6 wskazówek dla liderów operacyjnych, jak zoptymalizować stos technologiczny organizacji
Podsumowanie
Organizacje zmagają się z przytłaczającą liczbą narzędzi – średnio 323 aplikacje SaaS – co prowadzi do fragmentacji dnia pracy i zmniejszenia produktywności.
Problem pojawił się w ciągu ostatnich kilku lat, kiedy firmy zaczęły nadmiernie inwestować w narzędzia do współpracy, aby zrekompensować brak bezpośrednich interakcji. Jednak przyniosło to więcej szkody niż pożytku. Według jednego z badań pracownicy firm z listy Fortune 500 przełączają się między aplikacjami i narzędziami około 1200 razy dziennie.
Obecnie organizacje potrzebują liderów, zwłaszcza w działach operacyjnych, którzy zajmą zdecydowane stanowisko w kwestii tego, jakie nowe narzędzia są niezbędne. W przeciwnym razie stos technologiczny pełen zbędnych narzędzi narazi na znaczne ryzyko wydajność pracowników i kondycję finansową firmy. Przyjmując proaktywne podejście, liderzy operacyjni mogą pomóc organizacjom uniknąć tego problemu.
Wykonując sześć poniższych kroków, mogą oni zaangażować się w racjonalizację aplikacji, czyli proces, w którym strategicznie określa się, które z aplikacji organizacji należy zachować, zastąpić, wycofać lub skonsolidować. Rezultatem jest zoptymalizowany stos technologiczny dla Twojego biznesu. Oto jak rozpocząć:
Maksymalizacja wpływu stosu technologicznego w 2024 roku
Przygotuj swoją organizację na sukces operacyjny w 2024 roku. Poznaj ukryte koszty nieefektywnego stosu technologicznego i dowiedz się, jak ocenić jego efektywność.
1. Przeprowadź audyt narzędzi
Nadmiar narzędzi to ogromne obciążenie dla organizacji. Priorytetem lidera operacyjnego powinna być centralizacja danych dotyczących pracy na jak najmniejszej liczbie platform. Jednak przy potencjalnie setkach narzędzi w stosie technologicznym prawie niemożliwe jest śledzenie tego, co każde z nich robi.
Wspólnie ze swoimi zespołami operacyjnymi przeprowadź dokładny „audyt narzędzi”, aby skatalogować każde oprogramowanie i aplikację w Twojej organizacji. Dla każdego narzędzia jasno określ jego główny cel i konkretny przypadek użycia, do którego służy. Jeśli nie możesz jasno określić celu narzędzia, to jest to najlepszy kandydat do eliminacji.
Zbierz te informacje w łatwo dostępnym dokumencie lub na wewnętrznej stronie internetowej. Następnie udostępnij go wszystkim zespołom i działom, aby wiedziały, jak korzystać z tych narzędzi. Przeprowadzaj ten audyt co roku lub co dwa lata, aby mieć pewność, że lista narzędzi jest bieżąca i odpowiednia.
2. Określ narzędzia, które promują pracę międzyfunkcyjną
W świecie, w którym współpraca międzyfunkcyjna często jest katalizatorem innowacji, wybór odpowiednich narzędzi do wspierania tych interakcji jest niezbędny. Najlepsze narzędzia służą więcej niż jednej osobie, projektowi lub celowi – przełamują silosy w zespołach i działach.
Zapytaj zespoły operacyjne i inne działy, jakich narzędzi potrzebują, aby skuteczniej współpracować międzyfunkcyjnie. Wykorzystaj te informacje, aby zainwestować w narzędzia, które lepiej połączą działania operacyjne z całą organizacją.
Postaraj się wybrać narzędzie do współpracy, które może skonsolidować procesy, informacje i narzędzia w jednym, centralnym źródle pracy. Im mniej czasu Twoi pracownicy spędzają na przełączaniu się między aplikacjami, tym więcej czasu mają na skupienie się na pracy, która ma znaczenie.
3. Usprawnij swój stos technologiczny, nadając priorytet integracjom
Przepełniony stos technologiczny to problem zarówno dla budżetu, jak i dla użytkowników. Zamiast zmuszać pracowników do przełączania się między narzędziami, aby uzyskać wszystko, czego potrzebują, liderzy operacyjni powinni promować narzędzia, które wykorzystują integracje, które mogą połączyć cały stos technologiczny na jednej platformie.
Zacznij od określenia podstawowych narzędzi biznesowych, a następnie poszukaj aplikacji uzupełniających, które oferują solidne integracje. Skonsultuj się z zespołami operacyjnymi i działami w całej organizacji, które będą korzystać z tych integracji, aby upewnić się, że spełniają one potrzeby zespołu.
