TheSoul Publishing produz conteúdo de mídia cativante para fãs do mundo inteiro com a Asana

Estudo de caso Asana — TheSoul Publishing — Riga
  • Logomarca da TheSoul Publishing
  • Tamanho da empresa
    • Mais de 2.700 funcionários em 70 países
  • Alcance do conteúdo
    • Mais de um bilhão de assinantes em todo o mundo

Impacto da Asana

  • Poupou tempo significativo que, de outra forma, teria sido gasto com a coordenação do trabalho. Foi possível chegar a isso automatizando tarefas, centralizando a comunicação e padronizando os processos.
  • Acelerou a realização de milhares de projetos partindo de modelos da Asana.
  • Alcançou uma transparência radical em todos os departamentos ao deixar os planos, projetos e status visíveis.

A TheSoul Publishing é uma das maiores empresas de comunicação do mundo, ao lado da Disney e da WarnerMedia em termos de visualizações e assinantes nas mídias sociais. Só no primeiro semestre de 2021, a TheSoul Publishing foi o primeiro negócio de mídia digital a acumular 100 bilhões de visualizações nos meios de comunicação social. Embora “TheSoul Publishing” por si só não seja um nome familiar, o público digital mundial conhece muito bem os conteúdos originais desenvolvidos e compartilhados pelos contadores de histórias e criadores digitais em todo o mundo que compõem o estúdio.

Hoje em dia, a TheSoul Publishing tem mais de um bilhão de assinantes em todo o mundo que assistem aos seus vídeos divertidos e compartilháveis em plataformas como YouTube, TikTok e Facebook. Ainda mais impressionante é o fato de este crescimento astronômico ter acontecido em menos de cinco anos; o canal mais popular da empresa, 5-Minute Crafts, começou em 2016 e rapidamente se tornou a marca digital número um das artes manuais no mundo inteiro.

Para reforçar o seu portfólio de conteúdos populares, que inclui live-action, animação, artigos e música, o quadro de funcionários da TheSoul Publishing está crescendo tão depressa como a base de assinantes. O seu pessoal quase duplicou em 2021, e hoje a empresa tem mais de 2.700 funcionários em seis continentes e setenta países. 80% dos funcionários trabalham à distância, pelo que tem sido uma prioridade de toda a empresa reunir todos sob a mesma cultura e forma de trabalhar.

Como chefe de desenvolvimento do departamento de TI, Alexey Baranov procura ferramentas e sistemas inovadores para os funcionários, visando gerar mais visibilidade interdisciplinar e eficiência operacional em toda a empresa. Em 2020, porém, a sua iniciativa de padronizar o planejamento trimestral deu errado: o antigo sistema de gestão de tarefas não comportou o planejamento para o porte e a escala da empresa.

Alexey lembra: “As nossas demandas de planejamento tinham se tornado complexas demais e o número de projetos aumentara significativamente. Sabíamos que precisávamos de uma melhor solução de gestão e planejamento de projetos para amparar o nosso crescimento e manter a transparência entre departamentos”.

A sua tentativa de combinar planilhas com o sistema de gestão de tarefas acarretou problemas em toda a empresa:

  • Era muito complicado gerir os vários projetos em andamento de uma só vez; em apenas um ano, por exemplo, os projetos do departamento de TI passaram de 18 a 150 por trimestre.
  • Foi necessário realizar muitas reuniões para as equipes se alinharem e entenderem em quê cada pessoa estava trabalhando.
  • Era difícil ver o status, os prazos e como o trabalho estava conectado, e isso criava fragmentações organizacionais entre os departamentos.

Alexey começou a buscar uma plataforma de gestão de trabalho escalável que ajudasse a TheSoul Publishing a continuar crescendo e acompanhasse o ritmo do seu desenvolvimento.

Em busca de uma plataforma que atenda à estratégia e escala da TheSoul Publishing

Alexey embarcou numa análise abrangente de vinte sistemas de gestão do trabalho, utilizando uma lista de duzentos critérios que recolheu dos líderes de toda a organização e que consideravam tudo, desde recursos de geração de relatórios até aninhamento de comentários e custos ocultos.

À medida que os grupos testavam os principais concorrentes, ficou claro que a Asana acomodaria o máximo de transparência entre os departamentos. As equipes também gostaram da capacidade da Asana de mostrar diferentes níveis de detalhe. Os indivíduos podiam gerir o trabalho em tarefas e projetos, enquanto os gestores podiam usar os Portfólios para ficar de olho no quadro geral. Alexey diz: “Desde o início, a equipe de vendas nos ajudou a entender como a Asana resolveria os nossos problemas em um nível estratégico”.

