Overstock.com continua a inovar #comAsana

Overstock.com continua a inovar #comAsana
  • Overstock.com continua a inovar #comAsana
  • Tamanho da empresa
    • 1500 funcionários
  • Local
    • Midvale, Utah - EUA
  • Consultora de sucesso
    • Amy Lee

Grande, não pesada

“O fato da Overstock.com ser grande,” explica Jaime Wilson, “não significa que nos movemos lentamente”. Jaime é diretora sênior de Design e produto da experiência do cliente da rede de comércio on-line, e apesar de estarem nesse ramo há quase 20 anos e terem milhares de funcionários, ainda contam com a energia de uma start-up.

“Há um forte sentido de inovação e experimentação dentro da empresa. Somos focados na nossa atividade principal, mas também focamos nas grandes iniciativas que expandem os limites sobre o que as pessoas pensam que a Overstock.com pode fazer. Neste exato momento, há equipes debatendo sobre como podemos conectar os consumidores com novas marcas e criar novas experiências de comércio virtual, sem com isso deixar de oferecer produtos de qualidade a um custo que os consumidores têm esperado encontrar na Overstock.com ao longo das duas últimas décadas.”

Alcançar um dinamismo sem demoras

Para Jaime, o sucesso depende da comunicação. “Para fazer com que uma grande equipe se comporte como uma equipe pequena, todos precisam saber o que se passa nas diferentes partes da nossa atividade. Todos aqui estão abertos a compartilhar o que têm feito, mas o fato de querermos compartilhar os trabalhos entre nós não quer dizer que tenha sido fácil desempenhá-los.”

Ter equipes trabalhando com ferramentas diferentes e se comunicando em diversas plataformas dificultou que todos tivessem a informação de que precisavam. “O tempo que se gasta acompanhando o que cada equipe faz em cada software, ou nos certificando que temos acesso a cada sistema e ainda por cima tentar descobrir como eles funcionam, não é um tempo bem empregado”

A equipe de Jaime experimentou JIRA e outras ferramentas de acompanhamento de trabalho, mas na sua opinião era um processo laborioso e pouco natural.” O tempo necessário para aprender essas ferramentas atrasou os prazos dos projetos e não ajudou a equipe a se manter toda na mesma página. “Quando estamos experimentando estes grandes novos projetos não temos tempo para esperar que as pessoas peguem o ritmo. Elas precisam entrar numa reunião já com uma boa ideia do que está acontecendo.”

A equipe também precisava de uma forma de rapidamente atualizar grupos de pessoas sobre um determinado projeto, e mostrar claramente a cada grupo funcional o que precisava fazer com essa informação. “Quando fazemos um planejamento estratégico, precisamos de uma coisa que qualquer pessoa envolvida possa ver e dizer: 'Ok, entendi o que está sendo feito. Isto é o que precisamos fazer agora', sem precisar ajuda para isso.”

Começa com uma única equipe

Para a Overstock.com, era importante que as ferramentas em uso fossem adotadas por todos os níveis da empresa sem precisar ser exigidas pelos departamentos administrativos. Os membros das equipes precisavam poder trabalhar de uma forma que parecesse natural para inovar e avançar rapidamente. A Asana é agora a ferramenta padrão da Overstock.com para acompanhar tudo o que está sendo feito, mas ninguém tomou essa decisão de maneira oficial.

Em vez disso, o uso de Asana se espalhou de forma orgânica. “Inicialmente, uma equipe começou a usar a Asana para o planejamento de um projeto. Depois, nossa equipe de design começou a consultar através da Asana em que precisávamos trabalhar naquele momento.” Assim que mais que uma equipe estava usando a Asana, passou a fazer sentido atualizar para Premium para que todos tivessem acesso a recursos como relatórios avançados e controles de privacidade. “A partir dali, simplesmente se espalhou por todas as equipes e departamentos, e agora cada equipe está com o seu trabalho na Asana.”

