Asana zasadniczo poprawiła współpracę w centrali Montblanc. Dzięki przejrzystym przepływom pracy i jasnemu podziałowi zadań ograniczyliśmy liczbę spotkań, zwiększyliśmy wydajność i po prostu zbliżyliśmy do siebie nasze zespoły. Platforma jest podstawą naszej transformacji cyfrowej – niezbędnym narzędziem dla nowoczesnych, zwinnych firm. Ten sukces został osiągnięty dzięki silnemu partnerstwu i osobistym relacjom z naszymi współpracownikami z Asana Europe.

Oliver Gebien, dyrektor działu IT / dyrektor ds. IT i organizacji, Montblanc

Maksymalna przejrzystość we wszystkich projektach IT

Każdego roku 40-osobowy zespół IT Montblanc pracuje nad około 120 dużymi projektami, takimi jak wprowadzenie nowego oprogramowania HR, projekty transformacji danych oraz rozwój portalu Montblanc Limited Edition.

Wcześniej plany projektów i informacje nie zawsze były przechowywane centralnie, ale w plikach SharePoint i rozsyłane w wiadomościach e-mail. Ważne informacje były czasami przekazywane tylko na spotkaniach, co utrudniało planowanie.

Asana zapewnia teraz szerszą perspektywę. Pracownicy Montblanc zyskują nowy poziom widoczności, ponieważ całe portfolio projektów i status dowolnego projektu mogą teraz zobaczyć wszyscy w dowolnym momencie, a etapy pracy można łatwo śledzić.

• Wspólnie z zespołem zarządzającym zdefiniowano formularze projektów, przepływy pracy i procesy, utworzono widoki projektów i tablice, a Asanę bezproblemowo zintegrowano z Microsoft Teams, Outlookiem i SharePointem. 

• Dzięki API Asany firma Montblanc opracowała interfejs do swojego systemu SAP, umożliwiając pracownikom dostęp do planowania budżetu i zamówień wewnętrznych w SAP bezpośrednio z Asany.

Integracja z SAP to prawdziwa rewolucja. Fakt, że zespół ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji z interfejsu Asany bez konieczności wcześniejszej zmiany platformy, znacznie ułatwia jego codzienną pracę. Właśnie tak naprawdę rozpoczęliśmy pracę z Asaną.

Jenny Jockheck, dyrektor ds. współpracy cyfrowej, Montblanc

Usprawnianie procesów w Akademii Montblanc

Akademia Montblanc, odpowiedzialna za szkolenie pracowników, stale współpracuje z wieloma działami wewnętrznymi, w tym działem sprzedaży, marketingu i zasobów ludzkich, a także z partnerami zewnętrznymi, takimi jak trenerzy.

Przed wdrożeniem Asany zespół Akademii miał trudności ze śledzeniem projektów, zadań i postępów poszczególnych uczestników.

• Asana zasadniczo zmieniła sposób, w jaki Akademia zarządza projektami, pomagając koordynować sesje szkoleniowe, zbierać informacje zwrotne i optymalizować śledzenie projektów, zapewniając płynne działanie.

• Dzięki Asanie zespół Akademii może lepiej koordynować szkolenia, zbierać informacje zwrotne od uczestników i usprawnić śledzenie projektów, aby wszystko przebiegało sprawnie.

• Asana ułatwia kompleksową współpracę i jest sprawdzonym, wydajnym narzędziem do zarządzania projektami. Nawet przy dużym obciążeniu pracą pozwala na bardziej zrelaksowane podejście i pomaga bardziej równomiernie rozdzielać zadania między członków zespołu. Łatwiej jest również zorganizować zastępstwo na czas urlopu wypoczynkowego i zwolnienia lekarskiego.

Asana zapewnia dokładny wgląd w postępy projektu, dzięki czemu możemy szybko określić, które kroki mogą prowadzić do wąskich gardeł, i podjąć proaktywne działania, aby uniknąć opóźnień.

Alexia Bourdon-Morvan, Akademia Montblanc

Wydajne i przejrzyste zarządzanie kampanią marketingową

Zespół marketingowy Montblanc potrzebował dynamicznego kalendarza treści, aby zarządzać kampaniami i skutecznie współpracować z działem e-commerce oraz agencjami zewnętrznymi. Asana zapewniła przejrzystą mapę drogową projektu, usprawniła procesy zatwierdzania i poprawiła koordynację planowania treści, od postów na Instagramie po newslettery CRM.

Dział marketingu w Montblanc potrzebował szczegółowego, międzyfunkcyjnego i aktualnego kalendarza komunikacji, aby planować zarówno kampanie, jak i treści, i zarządzać nimi. 

Wdrożenie Asany umożliwia firmie Montblanc lepsze zarządzanie nadchodzącymi projektami i ułatwia koordynację z działem e-commerce oraz współpracę z agencjami zewnętrznymi. 

Projekty, którymi zespół marketingowy Montblanc zarządza na platformie Asana, obejmują m.in. comiesięczne planowanie treści, a także edycję, adaptację lub tworzenie treści na podstawie specyfikacji kreatywnych. Mapa drogowa daje jasny obraz wszystkich projektów i ich indywidualnych wymagań.

• Dzięki Asanie marketerzy mogą zorganizować wszystkie niezbędne kroki i zadania projektu, dzięki czemu realizacja ich kampanii jest bardziej wydajna.

• Przejrzysta oś czasu umożliwia precyzyjną koordynację treści marketingowych na Instagramie i w newsletterach CRM, co przyczynia się do zwiększenia liczby odbiorców.

• Oprócz planowania, Asana zapewnia również przegląd wszystkich głównych działań marketingowych, takich jak reklama czy sklepy pop-up, i pomaga mierzyć ich sukces. 

Dzięki Asanie mogę łatwo śledzić postępy projektu i współpracować ze wszystkimi w jednym miejscu. Ryzyko utraty informacji zostało wyeliminowane. Służy jako centrum komunikacji, wymiany informacji zwrotnych, wyszukiwania informacji i planowania projektów.

Victoria Creatore Alj, menedżerka ds. mediów społecznościowych

Około 300 pracowników Montblanc korzysta już z Asany, a firma zamierza rozszerzyć dostęp do niej na wszystkich, którzy mogą z niej skorzystać. W miarę pojawiania się nowych przypadków użycia Asana pomaga usprawnić codzienne zadania i przepływy pracy. Zespoły regularnie dzielą się swoimi doświadczeniami, wspierając kulturę uczenia się i ciągłego doskonalenia, co napędza ewolucyjne wykorzystanie platformy.

Montblanc już teraz tworzy konkretne plany dalszej integracji Asany ze swoimi działaniami operacyjnymi. Na przykład połączenie Asany z SAP Project System (PS) usprawni pracę zespołu ds. rozwoju produktów nad nowymi przyborami do pisania.

Ponadto w dziale szkoleń Asana ma pomóc w zarządzaniu planami szkoleń 20 praktykantów Montblanc i ułatwić komunikację z różnymi działami. Interaktywna aplikacja Asana umożliwi praktykantom śledzenie swoich zadań w różnych obszarach produkcji, zapewniając bardziej płynne i ustrukturyzowane doświadczenie edukacyjne.

W miarę jak Montblanc nadal łączy tradycyjne rzemiosło z nowoczesną technologią, Asana pozostaje kluczowym elementem strategii współpracy cyfrowej, pomagając zespołom w całej organizacji w bardziej efektywnej współpracy.