Jako globalna firma technologiczna, HRS koncentruje się na ciągłych innowacjach i stałym podnoszeniu efektywności. Firma współpracuje z międzynarodowymi korporacjami, osobami podróżującymi służbowo i partnerami hotelowymi, aby na nowo zdefiniować sposób, w jaki firmy pracują, nocują i za to płacą. Jej obszary działalności noszą odpowiednio nazwy Stay, Work i Pay. Platforma HRS obsługuje między innymi zakupy, rezerwacje i analizę kosztów; można ją połączyć bezpośrednio z systemem ERP klienta hurtowego, jego systemami płatności, rozliczeniami kosztów podróży i nie tylko za pośrednictwem interfejsu programistycznego.

Aby stworzyć tak płynne doświadczenie użytkownika dla nowych klientów korporacyjnych dzięki integracjom dostosowanym do ich potrzeb, początkowa faza wdrażania może zająć nawet kilka tygodni. Wymagania klientów są realizowane przez dedykowanych pracowników Customer Delivery. Wymaga to równoległego zarządzania wieloma projektami wdrożeniowymi oraz współpracy specjalistów z obszarów płatności i rozliczeń, sprzedaży, treści i technologii – jest to złożone przedsięwzięcie.

Asana jako narzędzie do codziennej pracy

Od połowy 2022 roku HRS Group korzysta z Asana Enterprise jako codziennego narzędzia pracy, aby w sposób ukierunkowany realizować liczne projekty klientów. Aby sprostać wartości korporacyjnej, jaką jest Customer Centricity, Asana miała wspierać zespół HRS w płynniejszym i bardziej efektywnym wykonywaniu zadań. Szczególnym wyzwaniem była liczba i złożoność projektów z ich licznymi interfejsami.

„Pilnie potrzebowaliśmy profesjonalnego rozwiązania do zarządzania pracą, które umożliwiłoby lepszą współpracę, zapewniało stały przegląd portfela projektów i było przy tym łatwe w obsłudze” – wyjaśnia Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery w HRS. „Nie mogliśmy już dłużej polegać na arkuszach kalkulacyjnych Excel i procesach ręcznych. A istniejące narzędzie do zarządzania projektami, do którego mieliśmy dostęp, po prostu nie było przyjazne dla użytkownika.”

Wspólnie z dyrektorem ds. informatyki Jochenem Jaserem zespół ds. obsługi klienta sformułował wymagania dotyczące nowego rozwiązania: m.in. możliwość przejrzystego przedstawienia i zarządzania całością prac w ramach dużych projektów wewnętrznych i zewnętrznych, zdefiniowania jednolitych szablonów dla powtarzających się procesów oraz udostępniania postępów i kamieni milowych projektów innym osobom.

Szybko padł wybór na Asana Enterprise. Platforma przekonała nie tylko funkcjonalnością, która spełniała wszystkie wymagania, ale także zgodnym z przepisami o ochronie danych sposobem przechowywania danych – oraz intuicyjnym interfejsem użytkownika. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, opisuje to w ten sposób: „Asana łączy perspektywę biznesową i techniczną. Jako przełożona mogę w portfolio w czasie rzeczywistym sprawdzać status wszystkich projektów i pokazać zarządowi, co zostało osiągnięte. Jednocześnie Asana wspiera w zespole nieskomplikowany, swobodny sposób pracy, który pasuje do HRS. Chcemy przecież czerpać radość z pracy.”

Asana łączy perspektywę biznesową i techniczną. Wspiera nieskomplikowany i wysoce wydajny styl pracy.

Justyna Kobierska

Dyrektor ds. globalnej obsługi klienta

Wdrożenie pełną parą

Wdrażanie Asany rozpoczęło się w lutym 2022 roku i odbyło się w krótkim czasie – w ciągu dwóch miesięcy. Wspólnie z partnerem wdrożeniowym Asany, firmą Bridgeflow, HRS utworzyło Champions Hub złożony z ośmiu zaawansowanych użytkowników, którzy stworzyli pierwsze specyficzne dla HRS przepływy pracy w Asanie, dzielili się swoimi doświadczeniami podczas warsztatów, a następnie jako multiplikatorzy przekazywali zdobytą wiedzę poszczególnym grupom użytkowników. Ci Mistrzowie Asany są nadal dostępni, aby odpowiadać na pytania; nowi pracownicy mają również dostęp do szkoleń online. „Najważniejsze nie jest to, jak obsługiwać poszczególne funkcje w Asanie, ponieważ często są one oczywiste” – mówi Francis Berrie. „Zamiast tego pokazujemy nowym członkom zespołu, jak pracujemy i jak w HRS najlepiej wykorzystujemy Asanę.”

