Asana jest w użyciu od momentu założenia firmy

Już w momencie powstania Exporo stawiało na cyfrowy model biznesowy i cyfrową współpracę – a także na Asanę. Dzięki temu firma z siedzibą w hamburskiej Hafencity może szybko i sprawnie reagować na wymagania rynku, ponieważ projekty i treści są efektywnie mapowane międzyfunkcyjnie za pomocą procesów cyfrowych. Björn Maronde, koordynator ds. ochrony danych w Exporo i osoba odpowiedzialna za administrację IT oraz bezpieczeństwo informacji, przez 12 lat był niezależnym konsultantem IT, zanim objął stałe stanowisko w Exporo. Już w fazie zakładania firmy przyczynił się do jej pomyślnego startu. Ponieważ znał już Asanę z wcześniejszego okresu, kluczowym czynnikiem dla niego było włączenie Asany jako narzędzia do zarządzania pracą do procesów biznesowych Exporo od samego początku. Od samego początku należało stworzyć system, który umożliwiłby pracę międzyfunkcyjną w zespołach, pełniłby rolę centralnego punktu kontaktowego dla prac projektowych i w którym można by było określać cele i zadania na poziomie zespołu i pracownika. Cyfrowe i proste narzędzia Asany doskonale nadawały się do zautomatyzowanych procesów biznesowych Exporo. Okazało się bowiem, że Asana ma do zaoferowania znacznie więcej niż tylko zarządzanie projektami.

100% penetracji – wszyscy pracownicy korzystają z Asany

Od momentu założenia firmy system Asany stanowi podstawę ustrukturyzowanej koordynacji procesów operacyjnych. Asana jest używana we wszystkich działach w całej firmie. Każdy ze 181 pracowników Exporo ma konto w Asanie, z którego korzysta do działań zespołowych lub do zadań osobistych. Ponadto można również zaprosić pracowników zewnętrznych i partnerów, takich jak doradca podatkowy czy inspektor ochrony danych. Ponieważ Asana była używana w Exporo od samego początku, nie ma takich tematów jak „przejście na nowe metody pracy” czy „integracja procesów Asany z działami”. Niemniej jednak konieczne jest ciągłe szkolenie pracowników, zwłaszcza w zakresie nowych funkcji. Tylko w ten sposób pracownicy mogą w pełni wykorzystać wszystkie zalety platformy i na przykład uzyskać dostęp do wszystkich istotnych informacji i zadań.

Narzędzie takie jak Asana najlepiej wspiera współpracę, gdy jak najwięcej współpracowników pracuje razem przy jego użyciu – a w Exporo pracujemy w 100% z Asaną.

Bezproblemowe przejście na pracę zdalną

Coraz częstsze przechodzenie na pracę zdalną również w Exporo przebiegło bezproblemowo. Dzięki Asanie nie doszło do żadnych istotnych zakłóceń w działalności biznesowej. Na przykład działy takie jak HR, marketing, tech/developerzy i contract są szczególnie zależne od tego narzędzia w swojej codziennej pracy. Dział Contract, odpowiedzialny za kwestie kontraktowe dla deweloperów projektów i inwestorów, musi najpierw sporządzać prawidłowe pod względem prawnym umowy, a następnie nimi zarządzać, np. w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z płatności. Obecnie procesy w Asanie są optymalizowane, na przykład w celu ograniczenia ilości papierowej dokumentacji, uzyskania jasnego przeglądu statusu każdego projektu i dalszej poprawy koordynacji w zespole. Dzięki temu każdy pracownik ma wiedzieć, jakie są jego zadania i terminy. Od wyszukiwania odpowiednich projektów po finansowanie przez inwestorów – narzędzie do zarządzania pracą wspiera pracę za pomocą zadań, podklas i odpowiedzialności. Każdy krok można wygodnie i łatwo śledzić w szczegółach.

Technologia stojąca za Asaną stale się rozwija. Dziś można realizować znacznie bardziej złożone zadania i tematy. Mimo to obsługa pozostaje dla użytkowników prosta.

Zwiększona produktywność od samego początku

Dzięki temu, że Exporo od momentu założenia firmy stawia na Asanę jako narzędzie do zarządzania pracą, stworzono solidną i scentralizowaną podstawę do zarządzania projektami z ogromnymi możliwościami rozszerzenia w przyszłości. Dzięki ciągłemu rozwojowi Asany Exporo może stawiać czoła coraz to nowym wyzwaniom, zachować elastyczność oraz znajdować szybkie i solidne rozwiązania. Exporo korzysta obecnie między innymi z integracji Asany z komunikatorem „Slack”, który jest używany w firmie głównie do komunikacji wewnętrznej. Teraz można łatwo i jednym kliknięciem włączać zadania do czatów grupowych lub wiadomości bezpośrednich i śledzić ich realizację.