Jaime atribui a popularidade da Asana em Overstock.com à facilidade de uso. “Qualquer pessoa pode olhar para um projeto em Asana e compreender de imediato o que está acontecendo. Eu posso contratar uma pessoa nova, dar um login para acessar a Asana, e dizer: ‘Estas são as equipes em que você deve participar’, e não preciso treiná-la a usar a ferramenta. Isso é fantástico.”

Juntos desde o primeiro dia

Quando a equipe de Jaime lança um novo produto, todas as equipes envolvidas podem ponderar o que precisa ser feito desde o primeiro dia. O seu plano de lançamento é delineado em um único lugar e as equipes podem atribuir as tarefas necessárias e as datas de conclusão para as pessoas responsáveis por aquela parte do trabalho.

Além disso, segundo Jaime, a Asana ajuda a garantir a qualidade das campanhas que executam. “Quando estamos juntos como um grupo em Asana e precisamos criar uma lista de tudo o que precisa ser feito por todos para o lançamento de um produto, é fácil identificar desde o começo as lacunas ou falhas que precisam ser corrigidas, para evitar confusão na última hora ou atrasar os prazos porque esquecemos de alguma coisa.”

Um exemplo de como isso tem funcionado é com a equipe de otimização do mecanismo de busca da Overstock.com. “Como alguém do departamento do produto e design, geralmente não estou envolvido com SEO. Há alguns anos, nem pensaríamos na possibilidade de envolver o grupo de SEO nos nossos planos para o produto, porque não pensávamos que, como equipe, eles também precisassem ser incluídos. Isso os deixou no escuro, e os resultados não foram bons.

Agora que estamos todos trabalhando no mesmo projeto em Asana, a equipe de SEO pode ver em que a minha equipe está trabalhando, e posso ver a importância de tê-los incluído desde a etapa do planejamento. Tem sido ótimo ver o SEO de Overstock.com melhorar desde que estamos manejando este processo com a Asana.”

Colaborar significa ter melhor qualidade

De acordo com Jaime, um dos resultados mais surpreendentes que ela viu com o uso da Asana foi o nível de colaboração e diversão das equipes ao trabalhar em conjunto. “Podemos compartilhar links de protótipos dos novos produtos e designs em que estamos trabalhando, e a equipe comenta com as suas reações. Preciso dizer que alguns dos comentários são divertidíssimos.” Apesar disso, ela está impressionada com o volume de trabalho sendo feito com Asana. “Me levaria muito tempo para listar todos os usos que a nossa empresa tem para a Asana.” Aqui estão alguns dos mais importantes:

  • Roteiros de produtos: a equipe de Overstock.com coloca cada novo produto na Asana desde a fase de idealização, para que todos saibam desde o começo o que está acontecendo.
  • Marketing digital: as estratégias de SEO, SEM e de publicidade paga da Overstock.com são administradas na Asana.
  • Comunicação individual: cada gerente pode manter a comunicação individual com seus subordinados diretos na Asana, com controles de privacidade que asseguram que tenham acesso somente as pessoas certas.
  • Reuniões de equipe: Quando começou a administrar as reuniões da sua equipe com a Asana, Jaime viu um enorme aumento da produtividade das reuniões. A pauta da reunião é gerenciada com o seu próprio projeto, para que todos saibam exatamente o que está acontecendo.

“Qualquer pessoa pode olhar para um projeto em Asana e compreender de imediato o que está acontecendo. Eu posso contratar uma pessoa nova, dar um login para acessar a Asana, e dizer: ‘Estas são as equipes em que você deve participar’, e não preciso treiná-la a usar a ferramenta. Isso é fantástico.” — Jaime Wilson, Diretora sênior de Design e produto da experiência do cliente de Overstock.com

O maior orgulho de Jaime é o aumento da qualidade do trabalho que acontece em Overstock.com. “Como equipe, procuramos criar a melhor experiência possível para os nossos clientes, e quando um projeto é concluído com Asana, posso estar segura de que estamos atingindo esse objetivo.”

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

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Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

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Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

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Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… decolar!

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