  “A Asana nos permite trazer a gestão de projetos para toda a organização sem a necessidade de grandes instruções e treinamentos, pois a plataforma é muito fácil de usar. Os especialistas juniores trabalham perfeitamente na Asana, e os executivos fazem o mesmo.”
— Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos

Após se decidirem pela Asana, a implementação foi rápida, e os diretores executivos adjuntos da TheSoul Publishing encorajaram a adoção da ferramenta. A equipe de contas dedicada à empresa dentro da Asana forneceu os recursos de integração, e a equipe de Alexey desenvolveu manuais e treinamentos para ajudar os funcionários a aprenderem a utilizar a Asana de forma rápida e consistente, alinhada com a cultura da empresa.

A centralização na Asana permite à equipe global da TheSoul Publishing trabalhar com transparência radical

Hoje em dia, a Asana é a plataforma oficial de gestão do trabalho da TheSoul Publishing, permitindo que departamentos como produção, finanças, vendas, jurídico, TI, RH e RP colaborem perfeitamente. Os processos e programas são centralizados para que, nas palavras de Alexey, “todos possam ver tudo”, o que reforça o princípio de transparência radical da empresa. “É a nossa principal realização. Hoje podemos consultar os marcos de qualquer equipe, criar dependências entre os projetos da Asana e ver como o trabalho está interligado”.

Estudo de caso Asana — TheSoul Publishing — colaboração da equipe

A Asana também tem ajudado a eliminar muitas tarefas manuais e administrativas. Graças a novos ganhos de eficiência e automatizações, a TheSoul Publishing está posicionada para poupar tempo significativo, anteriormente gasto com a “organização para o trabalho” — coordenando e procurando informação em planilhas, e-mail, chat e outras ferramentas —, graças à centralização do trabalho na Asana. De acordo com o Índice Anatomia do Trabalho, estas atividades dominam o dia típico do trabalhador do conhecimento, ocupando 60% do seu tempo e deixando pouco espaço para projetos e estratégias significativas.

Agora, os funcionários da TheSoul Publishing podem rapidamente encontrar conversas nos comentários da Asana, iniciar projetos com modelos e simplificar os pedidos internos mediante formulários. Isto recobra energia para equipes como TI, RH, finanças, jurídica e produção de conteúdo para melhor servir os colegas de equipe e para sonhar com mais conteúdo para os fãs.

TI

Todos os processos de TI migraram do antigo sistema de gestão de tarefas para a Asana, criando mais transparência e um elo mais forte entre a TI e as atividades de negócio. A Asana também ajuda o departamento de TI a guiar-se em meio a projetos complexos, como a sua plataforma de gestão de conteúdos proprietários, graças a uma melhor definição de prioridades, colaboração e prazos claros. Alexey alcançou a sua meta inicial de padronizar o planejamento trimestral em toda a empresa, e cada departamento da TheSoul Publishing tem agora um portfólio dedicado na Asana que reúne os seus projetos e planos.

Alexey usa os dados da Asana para informar o percentual de projetos concluídos em cada trimestre, o que favorece a avaliação da capacidade de execução dos proprietários dos projetos e a sua responsabilização. Desde a implementação da Asana, esta métrica de execução de projetos melhorou significativamente; na TI, por exemplo, a conclusão de projetos chegou a 100%.

“Com a clareza criada pela Asana, fica fácil destacar quem é responsável por uma tarefa e envolver os membros da equipe para obter feedback. Os marcos e prazos encorajam as pessoas a realizarem as atividades mais depressa.”
— Alexey Baranov, chefe do departamento de TI

RH

Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos, dirige um departamento global de RH e de comunicações internas, supervisionando todo o ciclo de vida dos funcionários, a começar pela integração dos recém-contratados. E este não é um feito modesto, dado que, em média, a TheSoul Publishing contrata cem pessoas por mês. A TheSoul Publishing construiu um processo automatizado de integração acoplando a Asana ao seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS, na sigla inglesa). Isto permite que a equipe de Aleksandra não só acompanhe mas também encante os recém-chegados e os informe sobre tudo na empresa. “Aprenda fazendo”, diz Aleksandra. “A Asana é perfeita para a integração e ajuda a nossa equipe a replicar eficazmente o nosso trabalho”.

“A Asana elevou o nível da gestão de projetos na organização, mostrando-nos como tornar nossas cargas de trabalho mais transparentes. Esta é a parte mais benéfica para nós, pois a transparência é um princípio central na empresa.”
– Aleksandra Sulimko, chefe de recursos humanos

Um recrutador simplesmente insere o nome de um candidato e a data de início no seu sistema de RH, BambooHR, que está integrado com a Asana por meio da API, e isto desencadeia uma sequência de integração totalmente automatizada num projeto da Asana, começando com a pré-integração: as tarefas que orientam um recém-contratado no seu primeiro dia, como receber um computador e obter um cartão de estacionamento. Estes processos envolvem até 15 pessoas do departamento de operações da TheSoul Publishing, e a Asana é a sua estação central.

