Słyszałem, jak jeden z członków zespołu powiedział: „Nie mam pojęcia, jak pracowałem przed Asaną”. To prawdziwy znak zaufania, a przede wszystkim przejrzystości. Wszyscy są na bieżąco, a my zyskaliśmy zarówno spokój umysłu, jak i wydajność.

Aymeric Denoeud, dyrektor ds. przychodów, MICHELIN ResiCare

Asana w zarządzaniu projektami przemysłowymi

Od Stage-Gate do portfolio: jednolitość i przejrzystość w projektach

Firma MICHELIN ResiCare musiała ustandaryzować i uporządkować swoje procesy wokół portfolio projektów przemysłowych, a jednocześnie przyspieszyć wprowadzanie nowych produktów na rynek, aby przyspieszyć rozwój. Wcześniejsze doświadczenia firmy z Asaną oraz fakt, że Asana została uznana za lidera w raporcie Gartner Magic Quadrant, sprawiły, że zarówno dyrektor ds. przychodów Aymeric Denoeud, jak i kierownik projektu IT Romuald Artis uznali Asanę za najlepszego partnera.

Dzięki Asanie każdy projekt jest teraz realizowany zgodnie z modelem „Stage Gate”, w którym projekty są podzielone na odrębne fazy i punkty decyzyjne, co pozwala zmniejszyć ryzyko i usprawnić komunikację. Kluczowe kryteria i rezultaty są oceniane na każdym etapie przed przejściem do kolejnego, co zapewnia użytkownikom ujednolicony widok statusu projektu w czasie rzeczywistym.

Wykres pracy w Asanie łączy wszystkie informacje w czasie rzeczywistym. Kluczową zaletą jest to, że każde zadanie może należeć do kilku projektów bez powielania, co eliminuje działanie w odosobnieniu. Teraz, gdy zadania są pogrupowane w portfolio i powiązane z celami (OKR), zespoły mają widok strategiczny i istnieje wyraźna zgodność między działami. Łatwiej jest też sprawdzić, czy zadania są zgodne z ogólnym celem strategicznym firmy.

Wyniki i korzyści

• Oszczędność czasu dzięki wstępnie skonfigurowanym szablonom projektów

• Ustandaryzowane metody i lepsza koordynacja międzyfunkcyjna

• Wizualne raportowanie na wszystkich poziomach projektu, umożliwiające podejmowanie lepszych decyzji

Stage Gate w Asanie pozwala nam szybciej uruchamiać projekty i koordynować pracę nad tymi samymi kamieniami milowymi.

Romuald Artis, kierownik projektu IT, MICHELIN ResiCare

Asana do zarządzania i wsparcia IT

Zapewnienie przejrzystości i priorytetyzacji dla działu IT w celu wspierania rozwoju

Dział IT MICHELIN ResiCare musiał nadążyć za szybkimi wymaganiami biznesowymi, w których priorytetyzacja i zarządzanie zasobami były kluczowe. Widoczność była kluczowym wyzwaniem: dział IT był często postrzegany jako działający w silosie. Dział musiał lepiej podkreślić swoją wartość dodaną i korzyści dla całej firmy. Praca z Asaną w ramach niewielkiego projektu pilotażowego wykazała korzyści, które miałyby zastosowanie do wszystkich jednostek biznesowych, co doprowadziło do rosnącego zapotrzebowania na wdrożenie Asany w celu zapewnienia szerszego udostępniania informacji i śledzenia wpływu.

Ponieważ MICHELIN ResiCare działa jak start-up w ramach dużego konglomeratu, brakowało w nim standardowej struktury IT charakterystycznej dla dużego przedsiębiorstwa. Oznaczało to konieczność ustanowienia wspólnych metod, praktyk zarządzania pracą i usprawnionej komunikacji. Asana umożliwiła scentralizowane zarządzanie IT, zautomatyzowała formularze zgłoszeń w celu kwalifikowania zleceń, umożliwiła zarządzanie priorytetami i wdrożyła bieżące monitorowanie wsparcia dla użytkowników. Procesy te doprowadziły do większej przejrzystości, szybszej realizacji, globalnego dostosowania i lepszej współpracy między działem IT a biznesem.

Wyniki i korzyści

• Łatwiejsze zarządzanie obciążeniem pracą / zasobami

• Większa widoczność w całym przedsiębiorstwie

Formularze zgłoszeń ustrukturyzowały nasze codzienne działania w zakresie wsparcia i pozwoliły nam sprostać rozwojowi.

Romuald Artis, kierownik projektu IT, MICHELIN ResiCare

Asana AI do standaryzacji przeglądu i zatwierdzenia umów NDA

Automatyzacja analizy umów NDA za pomocą AI: oszczędność czasu i zabezpieczenie procesów

Zespół prawny MICHELIN Engineered Polymer przetwarza około 150 umów NDA rocznie, co jest powtarzalnym i czasochłonnym zadaniem. Dział zdecydował się na wykorzystanie zintegrowanej sztucznej inteligencji Asany i niestandardowego polecenia, aby zautomatyzować porównywanie umów zgodnie z wewnętrznymi standardami oraz oznaczać odstępstwa – wysyłając wyniki do weryfikacji prawnej przed ukończeniem. Zespół prawny szacuje, że dzięki wyeliminowaniu czynności manualnych zaoszczędził cały tydzień roboczy na każdego pracownika.

Wyniki i korzyści

• Oszczędność jednego tygodnia czasu rocznie na pracownika

• Bardziej niezawodny i bezpieczny proces

• Większa przejrzystość śledzenia i produktywność

Dzięki Asana Studio przekształciliśmy ograniczenie administracyjne w prawdziwy czynnik zwiększający produktywność.

Romuald Artis, kierownik projektu IT, MICHELIN ResiCare

MICHELIN ResiCare planuje dalej rozszerzać zakres korzystania z Asany, zwiększając liczbę projektów, zespołów i lokalizacji, a jednocześnie zachowując zwinność i jakość.

Adaptacja i wdrożenie

• Obowiązkowe szkolenie podczas wdrażania, a następnie efekt sieci – „superużytkownicy” wdrażali innych

• Wdrożenie było łatwe dzięki intuicyjnemu interfejsowi Asany i integracji z rutynowymi działaniami zespołu

Naszym kolejnym wyzwaniem jest skalowanie: więcej zespołów, projektów i lokalizacji – przy jednoczesnym zachowaniu szybkości i wysokiej jakości. Teraz w końcu mamy narzędzia, które nam w tym pomogą.

Romuald Artis, kierownik projektu IT, MICHELIN ResiCare