A YMCA Victoria é uma organização sem fins lucrativos cuja missão é capacitar os jovens, proporcionando-lhes as habilidades e a confiança necessárias para levar uma vida positiva e independente. A organização administra grandes centros recreativos e aquáticos em toda a Austrália, organiza acampamentos, eventos esportivos, creches, programas de liderança e muito mais. 

A equipe de marketing do YMCA Victoria começou a usar a Asana pouco antes do início da pandemia de COVID-19 para manter o alinhamento e poder alcançar as suas metas. Isso também coincidiu com uma reorganização do departamento que reuniu especialistas em marketing e digital de diferentes unidades de negócio em uma única equipe de marketing de cerca de 40 pessoas. 

Josh Russo, gerente de otimização digital da YMCA Victoria, liderou a implementação da Asana no início de 2019. Inicialmente adotado para apoiar a sua equipe nos serviços digitais, o programa foi um sucesso imediato. A Asana era fácil de usar, permitia adicionar tarefas a múltiplos projetos e tinha modelos prontos para uso que ajudaram a equipe a começar. O uso da Asana resultou em:

• Redução significativa de e-mails internos e de registros duplicados de dados graças à melhoria dos fluxos de trabalho de comunicação.

• Maior confiança entre os membros da equipe devido à maior transparência sobre o trabalho que estavam realizando.

• Mais tempo para trabalhos estratégicos, como a criação de sites, o que resultou em um maior cumprimento dos KPIs.

Graças ao sucesso da Asana na equipe de Josh, a plataforma foi implementada em toda a equipe de marketing.

A Asana chegou em um momento crucial para nós. Ela nos ajudou a trabalhar de forma mais eficiente, o que foi crucial quando passamos a trabalhar à distância.

Josh Russo, Gerente de otimização digital

Transição para o trabalho remoto 

Quando a pandemia começou, a equipe de marketing, como a maioria das outras ao redor do mundo, passou a trabalhar remotamente. Nesse momento, a equipe já dominava o uso da Asana e seguia um modelo de sprint mensal. Graças ao papel central da Asana nas atividades diárias da equipe de marketing, a transição para o trabalho remoto não foi muito disruptiva. Na verdade, a Asana foi a principal plataforma que a equipe usou para iniciar e se recuperar de vários lockdowns, incluindo um dos períodos de lockdown mais longos do mundo. 

É muito difícil fazer com que 40 pessoas trabalhem da mesma forma, especialmente de forma remota. A Asana facilitou isso graças à nossa capacidade de criar fluxos de trabalho e modelos, atribuir tarefas e armazená-las em vários projetos.

Josh Russo, Gerente de otimização digital

O YMCA Victoria atua em diversos setores, e todos eles passaram por mudanças e restrições significativas durante os períodos de confinamento. Era responsabilidade da equipe de marketing comunicar a mais de 60 mil clientes os fechamentos e reaberturas, assim como aos milhares de funcionários e voluntários — e a Asana foi essencial para esse processo. 

Gestão dos lockdowns com a Asana 

Veja como a equipe de marketing da YMCA Victoria usou a Asana para gerir os desafios provocados pelos lockdowns relacionados à COVID-19: 

• Existe um modelo de tarefa de reinício com 600 subtarefas para ajudar a equipe de marketing a fechar e reabrir rapidamente todas as unidades da YMCA. Todos os pequenos detalhes, desde a alteração do horário de funcionamento no Google até a atualização das informações do site, estão incluídos no modelo. No início, a equipe levava uma semana para comunicar o fechamento ou a reabertura dos estabelecimentos; agora, usando o modelo, leva menos de um dia — uma redução de 85 % no tempo necessário. 

• Os formulários de solicitação já eram usados antes da COVID, mas se tornaram mais importantes durante os lockdowns. Com os Formulários Asana, as pessoas de toda a empresa podem fazer solicitações de marketing de qualquer lugar, sem se preocupar com a possibilidade de elas se perderem ou passarem despercebidas. Somente em um mês, a equipe de marketing concluiu 316 solicitações, totalizando 4.258 tarefas. 

• Agora, a geração de relatórios ficou mais fácil porque a Asana registra as informações de que eles precisam, incluindo o número de solicitações concluídas. Isso facilita para Josh e outros líderes de equipe manterem o ritmo normal do trabalho, apesar dos lockdowns e de outras interrupções causadas pela COVID-19.

De modo geral, a Asana torna a comunicação e a colaboração muito mais fáceis em toda a equipe. A possibilidade de criar e compartilhar projetos, atribuir tarefas e comentar nelas reduziu a necessidade de e-mails internos. A transição para o trabalho remoto aumentou ainda mais o uso da Asana e, agora, a maioria dos membros da equipe abre a Asana antes de qualquer outra plataforma quando começa o dia de trabalho.  

O nosso último relançamento registrou um aumento de 84 % no tráfego da Internet e de 80 % nos leads de vendas. Gerir isso não teria sido possível sem os processos que a Asana ajudou a equipe a criar.

Josh Russo, Gerente de otimização digital

Fazer a transição para o trabalho híbrido 

O YMCA Victoria adotou agora um modelo de trabalho híbrido. A equipe de marketing continua a gerenciar o trabalho na Asana. Todos os novos membros da equipe de marketing fazem o treinamento sobre os conceitos básicos da Asana e, em seguida, passam para um projeto específico de integração da YMCA Victoria, que descreve os processos internos, como o uso de modelos para projetos de equipe.

Josh planeja criar um megaprojeto que descreva todas as atividades de marketing previstas para o próximo ano, para que possam ser monitoradas e reportadas com ainda mais precisão. Também há planos de criar um clube interno de embaixadores da Asana para que a equipe possa garantir que continuará usando a plataforma da melhor maneira possível.