No verão de 2018, um novo diretor de marketing e comunicação foi nomeado na Telfer School e trouxe uma nova visão ao departamento. Também durante esse período, a equipe de marketing cresceu e passou a incluir novos membros, e Carla De Ciccio se juntou como estrategista de conteúdo para desenvolver uma abordagem de marketing baseada em histórias.

Com um novo começo, a equipe de marketing estava ansiosa para atuar e implementar a sua nova visão. No entanto, faltava-lhes conhecimento histórico e institucional, já que muitos membros da equipe eram novos. Embora alguns pudessem achar isso intimidante, a equipe de marketing da Telfer viu nisso uma oportunidade empolgante de implementar uma nova estratégia e desenvolver novos processos para ajudá-los a produzir campanhas e conteúdos mais impactantes.

Ao começarem a criar esses novos processos, Carla e a equipe não demoraram para notar que precisavam de uma ferramenta para centralizar o trabalho de todos, para que pudessem colaborar em um único lugar e ter visibilidade sobre os projetos uns dos outros, permitindo uma melhor colaboração.

Felizmente, os membros da equipe já tinham usado ferramentas de gestão do trabalho em funções anteriores e sabiam que isso os ajudaria a executar a estratégia de priorização de conteúdo que tinham em mente.

Como se tornar líder digital

Carla, que veio do setor de tecnologia antes de passar para o ensino superior, já havia usado a Asana e a apresentou à equipe na esperança de simplificar as campanhas de marketing, a produção de conteúdo e as atualizações do site.

À medida que a equipe de marketing dominava os fundamentos da nova ferramenta, também aproveitava a oportunidade para mudar os seus processos para uma forma mais ágil de trabalhar. Embora tenham implementado duas grandes mudanças ao mesmo tempo, a equipe aprendeu a usar a Asana rapidamente, pois a experiência do usuário e a funcionalidade eram semelhantes às dos aplicativos de consumo que usam no dia a dia.

Gestão ágil de projetos no ensino superior

Pouco depois de a equipe lançar a Asana, eles tiveram a sua primeira grande vitória quando trouxeram os seus colegas da equipe de engajamento para a ferramenta para colaborar no Gala anual da Escola, um evento que requer meses de planejamento multifuncional. Anteriormente, a equipe de engajamento acompanhava o enorme projeto em uma planilha, onde era fácil perder o controle dos detalhes ou se perder, mas Carla e a equipe de marketing sabiam que havia uma maneira melhor.

Eles trabalharam com a equipe de engajamento para colocar as solicitações de marketing na Asana, de modo que as responsabilidades e os prazos ficassem claros. Além disso, a equipe pôde anexar às tarefas exemplos de festas de gala anteriores para que os profissionais de marketing tivessem mais contexto sobre o que havia sido feito no passado. Como resultado, o projeto correu melhor do que nunca e as pessoas de toda a escola puderam experimentar uma nova forma de gerir projetos na Asana, em vez de usar planilhas.

Agora, a equipe de marketing usa a Asana para todos os seus projetos — de tarefas pequenas, como a elaboração de folhetos de eventos, a projetos enormes, como a reformulação do seu site — e a ferramenta está totalmente integrada a todos os seus fuxos de trabalho. Seus maiores triunfos se devem à renovação do recebimento de solicitações de marketing com os Formulários, ao gerenciamento de campanhas com o Cronograma e às atualizações e desenvolvimentos do site com a API da Asana.

Em especial, Joey Beland-Kilbride, o desenvolvedor Web da escola, tem usufruído da API da Asana para possibilitar que a equipe de marketing colabore com os demais envolvidos dentro e fora da organização que não usam a Asana. Agora, quando um profissional de marketing comenta em uma tarefa, o solicitante (que não usa a Asana) recebe a atualização por e-mail. Depois, quando o solicitante responde ao e-mail, a sua mensagem é automaticamente adicionada à tarefa como um comentário. Todos esses triunfos na comunicação permitiram à equipe de marketing, graças à integração de Joey, produzir mais trabalhos de alta qualidade para toda a escola, ajudando em tudo, desde o recrutamento de alunos até o engajamento dos ex-alunos.

As nossas partes interessadas agora estão exigindo mais de nós, por isso, ter ferramentas como a Asana é muito importante para garantir que nada fique por fazer e para que possamos priorizar e ver as nossas metas com muita clareza.

Carla De Ciccio, estrategista de conteúdo

A mudança na forma como o departamento de marketing funciona com a Asana tornou o dia a dia menos estressante e permitiu que a equipe alcançasse metas maiores de forma mais rápida e fluida. Agora, a equipe de marketing:

• Pode priorizar melhor o trabalho, pois todos têm visibilidade de todos os projetos em andamento.

• As partes interessadas têm mais informações sobre o trabalho que a equipe de marketing está fazendo e podem ver como a solicitação delas se encaixa no panorama geral, estabelecendo confiança na equipe e nas suas capacidades.

• O trabalho não fica por fazer, pois está centralizado em um só lugar, o que facilita a conclusão rápida e simples dos projetos.

• O processo automatizado de recebimento de pedidos economizou tempo e aumentou significativamente a eficiência, pois todas as informações necessárias são coletadas antecipadamente.

A Asana permitiu-nos ver o volume de trabalho que realizávamos e, assim, conseguimos ajustar as prioridades e reformular os tipos de trabalho que fazíamos.

Carla De Ciccio, estrategista de conteúdo

Olhando para o futuro das estratégias de marketing da Telfer

Olhando para o futuro, a equipe está focada em eliminar os 20% de tarefas menos importantes que antes consumiam o seu tempo, como a coordenação do trabalho e a comunicação, para que possam reinvestir o seu tempo em trabalhos de maior impacto.

Em última análise, a Meta da equipe de marketing é ser a melhor da categoria em transformação digital, tornando-a uma vantagem competitiva para a escola e para a equipe. A Asana será um elemento fundamental para alcançar essa Meta.