Podcast-planningsjablonon

Het gebeurt - die briljante montagetechniek die je tijdens de post-productie wilde uitproberen (en die je podcast zeker viral zou laten gaan) werd overgeslagen door een teamgenoot. Het is frustrerend als het een keer gebeurt, maar als jij en je team er niet uitkomen hoe ze het productieproces kunnen coördineren, zal je podcast (en uiteindelijk je publiek) eronder lijden. 

Gelukkig kun je dit voorkomen door vooruit te plannen. Als je een podcast lanceert, wil je meestal op een strategische manier nog dieper contact maken met je publiek of klanten. Het maken van een digitaal podcast-planningsjabloon houdt je gericht op de taak die je te doen staat en zorgt ervoor dat je alle stappen volgt die nodig zijn om een geweldige aflevering te lanceren. 

Wat is een podcast-planningsjabloon?

Een podcast-planningsjabloon is een herbruikbare tool die alle informatie, bronnen en taken bevat die je nodig hebt om je podcast goed te plannen. Om consistente podcast-afleveringen van hoge kwaliteit te maken, moet je georganiseerd blijven - en een podcast-planningsjabloon is een manier om dat te doen. Meestal zijn deze sjablonen onderverdeeld in secties voor je specifieke workflow. 

Er zijn verschillende sjablonen die je kunt bouwen om je door de levenscyclus van je podcast-productie te helpen, zoals:

• Podcast-planning takenlijst. Dit sjabloon bevat al je takenlijst-items voor elke podcast. Kopieer het sjabloon voor elke aflevering en gebruik het om op schema te blijven voor de timing van de productie en het delen ervan. Je kunt bijvoorbeeld secties inlassen voor onderzoek, podcast-inhoud, en post-productie - elk met hun eigen taken..

• Podcast-afleveringoverzicht. Je kunt ook een podcast-planningsjabloon maken dat fungeert als je eigen podcast outline voor elke aflevering. In deze versie zou je waarschijnlijk secties hebben voor de podcast-intro, interviewvragen, en afsluitende opmerkingen.

Heb je een podcast-planningsjabloon nodig?

Als je een podcast presenteert, ben je waarschijnlijk een natuurlijke gespreksstarter. Maar hoe zit het met je organisatorische vaardigheden? De waarheid is dat zelfs als je een getalenteerde en bedachtzame maker bent, je nog steeds baat kunt hebben bij de structuur van een podcast-planningsjabloon. 

Elk aspect van de aflevering moet correct en in een bepaalde volgorde gebeuren, en verschillende dingen - zoals de namen en titels van mensen - moeten driemaal gecontroleerd worden. We hebben aangepaste projectsjablonen gemaakt met ergens tussen de 18 en 20 taken per aflevering. We beginnen met een solide basis en passen dan het sjabloon naar behoefte aan voor de betreffende aflevering. Het is voor ons van cruciaal belang om elke stap op één plaats bij te houden zodat niets vergeten wordt. ”

Dit is vooral waar als je je podcast-planningsjabloon in een digitaal platform bouwt, zoals een projectbeheertool. Behalve dat het je helpt georganiseerd te blijven en deadlines bij te houden, kan je digitale podcast-planningsjabloon ook:

• Je herinneren aan de details. Kleine details zoals controleren of je de naam van je geïnterviewde juist gespeld hebt maken een groot verschil. Door een sjabloon te gebruiken voorkom je dat deze kleine (maar belangrijke) stukjes informatie door de mazen van het net vallen. 

• Planningstijd verminderen. Als je een digitaal podcast-planningsjabloon maakt, kun je het gemakkelijk binnen enkele minuten dupliceren, zodat je meteen aan het werk kunt duiken.

• Informatie bij elkaar houden. Verbind al je materiaal op één plaats, zodat je je referenties altijd bij de hand hebt als je ze nodig hebt.

• Details deelbaar maken. Gemakkelijk delen met je podcastteam en eventuele externe partners, waaronder adverteerders en influencers.

• Consequent blijven. Willekeurige onderwerpen en gedachten zijn moeilijk te volgen. Door je podcast-creatieproces uit te stippelen en precies te vertellen wat je tijdens elke aflevering wilt zeggen, kun je bij het onderwerp blijven en een routine opbouwen voor naadloze inhoudscreatie.

