Deputy melhora o alinhamento da empresa com a ajuda da Asana

A gestão de expedientes de trabalho e o monitoramento de tempo podem levar horas e tornar-se uma fonte de frustrações para as empresas. É por isso que a Deputy tornou-se um software imprescindível para as organizações em todo o mundo. A Deputy simplifica o planejamento da força de trabalho para as empresas ao viabilizar que elas criem listas de expediente e monitorem as horas de trabalho. Além disso, as empresas também se beneficiam de um aplicativo que lhes permite fazer o registro do horário e a troca de turnos. Organizações de todos os tamanhos, de empresas de pequeno e médio porte a grandes empresas, usam a Deputy, incluindo Amazon, Aesop, Nike, Messina e Reliant Healthcare.

Joseph Fuller é o diretor global de TI da Deputy, onde ele supervisiona os sistemas corporativos, a infraestrutura e os serviços internos. Joseph e a sua equipe trabalham com todos os departamentos da Deputy e estão empenhados em criar e implementar soluções tecnológicas tanto para as equipes internas como para as equipes que lidam diretamente com o cliente.

A gestão de tecnologia em grande escala é arriscada em boa parte do tempo, e quando não se dispõe de padronização as coisas podem sair do controle. Na Deputy, as equipes usavam diversas ferramentas de trabalho, o que ocasionava silos de informação e perda de dados, levando a problemas de comunicação e ações ineficientes em toda a empresa. Os funcionários também desperdiçavam um tempo valioso com a solicitação de acesso a inúmeras ferramentas de que precisavam para trabalhar. Na medida em que a empresa cresceu, o departamento de TI teve de enfrentar o desafio de gerir todas estas ferramentas e monitorar o acesso dos funcionários.

Criação de uma pilha de tecnologia de alto nível

Para resolver o problema, Joseph propôs a consolidação das ferramentas de gestão do trabalho usadas na Deputy. Apenas uma ferramenta seria utilizada na empresa, a fim de facilitar a colaboração e aumentar a transparência em toda a organização. Isso não apenas facilitaria o trabalho da equipe de TI, mas também ajudaria os funcionários a trabalhar com mais eficiência. Para assegurar que a solução escolhida fosse uma ferramenta que as equipes da Deputy gostassem de usar, Joseph realizou uma pesquisa para sondar as preferências dos funcionários. Com base nas respostas, Joseph determinou as características necessárias à nova ferramenta:

• Ser fácil de usar, para que os funcionários pudessem incorporar rapidamente ao trabalho e aproveitar a experiência.

• Capacitar a visibilidade em toda a empresa para melhorar a sintonia e a eficiência.

• Oferecer um ponto central de informação para facilitar a colaboração.

• Dispor de recursos personalizáveis para adequar-se a diferentes equipes, fluxos de trabalho e preferências.

• Integrar-se a outras ferramentas, como Jira, Slack, Dropbox e Google Workspace.

A Asana foi a escolha da Deputy porque atendia às necessidades da empresa e oferecia a melhor experiência do usuário.

A Asana é fácil de usar, mas nem por isso menos potente em termos técnicos. De imediato, eu pude ver como as opções e recursos personalizados, como modelos, poderiam beneficiar os funcionários. ”

Implementação de cima para baixo

Joseph planejou implementar a Asana de cima para baixo e recebeu o apoio do gerente de Sucesso do cliente da Asana em cada etapa da jornada. De início, a liderança foi treinada para usar a plataforma, o que incluiu duas sessões aprofundadas, ministradas pelo gerente de Sucesso do cliente para líderes de todo o mundo. O treinamento foi personalizado, de modo que apresentou relevância direta para a equipe de executivos, o que lhes deu as habilidades necessárias para usar a plataforma para o seu máximo benefício. Os líderes também participaram de sessões especificamente projetadas para a liderança com o seu gerente de Sucesso do cliente, para que pudessem ajudar as respectivas equipes a usar a plataforma.

Em seguida, Joseph e o gerente de Sucesso do cliente voltaram a atenção para o treinamento da gerência. Depois disso, a Asana foi lançada entre os funcionários, que receberam treinamento básico e foram capacitados para estruturar o próprio trabalho como achassem que seria adequado. Isso funcionou bem: alguns funcionários optaram por visualização de Lista; outros preferiram trabalhar com quadros Kanban. Esta flexibilidade promoveu rapidamente a adesão entre as equipes e permitiu que elas colaborassem de diversos modos. As equipes que colaboram com a engenharia, como a experiência do cliente e o marketing, puderam usar a integração da Asana com o Jira para permanecer em sintonia mesmo ao trabalhar com as ferramentas da sua escolha.

A Asana melhorou a sintonia em toda a empresa e permitiu que houvesse mais entendimento entre as equipes. Ela também reduziu o trabalho administrativo e mal-entendidos em relação às prioridades e aos prazos. ”

Benefícios do uso de uma única ferramenta de gestão do trabalho

A Asana passou a ser amplamente utilizada na Deputy por diversos departamentos:

• O Marketing usa os Formulários Asana para recebimento de pedidos e faz a gestão de todas as campanhas na plataforma. Isso facilitou muito a colaboração dentro da equipe.

• O Suporte ao cliente monitora a elaboração de artigos para a Central de ajuda da Deputy, a fim de assegurar que todos os temas sejam abordados de forma abrangente.

• O Sucesso do cliente faz a gestão das implementações do cliente na Asana para deixar bem claros os cronogramas e responsabilidades.

• Finanças e outras equipes da empresa confiam na plataforma para gerir projetos grandes e atividades recorrentes, como o fechamento do mês.

• A Gestão de projetos monitora projetos grandes, como esforços de conformidade e realocações de escritório. As tarefas da Asana asseguram que detalhe algum passe despercebido.

• A engenharia corporativa planeja os sprints mensais e semestrais na Asana. A ferramenta é também usada para a gestão de projetos como a implementação do Zendesk para a equipe de Suporte ao cliente.

No geral, a Asana criou uma única fonte de conhecimento que viabilizou a transparência no trabalho em toda a empresa e assegurou que todos os departamentos sigam na mesma direção. Além disso, a visibilidade aprimorada nos projetos aumentou a confiança, que é especialmente importante no ambiente de trabalho remoto atual, no qual 59% dos funcionários trabalham em horários diferentes.

Com a Asana, os membros da equipe podem facilmente ver as tarefas em que cada um está trabalhando e o prazo esperado para a conclusão da atividade. Ao terminar o trabalho, tudo o que um funcionário precisa fazer é marcar a tarefa como concluída para que a pessoa certa seja notificada — não é preciso enviar um e-mail. Isso ajudou a impulsionar a eficiência em toda a organização porque as responsabilidades e os prazos são evidentes.

É um alívio ter cada coisa no seu devido lugar. A Asana facilita muito o nosso trabalho de assegurar que todos sigamos na mesma direção. ”

A equipe de TI dos sonhos

A implementação bem-sucedida da Asana levou Joseph e a sua equipe de TI a consolidar o seu status como um parceiro empresarial crucial que ajuda a impulsionar a eficiência em toda a organização. A equipe recebe menos tíquetes de suporte em relação ao acesso a ferramentas e dados perdidos. Agora, a TI tem mais tempo para se concentrar em projetos estratégicos, como o trabalho de integração personalizada para os clientes da Deputy.

Devido às mudanças causadas pela covid-19 no cenário empresarial, a gestão do trabalho como um todo passou a ser mais importante do que nunca para a empresa. A Asana assegurará que todos os funcionários da Deputy continuem a seguir na mesma direção, onde quer que estejam.