Morning Coworking abre e opera espaços de Coworking bem sucedidos em Paris com a Asana

Um espaço Morning Coworking
  • Logotipo Morning Coworking
  • Sede
    • Paris
  • Número de espaços de Coworking
    • 15
  • Recurso favorito
    • Modelos

O espaço de trabalho moderno está em constante mudança, com trabalhadores remotos, pequenas equipes e empresários criativos moldando o futuro do trabalho e da colaboração. Empresas como a Morning Coworking estão aperfeiçoando esse futuro com seus espaços de Coworking, que favorecem o conforto e a conveniência, bem como o senso de comunidade e as conexões. E este tipo de espaço de trabalho está dando certo: a Morning Coworking já conta com 20 espaços em Paris, e cinco novos locais serão abertos até o final de 2018.

Mapa dos locais de Morning Coworking

Isso não é tarefa fácil, como atesta Tania Boros, chefe de operações da Morning Coworking. Tania trabalha com sua equipe de quatro pessoas para coordenar os 20 locais e seus funcionários. Eles trabalharam muito para criar o processo ideal de abertura de novos locais e assegurar a sua prosperidade.

Com o ânimo de se mover rapidamente sem perder de vista as pessoas, os processos e o propósito, eles contam com Asana para assegurar de que tudo se dá em harmonia, e permitir que qualquer pessoa na cidade (e no mundo) possa contar com o espaço colaborativo e produtivo proporcionado pela Morning Coworking.

As chaves para espaços bem sucedidos

Fomentar espaços onde grandes pessoas (e grandes ideias) possam interagir e trabalhar requer muita coordenação e confiança. A equipe da Morning Coworking precisa estar sempre na mesma página ao organizar a segurança, os funcionários e a operação bem sucedida dos seus espaços, sem descuidar da sua mobilidade. Tania tem muito o que fazer, mas felizmente a Asana a ajuda a ficar mais tranquila.

Avançar rapidamente através dos modelos

A maior parte das empresas precisa se mover rapidamente para permanecer à frente da concorrência e alcançar os objetivos mais ambiciosos, mas para a Morning Coworking a velocidade é especialmente importante, tendo um impacto significativo no seu faturamento. “Alguns espaços só contam com prazos de aluguel de dois ou três anos, e por isso precisam estar prontos e funcionais o mais rápido possível para começar logo a gerar rendimentos”, diz Tania.

Para abrir um espaço, Tania e sua equipe precisam obter as licenças, assinar os contratos de aluguel, coordenar todas as instruções, escolher os móveis, implementar as configurações técnicas e muitas outras coisas. “Com Asana, reduzimos todo o processo de abertura de um novo espaço a apenas três meses. Agora podemos abrir vários espaços de uma vez, graças à Asana e aos nossos parceiros e fornecedores (que até reduziram os seus prazos de entrega!). Em vez de abrir espaço por espaço, podemos agora abrir quatro novos espaços ao mesmo tempo.”

Com tantas coisas diferentes e importantes para acompanhar, como a Morning Coworking consegue fazer tudo em questão de poucas semanas? A resposta está nos modelos.

Modelo da Morning Coworking na Asana para o lançamento de um novo espaço

A equipe da Tania usa o mesmo modelo para cada novo local para se assegurar que nada ficará esquecido, e com isso pode começar rapidamente um novo projeto simplesmente fazendo uma cópia do modelo. Cada seção do projeto agrupa as tarefas relacionadas à administração, TI, arquitetura, logística, etc. Isso facilita a busca por informações depois que o projeto está implementado, eliminando a necessidade de procurar entre e-mails e documentos.

A equipe da Morning Coworking também usa campos personalizados para mostrar em que estágio está uma determinada tarefa, e assim a Tania pode consultar rapidamente o projeto sem ter que pedir atualizações de status para cada uma das dezenas de tarefas. Com eles e com as dependências, é simples para qualquer pessoa saber em que deve trabalhar e ter claros os prazos. “A Asana realmente nos ajuda a ficar tranquilos sabendo que todos estão fazendo o trabalho certo no momento certo.”

A Morning Coworking usa campos personalizados na Asana

Os prédios com que a equipe da Tania trabalha geralmente ficaram vazios por meses ou anos até que a Morning Coworking comece a operar neles. Às vezes, as instalações estão em más condições e precisam de reforma. Veja abaixo o antes e o depois de dois dos seus espaços:

O antes e o depois de um espaço da Morning Coworking

O antes e o depois de um espaço da Morning Coworking

Incorporar e capacitar os funcionários em cada escritório

Mas o ritmo não desacelera depois que um novo local é aberto. Com apenas um funcionário contratado para cada local, há inúmeras tarefas a serem feitas para assegurar que tudo, das necessidades de TI até ao engajamento da comunidade, seja feito da maneira correta. A Morning Coworking também procura assegurar que cada funcionário se sinta preparado para solucionar qualquer problema, e capacitado para cumprir com a sua função, com isso ajudando a melhorar o espaço. Asana também os ajuda com ambas as coisas.