• Meeschalen. Naarmate je groeit en uitbreidt, kun je je sjabloon zo aanpassen dat het meegroeit met je bedrijf.

Een podcast-planningsjabloon maken

Hoe je precies je podcast-planningsjabloon maakt is aan jou, maar in het algemeen kun je het in vijf eenvoudige stappen opbouwen:

1. Kies een digitaal formaat, zoals projectbeheersoftware, dat het gemakkelijk maakt je podcast-sjabloon te dupliceren en te gebruiken.

2. Gebruik je sjabloon om elke belangrijke taak vast te leggen. Geen taak is te klein. Door alles op een rijtje te zetten, kun je ervoor zorgen dat er geen taken door de mazen van het net vallen.

3. Gebruik secties om het werk te organiseren. Je podcast doorloopt waarschijnlijk pre-productie, productie, en post-productie. Gebruik secties en tags om duidelijk te maken in welke fase je zit en om iedereen op dezelfde lijn te houden.

4. Bewaar je sjabloon en deel het met al je belanghebbenden. Als je aannemers, freelancers, of agentschapspartners hebt die met je samenwerken aan de productie van podcasts, kunnen jullie allemaal je sjabloon als bron van waarheid gebruiken. 

5. Dupliceer je sjabloon en gebruik het voor elke nieuwe aflevering.

Telkens als er een nieuwe terugkerende taak opduikt, voeg je die aan je sjabloon toe, zodat die niet gemist wordt in de toekomst. ”

Je kunt ook podcast-sjablonen maken voor al je verwante werkstromen, zoals een sjabloon voor je afleveringonderzoek, een scriptsjabloon, of een inhoudsstrategie, of een checklist voor het benaderen van potentiële sponsors. 

Wat op te nemen in je podcast-planningsjabloon

Je podcast-planningsjabloon moet alles van pre-productie tot promotie in detail beschrijven. Neem delen op voor elk van deze stadia, en splits je sjabloon dan nog verder op in taken met toegewezen teamleden en deadlines om je op koers te houden. Hier zijn wat ideeën voor taken om je op weg te helpen:

• Pre-productietaken: Maak een lijst van alles wat je doet voordat je een aflevering produceert. Zo beginnen pre-produktietaken vaak met onderzoek, het samenstellen van notities, of het laten ondertekenen van vrijwaringsformulieren.

• Productie: Wat doe je elke keer als je een aflevering maakt? Voor grotere podcasts kan dit het inchecken voor je studioruimte betekenen, of het vervoeren van je gast van zijn hotel naar de podcast-studio. Voor kleinere podcasts omvatten je productietaken de stappen die je neemt tijdens de opname, zoals het aanzetten van een ruisblokker.

• Post-productieinstructies: Bevat alles wat je team nodig heeft om afleveringen tijdens de postproductie goed te beheren, zoals ze bewerken of speciaal formatteren om ze naar Spotify of YouTube te uploaden.

• Marketing: Volg taken die afgestemd zijn op je marketingstrategie voor zowel pre-productie promotie als een post-productie marketinginzet.

• Middelen en referenties: Bewaar al je relevante materiaal op één plaats. Bijvoorbeeld een "wat niet te vragen"-lijst van wat je in je podcast niet zult behandelen.

Sjablonen in Asana helpen ons consequent te blijven; we weten precies wat we moeten doen om de aflevering op schema uit te brengen en bij ons publiek te promoten.”

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Berichten. Moet je informatie delen die niet uitvoerbaar is? Probeer dan Berichten in Asana. Met Berichten kun je binnen Asana communiceren over niet-uitvoerbaar werk. Je kunt berichten sturen naar gelijk welke combinatie van individuen, teams en projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Door te linken naar taken, projecten en doelen in Asana maak je het eenvoudig voor de ontvangers van je bericht om de context te begrijpen en in te zoomen op de details.

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte. .

Aanbevolen apps

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren het beste werk als ze zich op het ontwerpen kunnen concentreren. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD-deellinks insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - alles in Adobe Creative Cloud.

• Canva. Met de integratie tussen Canva en Asana kun je heel makkelijk prachtige Canva-ontwerpen insluiten om je Asana-projecten tot leven te brengen. Van diapresentaties, sociale media en wireframes tot video's, met de Canva-integratie kun al je ideeën en ontwerpen op één plek consolideren zodat je naadloos kunt communiceren en samenwerken..

Veelgestelde vragen