6 wskazówek, jak rozbić silosy biznesowe
Podsumowanie
Najważniejsze inicjatywy biznesowe to te międzyfunkcyjne, które obejmują różne działy. Jednak współpraca między różnymi działami często jest utrudniona z powodu nieumyślnego tworzenia silosów. Kiedy każdy zespół ma własne narzędzia i systemy, członkowie zespołów z różnych działów mają trudności z ustaleniem, gdzie i jak współpracować.
Aby zwiększenie efektywności i zwinności wymaga od działów konsekwentnego myślenia o tym, jak współpracują z innymi zespołami i jak zapobiegać tworzeniu się silosów.
Czym są silosy w biznesie?
Silos w biznesie to sytuacja, w której część firmy jest odizolowana od innych jej części. Silosy często tworzą się w sposób naturalny, gdy zespoły opracowują własne indywidualne procesy i przepływy pracy. Różne działy przechowują informacje na różne sposoby, co może utrudniać współpracownikom uzyskanie informacji potrzebnych do współpracy.
Rozbijanie silosów polega na zachęcaniu do nawiązywania kontaktów i umożliwianiu pracownikom komunikowania się w ten sam sposób w całej firmie.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
Dlaczego powstają silosy?
Formularze silosów są zazwyczaj funkcją używanych narzędzi, a nie osób, które z nich korzystają. Większość narzędzi jest zorganizowana w tak zwany kontenerowy model danych, który określa sposób, w jaki narzędzie organizuje i przechowuje informacje. Zasadniczo narzędzia te wymagają od nas uporządkowania informacji w relacji jeden do jednego.
Czym jest zamknięty model danych?
W modelu danych kontenerowych przepływ informacji odbywa się tylko w jednym miejscu, a poszukiwanie tych informacji jest obowiązkiem poszczególnych członków zespołu. Chociaż model kontenerowy jest najczęściej stosowanym sposobem organizowania i przechowywania informacji, nie sprzyja on współpracy międzyfunkcyjnej. Dzieje się tak dlatego, że praca nie odbywa się w relacji jeden do jednego, ale jeden do wielu. Oznacza to, że jedna informacja w pracy opartej na współpracy międzyfunkcyjnej łączy się z wieloma zespołami, z różnymi celami, w różnych projektach.
Objawy silosów
Jeśli zauważasz nieporozumienia i ciągłe wymiany informacji między współpracującymi zespołami, mogą one wskazywać na większy problem. Jeśli nie zachowasz ostrożności, silosy mogą prowadzić do coraz poważniejszych problemów, takich jak:
Niepotrzebne aktualizacje statusu i spotkania: jeśli zespoły nie mają dostępu do potrzebnych informacji, zawsze muszą kontaktować się z innymi, aby je uzyskać. Skutkuje to większą liczbą spotkań, co sprawia, że członkowie zespołu mają mniej czasu na ważną pracę, która pomaga osiągać cele biznesowe.
Powielanie pracy: gdy współpracujące zespoły nie komunikują się ze sobą skutecznie, istnieje ryzyko, że wykonają tę samą pracę. To strata czasu, energii i zasobów, która może kosztować Twoją firmę dużo pieniędzy.
Rywalizacja między zespołami: choć przyjazna rywalizacja może zwiększyć produktywność, niepotrzebna rywalizacja może prowadzić do antagonizmu między zespołami. Może to powodować napięcia i konflikty, co tworzy wrogie środowisko pracy.
Nieskalowalne fundamenty: jeśli z powodu indywidualnych procesów zespołu wciąż pojawiają się przeszkody, bardzo możliwe, że przyczyną tego problemu są działowe silosy. Jeśli chcesz skalować przepływy pracy, zespoły muszą współpracować i wspierać się nawzajem, aby mieć wspólną wizję konkretnej inicjatywy.
6 sposobów na rozbicie silosów
Rozbijanie silosów polega na wspieraniu skuteczniejszej współpracy międzyfunkcyjnej. Oto sześć różnych strategii, które pomogą przełamać silosy i zachęcić do współpracy w Twojej organizacji.
1. Formularze to przejrzysta komunikacja
Kiedy każdy zespół korzysta z własnego oprogramowania – zwłaszcza oprogramowania zbudowanego w modelu danych kontenerowych – komunikacja międzyfunkcyjna jest prawie niemożliwa.
Pierwszym krokiem do przełamania silosów organizacyjnych jest ujednolicenie przejrzystych formularzy komunikacji w całej firmie. Wdrażając ustandaryzowaną technologię lub zintegrowane narzędzia biznesowe we wszystkich działach, możesz zapewnić członkom zespołu wiedzę na temat tego, gdzie i jak skutecznie się komunikować.
Rozważ wdrożenie technologii w całej firmie, aby wspierać przejrzystą komunikację. Skorzystaj z zarządzania zmianami, aby poinformować zespół o najlepszych praktykach i o tym, jak skutecznie wykorzystywać je w firmie.
Korzystanie ze scentralizowanego narzędzia, które dokumentuje kluczowe decyzje i kontekstowe informacje o projekcie, pozwala członkom zespołu szybko odwoływać się do niego podczas pracy nad projektami. Niezależnie od tego, czy wdrażasz nową technologię, czy standaryzujesz procesy w istniejących narzędziach, upewnij się, że członkowie zespołu wiedzą, gdzie znaleźć potrzebne informacje i jak komunikować się z innymi członkami zespołu w razie potrzeby. Tworząc procesy zarówno do prowadzenia konwersacji na żywo, jak i do komunikacji asynchronicznej, możesz skrócić czas spotkań i zwiększyć produktywność.