Um dos componentes fundamentais para o sucesso da Morning Coworking depois que um novo espaço é inaugurado é o processo de incorporação dos “gerentes Morning”. Estes são responsáveis por cuidar de todas as necessidades e problemas que possam surgir no espaço de trabalho. “Nossos gerentes Morning são a amálgama que mantém a união dos espaços e faz crescer a comunidade”, explica Tania. Também aqui, a equipe conta com os modelos.

Modelo para gerenciar um espaço

“A Asana é realmente útil no processo de incorporação, porque podemos criar um modelo para garantir que todos os treinamentos serão executados, e que pode ser consultado no futuro caso os gerentes tenham qualquer dúvida.”

O modelo torna os processos e as boas práticas claros e fáceis de encontrar por estarem todos na Asana. Ele também ajuda a Morning Coworking a avançar rapidamente, por não ter que começar do zero para cada novo gerente e arriscar esquecer alguma coisa. Os gerentes estão mais preparados para responder a qualquer situação e sabem que estão fazendo o trabalho corretamente, o que os ajuda a assumir novas responsabilidades com menos estresse.

Quando surgem dúvidas ou problemas, os gerentes podem recorrer à Asana em busca de soluções. Podem, por exemplo, consultar o processo requerido para a aquisição de equipamentos, ou a quem devem recorrer para obter informações sobre os orçamentos. A equipe da Morning Coworking tem projetos para cada um dos espaços de trabalho, de forma a monitorar as atividades, o processo para avaliar novos clientes, e os eventos futuros que estão planejados.

Gerenciar um novo espaço de Coworking com a Asana

Eles também acompanham e administram os orçamentos e faturas com a Asana, e com isso têm um fechamento de mês sem surpresas. Isto ajuda a Tania a focar nas prioridades principais, em responder rapidamente às perguntas e em buscar novas soluções, o que simplesmente não era possível através do e-mail ou do chat.

“A Asana torna muito simples acompanhar cada detalhe sem com isso agregar complexidade. Usamos a plataforma para gerenciar as faturas e certificar que não há inconsistências. Podemos enviar os relatórios e listas de gastos dentro do prazo todos os meses, com a tranquilidade de saber que não apresentam erros.”

Acompanhar os principais objetivos

Com os novos problemas a serem solucionados em cada espaço de trabalho, não é difícil ficar preso nos detalhes do dia a dia e perder de vista os objetivos maiores. Isso coloca em risco a tranquilidade e a consistência típicas da Morning Coworking, e pode levar os gerentes Morning a se sentirem desmotivados se não virem como o seu trabalho contribui para o panorama mais amplo.

“A Morning Coworking está aqui para criar uma comunidade sensacional e assegurar às pessoas ótimas experiências dentro do espaço de Coworking. Isso vale para nossos clientes e também para nossos funcionários. A Asana nos ajuda a garantir que estamos cuidando dos interesses de todos”

Felizmente, Tania e sua equipe estão um passo à frente com seu projeto de acompanhamento dos objetivos e resultados principais (OKR) na Asana. O projeto monitora os objetivos principais da empresa, como a certificação dos espaços como 100% verdes (uso dos recursos energéticos, reciclagem, entre outros), e a abertura de um espaço de Coworking por mês durante o ano de 2019, além dos principais objetivos individuais.

Aproximadamente uma vez por mês a equipe reavalia os objetivos e resultados principais, para ver como estão progredindo e criar novas soluções se algo não estiver no caminho certo ou precisar ser atualizado. Eles também reavaliam os objetivos dos funcionários e repassam os projetos futuros que possam ser relevantes para o seu crescimento.

Sucesso rápido e significativo

Em apenas alguns anos a Morning Coworking definiu um novo patamar para os espaços de trabalho ao proporcionar espaços confortáveis com funcionários engajados e uma clientela que acredita na sua comunidade. Com um número ainda maior de novos locais a inaugurar, a equipe da Tania está pronta para agir rapidamente, sem descuidar de nenhuma etapa do processo e sem perder de vista os seus objetivos principais.

Com a ajuda da Asana, a Morning Coworking pode focar nos detalhes certos sem descuidar do panorama geral, e com isso ser a empresa de espaços de Coworking mais querida e de maior crescimento de Paris.

Espaço da Morning Coworking

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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