Zanim wprowadzisz zmiany w całej organizacji, przeprowadź niewielki program pilotażowy, aby przetestować skuteczność tych nowych integracji, mierząc ich wpływ na realizację celów. Po pomyślnym zakończeniu testów udokumentuj nowe procesy i przeszkol swoje zespoły.
Odkryj inteligentniejszy sposób pracy
Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą usprawnić wyznaczanie celów, ustandaryzować procesy i przyspieszyć planowanie roczne – a to wszystko w jednym miejscu.
4. Oceń gotowość swojej organizacji do korzystania ze sztucznej inteligencji
Technologie oparte na sztucznej inteligencji stale ewoluują, oferując każdemu działowi bezprecedensowe możliwości automatyzacji zadań i generowania statystyk. Jednak rozłączne narzędzia tworzą rozłączne dane, tworząc słabą podstawę dla sztucznej inteligencji.
Przeprowadź ocenę gotowości na AI, aby pomóc swojej organizacji w bardziej strategicznym podejściu do włączania sztucznej inteligencji do stosu technologicznego. Zidentyfikuj luki w jakości danych, integracji i umiejętnościach pracowników.
Po dokonaniu oceny gotowości rozpocznij pilotaż narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które są zgodne ze strategicznymi celami Twojej organizacji. Mierz ich wpływ za pomocą konkretnych wskaźników KPI, takich jak zaoszczędzony czas, wskaźnik automatyzacji zadań lub ulepszona analiza danych. Po udanym okresie pilotażowym wdrażaj narzędzia oparte na sztucznej inteligencji w odpowiednich działach, zapewniając odpowiednie szkolenia i procedury zarządzania zmianami.
5. Zmniejsz zmęczenie narzędziami
Ocena stosu technologicznego organizacji powinna być oparte na danych i prowadzona przez zespoły operacyjne. Dzięki opiniom pracowników liderzy operacyjni mogą lepiej ocenić, jak narzędzia wpływają na zespoły.
W tym celu przygotuj ankietę dla swojej organizacji, aby zapytać działy i zespoły o narzędzia, z których korzystają, oraz o to, czy powodują one zmęczenie. Zapytaj, jak pracownicy czują się podczas korzystania z określonych narzędzi. Spróbuj określić, które narzędzia dodają energii, a które wyczerpują pojemność umysłową. Dzięki tym informacjom zidentyfikuj duplikaty, niepotrzebne narzędzia i obszary, w których narzędzia tworzą silosy blokujące efektywny przepływ pracy.
6. Pozwól pracownikom zabrać głos
Choć ważne jest, aby liderzy operacyjni informowali, z jakich narzędzi korzysta organizacja, należy to robić z myślą o pracownikach. Stwórz pętlę informacji zwrotnej, w której liderzy mogą otrzymywać od pracowników informacje na temat tego, co im odpowiada, a co wymaga zmiany. Dzięki temu pracownicy mogą odgrywać aktywną rolę w definiowaniu stosu technologicznego.
Zrób pierwszy krok, wdrażając nowy kanał w narzędziu do przesyłania wiadomości w Twojej firmie, w którym pracownicy będą mogli zgłaszać obawy dotyczące kwestii technologicznych. Przeanalizuj to w ramach rocznego cyklu planowania, zbierając i analizując informacje zwrotne przez cały rok, aby zidentyfikować powtarzające się problemy i obszary wymagające poprawy. Dzięki temu pracownicy poczują się bardziej upodmiotowieni, a Ty będziesz mieć więcej informacji podczas podejmowania decyzji dotyczących stosu technologicznego.
Wprowadzaj innowacje dzięki przemyślanemu stosowi technologicznemu
Liderzy operacyjni stoją dziś na rozdrożu, a ich wybory dotyczące technologii i współpracy będą kształtować przyszłość firmy. Maksymalizacja stosu technologicznego nie polega na wyborze większej liczby narzędzi, ale na wyborze właściwych narzędzi, które mogą usprawnić współpracę międzyfunkcyjną i służyć jako jedno źródło wiedzy, takich jak platforma do zarządzania współpracą.
Postępując w ten sposób i konsolidując swój stos technologiczny, rozbijesz silosy, poprawisz doświadczenia pracowników i zapewnisz przejrzystość w całej organizacji.
Maksymalizacja wpływu stosu technologicznego w 2024 roku
Przygotuj swoją organizację na sukces operacyjny w 2024 roku. Poznaj ukryte koszty nieefektywnego stosu technologicznego i dowiedz się, jak ocenić jego efektywność.