No primeiro dia, o novo funcionário recebe um projeto da Asana, gerado automaticamente, que está adaptado ao seu departamento específico. Ele o guia pelas etapas para aprender sobre a cultura da empresa, assinar documentos relativos ao emprego e praticar utilizando ferramentas da empresa.

Estudo de caso Asana — TheSoul Publishing — funcionários no escritório

A gestão de recém-contratados na Asana deu tão certo, que a equipe de Aleksandra repetiu o processo com os funcionários mais antigos (mais de dois mil) da TheSoul Publishing para renovar o seu engajamento com a cultura e as ferramentas da empresa, e isso em apenas dois meses.

Outros projetos no departamento de RH são também geridos na Asana; por exemplo, eles usam um conjunto de Formulários Asana para ajudar os funcionários a fazer pedidos internos de RH. Há um formulário para cada necessidade, incluindo pedidos de viagens de negócios, promoções, treinamento e transferências de funcionários. As Regras Asana fazem a triagem automática de pedidos e os convertem em tarefas Asana, as quais o RH pode acompanhar com o funcionário para que tudo seja feito num só local. O RH tem sido capaz de medir os tempos de resposta e aplicar os acordos de nível de serviço para que tudo seja concluído de forma eficiente.  

Os Formulários são usados para todos os departamentos operacionais na empresa, e os funcionários da TheSoul Publishing enviam quase sete mil formulários por mês.

Produção de conteúdo

É no departamento de produção de conteúdo que a mágica acontece. Há equipes voltadas à produção de vídeo, animações e música, bem como uma equipe editorial que cria artigos. Cada peça leva dias ou meses para se produzir, dependendo do tipo, e pode ser traduzida em até 19 idiomas.

Anastasiia Vinogradova é produtora executiva da marca La La Life, uma coleção de três canais do YouTube que produz vídeos cômicos com elementos musicais. Cada vídeo corresponde a um projeto Asana — ou mais, dependendo do número de idiomas em que será traduzido, dos tipos de meios de comunicação envolvidos e do número de canais em que será distribuído.

Estudo de caso Asana — TheSoul Publishing — filmagem

Todos os projetos são organizados em um portfólio Asana, assim a Anastasiia tem uma visão geral de onde onde cada vídeo se encontra no ciclo de produção. Ela usa o cronograma do portfólio para ver quando o conteúdo estará pronto para entrar no ar, e os [painéis] para a elaboração de relatórios. A organização de projetos na Asana ajuda a eliminar a necessidade de mais comunicação e reuniões de status. Diz Anastasiia: “Quando abrimos o projeto, podemos compreender o que já foi feito e o que ainda está por vir. Não precisamos nos comunicar de mais nenhuma maneira sobre o assunto”.

A produção dá início a cada novo projeto de conteúdo duplicando um modelo Asana que contém todas as etapas de criação de vídeo organizadas em seções — tais como encontrar uma ideia, escrever o roteiro, encomendar música ou animação, filmar, e todas as etapas de pós-produção. Pode haver centenas de tarefas para um vídeo, e elas envolvem equipes especializadas, como animação e design sonoro.

A possibilidade de se adicionar uma tarefa a vários projetos reduz a duplicação de trabalho e mantém os colaboradores conectados, porque tudo acontece num só lugar e fica visível para todos. E, com o uso de modelos, os ganhos de tempo são cumulativos e substanciais.

Crescimento rápido com a Asana, dentro da empresa e pelo mundo afora

Por toda a TheSoul Publishing, a Asana melhorou a execução e reuniu os departamentos. A clareza em torno das responsabilidades e dos prazos ajuda as pessoas a terminar as tarefas a tempo, o que significa que a TheSoul Publishing pode executar mais rapidamente novas ideias, produzir mais conteúdo envolvente para os seus fãs e ter mais liberdade para experimentar e inovar.

“A Asana apoia a transparência e a responsabilidade — tudo o que valorizamos na nossa cultura. Ela nos ajuda a avançar mais rapidamente, a sonhar mais alto e a experimentar novas ideias.”
– Alexey Baranov, chefe do departamento de TI

Alexey e a sua equipe de TI continuarão usando a Asana para melhorar os processos e automatizar o trabalho, enquanto o RH melhora a experiência do funcionário e ajuda toda a organização a manter-se unida. Para a equipe de produção, a Asana ajuda a saciar os fãs e a aumentar o número de espectadores. Afinal, com um bilhão de assinantes conquistados, já só lhes restam mais alguns.