Zespół operacyjny Onfido, działający w tej międzynarodowej firmie, ma za zadanie ulepszać procesy, aby umożliwić działom zwiększenie wydajności i skuteczności. Oznacza to pomaganie ludziom w osiąganiu lepszych wyników bez ponoszenia zbędnego nakładu pracy.

Od czasu, gdy Tom Booth, dyrektor ds. operacji, dołączył jako drugi członek zespołu operacyjnego we wrześniu 2019 roku, zespół ten szybko się rozrósł do 28 osób – w tym menedżerki ds. operacji Naomi Shammas.

Dynamiczny rozwój zespołu operacyjnego odzwierciedla trajektorię Onfido jako całości. Aby nadal się rozwijać, osiągać cele w zakresie przychodów i zwiększać międzyfunkcyjność między działami, organizacja potrzebowała systemu, który pomógłby jej bardziej efektywnie organizować pracę i nią zarządzać, a jednocześnie rozwijałby się wraz z nią.

Spowolnienie spowodowane arkuszami kalkulacyjnymi

Zanim dołączyli Tom i Naomi, arkusze kalkulacyjne i systemy poczty e-mail używane do zarządzania pracą zostały już zidentyfikowane jako wąskie gardła. Nie były one dostosowane do prawdziwie międzyfunkcyjnych struktur, informacje stawały się rozdrobnione i brakowało odpowiedzialności.

Co najważniejsze, arkuszom kalkulacyjnym brakowało również bezpieczeństwa wymaganego przy przetwarzaniu poufnych informacji.

Onfido postanowiło skonsolidować swoje narzędzia i ponownie przemyśleć procesy w całej organizacji, aby zwiększyć spójność i wprowadzić struktury, które można bezpiecznie skalować.

W celu skalowania naszego biznesu kluczowe stało się znalezienie narzędzia, które umożliwia współpracę międzyfunkcyjną oraz zwiększa przejrzystość i ułatwia synchronizację działań.

Tom Booth, dyrektor ds. operacji

Identyfikacja potrzeb

Ponieważ współpraca międzyfunkcyjna i rozwój są podstawą działalności Onfido, zespół potrzebował narzędzia, które:

• Szybko skalować się i dostosowywać do różnych funkcji w organizacji, od operacji związanych z przychodami po wdrażanie nowych pracowników

• Być łatwe w użyciu i intuicyjne, aby pracownicy mogli skupić się na pracy o wysokiej wartości

• Możliwość płynnej integracji z ich stosem technologicznym (w tym z aplikacjami Slack i Google Suite)

• Aktualizować się w czasie rzeczywistym, zapewniając płynną współpracę

Zespół kierowniczy działał szybko, podejmując szybką decyzję strategiczną o zainwestowaniu w rozwiązanie do zarządzania pracą, uznając, że będzie miało kluczowe znaczenie dla przyszłego hiperwzrostu. Po wstępnym wdrożeniu odkryli, że Asana idealnie pasuje do ich celów związanych z rozwojem.

Coś dla każdego

Asana, której orędownikami są Tom, Naomi i ich zespół, jest teraz używana w całej firmie Onfido.

Działy w całej firmie korzystają z Asany, aby tworzyć osie czasu projektów, identyfikować zależności i zapewniać wszystkim dostęp do aktualnych informacji. Podobnie spotkania, agendy i działania są śledzone za pośrednictwem Asany, dzięki czemu kluczowe informacje nigdy nie umkną uwadze.

Pracujemy bardzo międzyfunkcyjnie, nie tylko w zespole operacyjnym, ale w całej firmie Onfido. Co najmniej jedna trzecia pracy w całej firmie jest wykonywana przez tak zwane „squady” – międzyfunkcyjne zespoły złożone z przedstawicieli wielu różnych działów, którzy współpracują ze sobą na rzecz wspólnego celu.

