A Blinkist constrói e faz crescer um espaço de trabalho competente com a Asana

A equipe Blinkist
  • Logo da Blinkist
  • Sede
    • Berlim
  • Número de livros como “blinks”
    • Mais de 2500
  • Minutos para ler um “blink”
    • 15

De acordo com o Instituto de Estatísticas do Trabalho dos EUA, os americanos leem menos de 20 minutos por dia. Quando levamos em conta a atual realidade digital e tudo o que disputa o nosso tempo e atenção, não é de surpreender que as pessoas estão lendo cada vez menos. Mas isso não significa que temos menos apetite pela informação. De fato, há cada vez mais informação valiosa disponível para o nosso consumo, seja em relação aos nossos hábitos comerciais, de política ou criativos. Precisamos ter uma forma de ler mais em menos tempo para estar bem informados e a par dos acontecimentos.

A Blinkist capacita as pessoas a fazerem justamente isso. O seu aplicativo de microaprendizagem apresenta as ideias fundamentais dos livros mais vendidos sobre temas de de não ficção nos formatos áudio e texto, e que podem ser assimiladas em apenas quinze minutos. Os cofundadores da Blinkist Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling e Sebastian Klein, identificaram uma grande oportunidade de mercado e decidiram começar uma nova empresa. Para eles e, em especial, para o diretor executivo Holger, tempo é o recurso mais valioso, tanto para os que estão à frente da Blinkist como para os usuários do aplicativo.

Blinkist converta livros bestseller em leituras rápidas com a Asana

O desafio: execução

Quando Holger e a equipe fundaram a empresa, em 2012, o caminho para o sucesso estava claro: remover tantos obstáculos quanto fosse possível para que a equipe pudesse se mover rapidamente. “O principal desafio para ganhar o mercado era (e ainda é) a execução”, explica Holger. Para ele, isso significava “encontrar as pessoas certas e a disposição organizacional que permitissem a realização de grandes coisas.”

Eles se dedicaram então a encontrá-los: “a chave do nosso sucesso é encontrar ótimas pessoas e deixá-las trabalhar rumo ao nosso objetivo comum”.

Logo no começo o objetivo era descobrir como poderiam partilhar a essência de um livro com outras pessoas, através dos dispositivos móveis, de forma que pudesse ser lida ou ouvida num piscar de olhos. Eles testaram diferentes formatos com os primeiros usuários e chegaram finalmente aos “blinks” que os leitores encontram hoje na Blinkist. O que os motiva em tudo o que fazem é sua missão: inspirar as pessoas a continuar a aprender. Com essa finalidade, trabalham em melhorar a experiência de seus usuários, proporcionar a eles recomendações melhores e mais relevantes e continuar a inovar os formatos em que apresentam o seu conteúdo.

Para permitir à sua equipe trabalhar rumo aos objetivos comuns, uma das coisas que Holder considerou mais eficazes foi capacitar e incentivar as pessoas. Como adeptos do autoempoderamento, ele e os demais cofundadores definiram como meta criar uma organização criada com base na autonomia individual, sem qualquer tipo de microgestão.

Ao focar na capacitação a Blinkist evita políticas empresariais indesejadas. “Na Blinkist, focamos completamente na transparência e comunicação direta por toda a empresa” explica Holger. “Isso é o oposto das políticas burocráticas usuais de escritório”, explica. “Criamos um ambiente de trabalho transparente, aberto e eficaz, no qual a opinião de cada um é relevante”.

O resultado do empoderamento

Em seis anos Holger expandiu a sua equipe para quase cem funcionários e criou um produto que foi muito bem recebido.

Desde o começo, Holger e a equipe sabiam que precisavam de uma ferramenta que proporcionasse transparência e fácil colaboração, e ajudasse a equipe da Blinkist a cumprir com os seus valores em torno do autoempoderamento. A ferramenta escolhida foi a Asana. “Com Asana, todos podem ver em que os outros estão trabalhando e fornecer feedback, ou convocar rapidamente quando for necessário fazer uma reunião”, explica Holger. “Cada um dos funcionários está a par do andamento dos negócios”.

“Para que as pessoas possam tomar decisões bem fundamentadas, é necessário ter transparência e comunicação.

Um dos efeitos de ter uma equipe capacitada”, diz Holger, “é que as coisas avançam muito mais rápido”, porque a equipe pode agir com mais rapidez. “Como fundador deixei de ser um gargalo, já não preciso dar a minha aprovação para cada pequena decisão”.