Podobnie jest z poszukiwaniem technologii, która łączy poszczególne projekty i zadania z większymi, nadrzędnymi celami firmy. Dzięki temu poszczególne zespoły nie skupiają się wyłącznie na własnych zadaniach, ale mają na uwadze szerszy cel.
2. Stwórz centralny system dokumentacji
Kiedy każdy zespół ma swój własny sposób pracy, informacje są rozproszone w różnych narzędziach i dokumentach. Nieuporządkowane projekty mogą prowadzić do powstawania silosów informacyjnych, nieporozumień i straty czasu na poszukiwanie informacji. Najłatwiej temu zapobiec, ustanawiając zorganizowany centralny system dokumentacji.
Gdy utworzysz taki system, zespoły będą mogły przeglądać poprzednie projekty, aby sprawdzić, jak postępowały prace, jak rozwiązywano problemy lub jak podejmowano określone decyzje. Dzięki temu mogą wykorzystywać wcześniejsze projekty jako źródło inspiracji i zapobiegania problemom. Zacznij od utworzenia centralnego systemu dokumentacji. Dokumentuj w nim wszelkiego rodzaju decyzje, dyskusje lub konwersacje dotyczące projektu. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, pomaga zaoszczędzić czas zespołu, ponieważ członkowie zespołu nie muszą prosić innych o informacje ani samodzielnie ich wyszukiwać. Dzięki temu członkowie zespołu mogą samodzielnie wyszukiwać informacje i korzystać z wcześniejszych projektów jako źródła inspiracji, bez konieczności kontaktowania się z innymi członkami zespołu.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
3. Ustandaryzuj praktyki komunikacji
Ustal standardowe praktyki dla swoich zespołów, np. jak najlepiej prowadzić spotkania, wysyłać wiadomości i udostępniać informacje innym członkom zespołu. Członkowie zespołu znacznie łatwiej rozumieją się nawzajem, gdy wszyscy mają tę samą strukturę komunikacji. Świetnym sposobem na rozpoczęcie tego procesu jest opracowanie planów komunikacji dla nowych projektów. Plan komunikacji określa, w jaki sposób zespół będzie się komunikował w trakcie realizacji projektu, w tym w jaki sposób i kiedy należy udostępniać informacje kluczowym interesariuszom. Opracowanie planu komunikacji jest proste – wystarczy, że zdecydujesz, jakie metody komunikacji będziecie stosować, uzgodnicie częstotliwość komunikacji, zidentyfikujecie głównych interesariuszy i udostępnicie plan komunikacji wszystkim członkom zespołu.
4. Określ, w jaki sposób członkowie zespołu międzyfunkcyjnego będą ze sobą współpracować
Niektóre projekty (np. wprowadzenie produktu na rynek) to jednorazowe inicjatywy międzyfunkcyjne. Są to projekty ograniczone czasowo, w które zaangażowanych jest wiele działów współpracujących ze sobą w celu wykonania pracy. Chociaż sama praca ma charakter międzyfunkcyjny, zespoły są często bardziej tradycyjne i działają w silosach, ponieważ zadania są podzielone według rodzaju pracy, która musi zostać ukończona przed określonym terminem. Właśnie wtedy niezwykle ważne jest określenie, w jaki sposób zespoły będą ze sobą współpracować, aby osoby z bardziej tradycyjnych zespołów nie powróciły do pracy w silosach.
Zespoły międzyfunkcyjne są tworzone do pracy nad długoterminowymi inicjatywami lub bieżącymi procesami. Takie zespoły mogą być skuteczne, jeśli prowadzisz bieżące inicjatywy, które wymagają częstej interakcji międzyfunkcyjnej, na przykład centrum transakcyjne lub zespoły ds. zarządzania zakupami. Zespoły międzyfunkcyjne mogą łatwo pokonać silos informacyjny, określając, w jaki sposób będą ze sobą współpracować, tworząc wspólnie procesy i przepływy pracy.
5. Jeśli to możliwe, usuń fizyczne bariery
Jeśli Twój zespół pracuje w biurze, rozważ usunięcie wszelkich fizycznych barier, które mogą utrudniać komunikację ad hoc. Oznacza to przyjęcie otwartych planów pięter i dodanie przestrzeni przeznaczonej na współpracę, takich jak przestrzenie wspólne poza salami konferencyjnymi. Ułatwia to bardziej naturalną komunikację w miarę pojawiania się problemów i zapewnia bardziej organiczną interakcję twarzą w twarz. Członkowie zespołu poczują się ze sobą bardziej komfortowo i będą chętniej rozmawiać o ważnych sprawach związanych z pracą.
6. Spędzajcie więcej czasu razem (poza pracą)
Członkowie zespołu międzyfunkcyjnego mogą lepiej współpracować, jeśli będą spędzać ze sobą więcej czasu poza pracą. Zjedz lunch, napij się kawy lub zrób sobie przerwę na spacer, aby nawiązać kontakt ze współpracownikami spoza swojego zespołu. Pomoże to wzmocnić więzi między działami oraz zbudować poczucie wspólnoty i koleżeństwa w zespole.
Rozbij silosy, aby stworzyć bardziej wydajne zespoły
Zachęcanie zespołów do współpracy międzyfunkcyjnej przybliża Cię o krok do stworzenia bardziej wydajnej siły roboczej. Stwórz członkom zespołu możliwość skupienia się na pracy, która przyczynia się do osiągnięcia celów, a nie na ciągłym komunikowaniu się z innymi osobami w związku z projektem.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