Björn Maronde zna Asanę od wielu lat i był świadkiem szybkiego rozwoju tego narzędzia. „W przeszłości Asana była bardzo prostym narzędziem do zadań biznesowych. Wtedy działało bardzo liniowo, podobnie jak lista zakupów. Inne narzędzia były z kolei niezwykle techniczne, a ich obsługa bardziej skomplikowana. Najpierw trzeba było utworzyć bazy danych, aby zbudować formularze i wprowadzić dane.” Jest przekonany o ciągłym rozwoju narzędzia.

Rozwój Asany i genialne wsparcie

Od czasu przejścia na wersję Business Asany rok temu Exporo ma własną osobę kontaktową w zespole Customer Success, co dodatkowo zwiększyło efektywność. Maronde kontaktuje się z Asaną co najmniej raz w miesiącu. Osobista osoba kontaktowa w Asanie zna już bardzo dobrze procesy biznesowe Exporo i z własnej inicjatywy przedstawia odpowiednie propozycje nowych funkcji. „Aktywnie się nas angażuje” – mówi Maronde. Następnie natychmiast sprawdza wewnętrznie, czy i w jaki sposób te nowe funkcje mogą być sensownie i opłacalnie wykorzystane w Exporo. Z drugiej strony, w przypadku zapytań, dział wsparcia oferuje maksymalną pomoc. Szkolenia prowadzone przez Asanę są bardzo dobrze odbierane przez pracowników. Eksperci Asany doskonale znają się na rzeczy i potrafią bardzo dobrze przekazywać swoją wiedzę. Dzięki integracji nowych wersji i szkoleniom można było wielokrotnie zintensyfikować wykorzystanie i istniejące procesy, które były już realizowane w narzędziu. Mimo że Exporo bardzo samodzielnie zintegrowało korzystanie z Asany ze swoimi procesami pracy, Björn Maronde nadal zaleca regularny kontakt z ekspertami z zespołu Customer Success Asany.

Otrzymujesz pomocne wskazówki i możesz jeszcze lepiej i łatwiej korzystać z Asany. Rzadko spotyka się tak dobre wsparcie ze strony działu obsługi klienta, jak w Asanie.

Asana jako samobieżny mechanizm w Exporo

Pracownicy Exporo samodzielnie zastanawiają się, w jaki sposób mogą dalej integrować poszczególne elementy narzędzia ze swoją codzienną pracą i działem. Na przykład działy takie jak HR czy Compliance korzystają z funkcji „Formularze” do przyjmowania i przetwarzania zapytań. Pracownicy sami planują, organizują i restrukturyzują swoją codzienną pracę. W tym celu aktywnie korzystają z systemu. Maronde: „Koleżanka, która wyznaczyła sobie cel na cały kwartał, dzięki Asanie była w stanie go osiągnąć już na początku kwartału. Exporo stawia na aktywne zaangażowanie pracowników w optymalizację procesów. To właśnie wyróżnia młodą firmę. To fajne, bo wszyscy działają w jednym kierunku.”

Asana Forms i Goals

Dzięki nowym funkcjom Asany – Forms i Goals – Exporo w sposób ukierunkowany centralizuje określone procesy. Forms umożliwia wysyłanie pracownikom tylko linku – formularz przechowywany w Asanie zawiera wtedy wszystkie pytania i tematy istotne dla danego procesu. Dzięki funkcji „Goals” można łączyć całe cele firmy z niezbędnymi zadaniami i monitorować postępy. Dzięki temu zespoły współpracują w bardziej ukierunkowany sposób. Dzięki Goals można bezpośrednio, bez żadnych pośrednich kroków, połączyć cele z zadaniami. W ten sposób Goals zapewnia przejrzystość zadań, procesów, celów i wyników.

Solidna baza danych jest niezwykle ważna dla Business Intelligence

W celu systematycznej analizy przedsiębiorstwa Asana została bezpośrednio zintegrowana z Business Intelligence (BI) Exporo. Asana jest przy tym głęboko zintegrowana, a wszystkie istotne dane są przechowywane w hurtowni danych. Dzięki temu można wykonywać złożone obliczenia, np. prawdopodobieństwa wystąpienia określonych zdarzeń. Jednolite raporty są wykorzystywane nie tylko do użytku wewnętrznego, ale także do raportowania inwestorom. Dzięki integracji BI można analizować, gdzie występują problemy. Na przykład w przypadku zgłoszeń do działu wsparcia pracownicy mogą od razu zobaczyć, ile zgłoszeń jest w trakcie rozpatrywania lub jest jeszcze otwartych oraz ile czasu średnio zajmuje rozpatrzenie zgłoszenia. W ten sposób wiele innych danych jest regularnie przesyłanych z Asany do narzędzia BI za pośrednictwem interfejsu. Dzięki temu kierownictwo ma konkretny wgląd we wszystkie procesy.