Mesmo nos projetos mais importantes as pessoas estão capacitadas para tomar decisões, porque muitas vezes estão mais próximas do problema que Holger e os outros dirigentes da organização. Quando tomam decisões por conta própria podem avançar o seu trabalho com muito mais rapidez, em vez de ter que esperar a aprovação ou opinião dos dirigentes. Por exemplo, uma equipe conduziu e lançou de forma autônoma o Simplify podcast, recebendo apenas feedback esporádico do Holger.

“Se as pessoas estão empoderadas, de certa forma sentem domínio e propriedade, e se tornam muito mais envolvidas e empenhadas”, explica Holger. Mas o empoderamento não tem como resultado apenas uma maior satisfação pessoal: “temos índices de retenção de pessoal muito elevados, porque as pessoas sentem que podem realmente ter um impacto dentro da nossa empresa”, diz Holger.

Empoderamento na prática

Segundo Holger, “Cada pessoa precisa de um sistema para tirar as ideias da cabeça. Afinal, nossos cérebros não são dispositivos de retenção de informação, são ferramentas de raciocínio”. Esta premisa explica como a Blinkist usa a Asana para aplicar os seus valores no trabalho. A equipe conta com Asana para gerenciar os projetos e o que Holger chama de “projetos que não são projetos”, que representam melhor áreas abstratas do trabalho ou trabalhos em andamento.

Uso da Asana para o gerenciamento de projetos

A Blinkist usa a Asana para planejar projetos por toda a empresa. Organiza os trabalhos, estrutura os projetos e usa comentários e conversas de projeto para comunicar sem depender de reuniões. Monitorar todo o trabalho na Asana agiliza a colaboração da equipe e capacita cada funcionário a tomar o pulso do seu trabalho. Como exemplo, a equipe utilizou um projeto para acompanhar a tradução do seu site para os mercados de idioma alemão.

Projetos que não são projetos

Tão eficaz quanto gerenciar projetos é o uso da Asana na Blinkist para acompanhar trabalhos que não se enquadram na definição usual da palavra. Eles usam os projetos Asana para registrar a função e a responsabilidade de cada funcionário, o que confere clareza de propósito a cada pessoa.

Cada departamento dentro da Blinkist (eles os chamam de “círculos”) é um projeto na Asana, dentro do qual as tarefas definem função e responsabilização. Desta forma cada funcionário pode acessar o projeto de um círculo e compreender qual é o trabalho desse círculo, a finalidade de cada pessoa dentro do círculo, e como esse trabalho individual se encaixa no panorama geral.

Blinkist usa a Asana para monitorar as funções e responsabilidades

As equipes na Blinkist também usam a Asana para gerenciar os “táticos” ou repasses semanais. Cada equipe prepara um projeto Asana com a sua “tática”. Os membros da equipe adicionam tópicos de discussão à agenda e criam anotações no projeto para consulta.

Cada projeto tático também tem uma seção de “lista de desejos”, onde a equipe guarda as novas ideias. “No passado, se eu tivesse uma ideia e quisesse discuti-la com a minha equipe, escrevia um longo e-mail, as pessoas responderiam, e acabávamos criando uma cadeia de e-mails, o que era realmente ineficiente”, desabafa Holger.

Agora, em vez de longas discussões difíceis de assimilar e que provavelmente seriam esquecidas antes mesmo da reunião semanal, temos a seção de “lista de desejos”, um sistema confiável para os membros da equipe partilharem suas ideias e saberem que se falará sobre elas.

Blinkist usa a Asana para gerenciar os táticos, ou repasses semanais

O poder de praticar o que se ensina

A Blinkist viu muitos benefícios em por em prática seus preceitos de autoempoderamento. Assim como o seu produto economiza o tempo de seus usuários ao proporcionar insights de uma forma mais eficaz, a “Asana nos ajuda a economizar muito tempo”, diz Holger. “Ela facilita a conversação, a transparência, a comunicação, e se transformou num sistema confiável para trabalhar de forma mais produtiva”, acrescenta.

Ao por em prática os seus valores na forma como usam a Asana no dia a dia, a Blinkist construiu uma organização próspera com um ótimo produto e índices elevados de retenção de pessoal. “Asana pode ser apenas uma ferramenta, mas para nós ela permite colocar os nossos valores em prática para cumprir a nossa missão”.

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas e alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

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Missão para a Lua

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Organize o seu trabalho

Defina tarefas e marcos claros para transmitir claramente à equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Permita a cada profissional de marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído ao dar total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para ver como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar tais informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e trabalhar em função das datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para o seu público.

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos em dia

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos em dia

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore datas e marcos

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos para o lançamento.

Monitore datas e marcos

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado em qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana ajuda as equipes de produtos a cumprirem os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para ter o tempo sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisa ser feito.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que toda a informação resida num único lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… ignição!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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