioridade número um da equipe.

“Ao gerenciar os nossos calendários de conteúdo e redes sociais na Asana, tivemos um aumento de 190% no número de acessos ao blog, e de 175% no número de indicações por redes sociais.”

Entre o grande número de pedidos de trabalho, a inabilidade dos departamentos de rastrear facilmente o progresso dos projetos, e um número reduzido de pessoas que trabalhavam simultaneamente em diversas prioridades com prazos de conclusão conflitantes, a equipe tinha dificuldade em se manter em dia com o que tinha sob sua responsabilidade. Esses motivos levaram à contratação de Steph Poland como Associada de operações de marketing em 2018 para ajudar com o planejamento, a coordenação e o gerenciamento do trabalho.

Com Steph a bordo e uma nova diretora associada, a equipe de Marketing e Comunicação avaliou cada processo de fluxo de trabalho do departamento. Descobriram que o grande número de pedidos de trabalho proveniente de diferentes departamentos dificultava para a equipe colaborar, atualizar os departamentos quanto ao status de seus projetos, e atender aos prazos necessários para completar o seu trabalho. Juntas, precisavam encontrar uma solução que trouxesse transparência aos processos da equipe, diminuísse a tensão de toda a equipe, e capacitasse os seus membros a fazer o melhor trabalho de suas carreiras.

O processo de seleção

Um dos primeiros passos foi identificar as principais necessidades da equipe. Com tantos processos diferentes em execução ao mesmo tempo, a equipe estava em busca de:

  • Poder centralizar os pedidos entrantes para que nenhum ficasse perdido ou esquecido.
  • Uma forma de ver tudo em que a equipe estava trabalhando num só lugar, favorecendo a elaboração de suas prioridades.
  • Uma ferramenta para planejar os projetos do início ao fim de forma que as responsabilidades e os prazos ficassem claros e os prazos críticos não fossem perdidos.

Diversos departamentos já usavam a Asana e estavam familiarizados com a ferramenta, mas não integravam entre si os projetos monitorados na Asana. Steph estudou o assunto mais a fundo e participou de um evento Asana Together, onde soube do desconto para organizações sem fins lucrativos da Asana. Confiante que a funcionalidade da Asana atenderia às necessidades de sua equipe e estimulada pela perspectiva desse benefício, tratou de convencer a diretoria da YSC que a Asana poderia ajudar a organização a centralizar o trabalho, aumentar a transparência, e permitir que todas as equipes focassem na parte mais significativa de seus trabalhos: apoiar as integrantes do movimento.

Como a equipe de Marketing e Comunicação já usava a Asana, Steph focou em auxiliar outros departamentos a usá-la incorporando os processos existentes. Steph começou por dirigir os treinamentos de integração na Asana para a coordenação e cada um dos departamentos, para que aprendessem a usar os principais recursos e conhecessem a estrutura dos trabalhos. Ela então configurou os projetos e fluxos de trabalho na Asana para cada uma de suas necessidades, desde o controle dos pedidos ao planejamento de seus programas especiais, para que seus membros pudessem acompanhar sem dificuldades e se familiarizar com a ferramenta.

Elaborando vínculos profundos com suas integrantes por meio de um trabalho mais eficaz

Agora, a equipe de Marketing e Comunicação, junto com todas as outras na YSC, usa a Asana para gerenciar todos os trabalhos, do planejamento de lançamentos on-line para os eventos de Congresso (YSC Summit) e Tour de Pink até a gestão de seus programas de conteúdo e marketing de marca. Ao monitorar seus trabalhos na Asana, todos podem se centrar em produzir mais recursos de qualidade para as jovens adultas afetadas pelo câncer de mama, em vez de correr para entregar as coisas em cima da hora ou até com atraso. Como já agilizaram os seus processos, têm agora mais tempo para produzir novos conteúdos. Aqui estão três maneiras como a Asana tornou sua equipe ainda mais eficiente e engajada com suas integrantes:

Calendário de produção da YSC

Poupar tempo e gerar novas inscrições para o Congresso

Com a Asana, a YSC reinventou a forma de planejar seu maior evento programático, o Congresso YSC (YSC Summit). Em vez de depender de inúmeras planilhas e trabalhos manuais sem fim, elas usam agora os modelos de projetos. Isso reduziu o tempo de planejamento para divulgação e lançamento on-line de 30 a 40 horas para 10 a 15 horas. Também melhorou o seu processo de revisão usando dependências e subtarefas, para ter certeza de que nada fique perdido ou esquecido. Com esse aumento de eficiência, a equipe tem mais tempo para focar em gerar demanda para o evento 2020 YSC Summit, e conseguiu também duplicar o número de inscrições recebidas (Save My Spot).

“Com a Asana, reduzimos em 80% o tempo necessário para iniciar o planejamento para o congresso.”

Aumentar a precisão e responsabilização para lançar o Tour de Pink dentro do prazo

Talvez o seu projeto de maior complexidade, o <1>Tour de Pink da YSC é um passeio ciclístico de caridade que se estende por vários dias. Da inscrição ao gerenciamento das equipes, aos guias de treinamentos, e a um aplicativo, o sucesso do <1>Tour de Pink reside em inúmeros departamentos, contingências, e integrações. Ao usar a Asana para planejar o evento e tornar cada pessoa ciente de seus prazos e responsabilidades, a equipe foi capaz de reduzir o número de revisões enviadas ao desenvolvedor de Internet. Como resultado disso, conseguiu dobrar a pontualidade de seus lançamentos.

Entregar conteúdo de melhor qualidade e conectar com mais integrantes

Graças à melhoria do seu agendamento de projeto para o Congresso (YSC Summit) e o Tour de Pink, a equipe toda tem mais tempo para focar na criação de conteúdo de qualidade para o blog. Desde que implementaram a Asana, tiveram um aumento de 50% de publicação de conteúdos no blog e 45% nas redes sociais. Com isso, o blog teve um aumento de 190% no número de acessos e de 175% no número de indicações recebidas por redes sociais.

Calendário de conteúdo YSC

Com a maior transparência e mais tempo para focar no apoio a suas integrantes, a equipe de Marketing e Comunicação da YSC pôde melhorar radicalmente a maneira como se apresenta para a comunidade. Ao gerenciar o seu trabalho na Asana, pode agora focar em prestar o apoio e os recursos que as pessoas afetadas pelo câncer de mama mais precisam ao passar por uma das experiências mais difíceis de suas vidas.

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

Campanha de Marketing

Lançamento de produto

Lançamento de produto

Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

Missão para a Lua

Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!