Tom Booth, dyrektor ds. operacji

Chociaż to międzyfunkcyjne zarządzanie pracą jest kluczowe, a możliwość dodawania zadań do wielu projektów w całej firmie umożliwiła koordynację, działy Onfido odkryły również, w jaki sposób Asana może dostosować się do ich potrzeb:

• Operacje w zarządzaniu zasobami ludzkimi korzystają z Asany do śledzenia wszystkich procesów, od rozmów kwalifikacyjnych po ponowne wprowadzanie pracowników do pracy po urlopie, przy jednoczesnym zapewnieniu ścisłej kontroli bezpieczeństwa informacji i tworzeniu przejrzystej ścieżki audytu. Ogólnie rzecz biorąc, od czasu rozpoczęcia korzystania z Asany wydajność audytów znacznie wzrosła.

• Dział ds. przychodów automatycznie wprowadza opinie klientów do swojej tablicy w Asanie, co pozwala mu szybciej identyfikować potrzeby klientów i zapewnia czytelny przepływ pracy umożliwiający reagowanie na te potrzeby. Korzystanie z reguł i automatyzacji dodatkowo wspiera to szybkie i jednolite podejście.

• Zespół operacji technicznych śledzi swój ekosystem handlowy – ogromny, trwający projekt obejmujący korzystanie przez organizację z platform handlowych, w tym DealHub i Salesforce – za pośrednictwem Asany. Zespół może dzielić i organizować większe elementy pracy, takie jak dodawanie nowego produktu do systemu, za pomocą podzadań i tagów, które można aktualizować w miarę postępu prac.

Asana to marzenie. Pozwala nam mieć wgląd we wszystko, nad czym pracujemy, dobrze komunikować się z zespołem i zarządzać interesariuszami.

Corey Hume, menedżer programu ds. projektowania, Onfido

Szybkie wdrażanie i bliższe relacje z klientami

Dzięki usunięciu wąskich gardeł spowodowanych przestarzałymi narzędziami, Asana sprawia, że zespoły poświęcają mniej czasu na organizację i poszczególne zadania oraz mają możliwość osiągania nowych celów i dalszego rozwoju.

Dzięki zapewnieniu przejrzystości procesów zespół Revenue Ops jest bliżej swoich klientów niż kiedykolwiek. Integracja informacji zwrotnych dotyczących wskaźnika rekomendacji netto (NPS) bezpośrednio z Asaną oznacza, że w rzadkich przypadkach, gdy klient zgłasza problem, zespół może zidentyfikować wyzwania i szybko podjąć działania. Dzięki temu liczba przypadków, w których przyczyny niezadowolenia klientów były niejasne, została zredukowana do zera.

Tymczasem zespół ds. personalnych szacuje, że skrócił czas przygotowania każdego tygodnia wdrażania z 16 godzin do nieco ponad 10 godzin, a wdrażanie jednego pracownika z 2 godzin do zaledwie półtorej godziny.

Ponieważ celem jest dalszy rozwój firmy, to usprawnienie ma kluczowe znaczenie dla umożliwienia zespołowi ds. personalnych wdrażania nowych członków przy jednoczesnym osiąganiu nowych celów.

Nie wiem, jak udałoby się nam zwiększyć liczbę pracowników z 200 do 400 bez Asany – naprawdę mielibyśmy z tym problem.

Sonia Krakowiak, kierownik działu operacji personalnych

Dla Toma i Naomi z zespołu operacyjnego wdrożenie Asany jako warstwy do zarządzania pracą w całej firmie było przełomowe. Dzięki możliwości dokładnego śledzenia czasu realizacji, postępów w realizacji projektu i czasu potrzebnego na wykonanie pracy, planowanie zasobów jest ogólnie bardziej efektywne i wydajne.

Wspólne wejście w kolejny etap szybszego wzrostu

W przyszłości Tom i Naomi będą kontynuować swoją pracę, aby zapewnić organizacji jak największą celowość i wydajność w działaniach, procesach i narzędziach.

W międzyczasie będą korzystać z Asany, rozpoczynając projekt Dovetail – misję, której celem jest połączenie strategii firmy, OKR-ów i wskaźników oraz wyraźne powiązanie ich z zadaniami każdej osoby.

Nie oznacza to jednak, że w innych obszarach nie będzie się działo nic nowego. Dzięki Asanie, która pełni rolę skalowalnego fundamentu, Onfido jest gotowe na przyszły hiperwzrost w każdym dziale.