Początkowo głównymi użytkownikami byli przede wszystkim pracownicy działów Customer Delivery i Customer Success. Szybko dołączyli do nich kolejni entuzjastyczni użytkownicy – między innymi z działu zakupów, kadr, IT i marketingu. Obecnie HRS ma 310 użytkowników i 30 gości w łącznie 104 zespołach. Celem jest, aby wkrótce jeszcze więcej pracowników miało dostęp do Asany.

Ułatwiamy życie w biznesie

W ciągu ostatnich trzech miesięcy HRS utworzyło w Asanie prawie 48 000 zadań i ponad 500 projektów oraz ukończyło 246 000 kluczowych działań. Użytkownicy tacy jak Justyna Kobierska codziennie pracują z tym narzędziem, zarówno na komputerze, jak i w aplikacji mobilnej: „Dzięki Asanie mogę łatwiej zarządzać całym portfolio projektów. Od razu widzę, gdzie są przeszkody, gdzie trzeba działać i gdzie można zoptymalizować procesy.” Ponadto stale aktualizowane szczegóły w Asanie pomagają jej skrócić regularne spotkania projektowe i przyspieszają cotygodniowe raportowanie do kierownictwa.

Pracownicy działu Customer Delivery używają Asany, aby śledzić wszystkie swoje zadania i terminy, planować codzienną pracę i łatwiej się ze sobą komunikować. Do wdrażania nowych dużych klientów służą standardowe, ale dostosowywalne szablony, dzięki czemu nie trzeba za każdym razem odkrywać koła na nowo. Ogólnie rzecz biorąc, projekty są łatwiejsze do zarządzania, a jeśli pojawią się sugestie dotyczące ulepszeń, są one natychmiast rejestrowane w Asanie.

„Osiągnęliśmy naprawdę ustrukturyzowany sposób pracy” – cieszy się Francis Berrie. „Dzięki Asanie bardzo łatwo jest łączyć ludzi w ramach najróżniejszych projektów i wspólnie osiągać sukcesy. Stworzyliśmy jednolite standardy wewnętrzne i wyeliminowaliśmy rozwiązania działające w izolacji. Przyczynia się to również do ściślejszej współpracy między działami.”

Z poziomu przeglądu portfolio możemy przejść do każdego projektu, aż do poziomu zadań, dzięki czemu procesy są nie tylko w pełni przejrzyste, ale też możemy je stale ulepszać.

Francis Berrie

Dyrektor ds. globalnej obsługi klienta

Dzięki widokowi osi czasu w Asanie HRS zaczęło również optymalizować planowanie wydajności niektórych zespołów w ramach bieżących i planowanych projektów.

HRS oszczędza około jednego kwartału czasu

Dzięki Asanie HRS może pracować znacznie wydajniej. Samą funkcją komentarzy HRS oszczędza około 42 dni roboczych rocznie; kolejne 17 dni roboczych oszczędzają szablony projektów i funkcje wyszukiwania. Spotkania są znacznie krótsze, ponieważ wszyscy uczestnicy są już poinformowani o najnowszych postępach w swoich projektach. Łącznie oszczędność czasu można oszacować na około 13 tygodni.

W najbliższej przyszłości HRS ma jeszcze wiele planów związanych z Asaną. Z jednej strony pracownicy ds. obsługi klienta z trzech obszarów: Stay, Work i Pay będą współpracować jeszcze ściślej, aby zapewnić klientom w pełni zintegrowane doświadczenie onboardingowe. To połączenie ma również znaleźć odzwierciedlenie w procesach roboczych w Asanie; szybko rozwijający się zespół chce wspólnie określić nowe najlepsze praktyki. Z drugiej strony HRS planuje aktywnie wykorzystywać Asanę z jej kompleksowymi funkcjami zarządzania projektami do dalszego rozwoju umiejętności kierowania projektami wśród swoich pracowników. Trwają już również testy z wykorzystaniem zwinnego zarządzania projektami.

To narzędzie żyje. Ciągle się uczymy, ponieważ każdy nowy użytkownik Asany w naszej firmie wnosi również nowe pomysły.

Francis Berrie

Dyrektor ds. globalnej obsługi klienta

Liczba użytkowników również nadal rośnie: dział sprzedaży i obsługi klienta już wyraziły zainteresowanie wdrożeniem Asany. Oprócz obecnych interfejsów z Jira, Zoom, Teams i Sharepoint planowane jest również dodanie integracji CRM i systemu ticketingowego. „Chcemy wykorzystać wszystkie możliwości, jakie daje Asana” – wyjaśnia Jochen Jaser. „W końcu to narzędzie pomaga nam również szybciej przyspieszyć cyfryzację. Ciągłe zmiany są częścią DNA HRS.”