Formulieren
- Ga vooruit naar
- Maak een formulier
- Indieners van formulieren toevoegen als medewerkers
- Formuliervertakking
- Een formulier aanpassen
- Aangepaste veldverbinding
- Verbinding datumveld
- Koptekst aanpassen
- Aangepaste branding op formulieren
- Bijlagen toevoegen aan een formulier
- Een voorbeeld van een formulier bekijken
- Een formulier delen
- Insluiten van formulieren op interne of externe websites
- Formulieren als een sjabloon
- Meerdere formulieren per project
- Een formulier dupliceren
- Een vraag dupliceren in een formulier
- Misbruik melden in een formulier
Formulieren zijn beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten. Bepaalde functies binnen formulieren, zoals vertakkingen, koptekst-aanpassing, meerdere formulieren per project en aanpassing van bevestigingsberichten zijn alleen beschikbaar voor Business- en Enterprise-gebruikers.
Met formulieren kan je standaardiseren hoe het werk voor je team van start gaat, de nodige informatie verzamelen en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. Je kan formulieren gebruiken met interne en externe teams, om informatie te verzamelen en te consolideren, en zo min mogelijk wrijving, heen en weer-verkeer, of misverstanden voor je team te veroorzaken.
Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis
Een formulier maken
Formulieren maken deel uit van Asana-projecten. Als iemand je formulier invult, zal de formulierindiening verschijnen als een nieuwe taak in het project waarmee het verbonden is.
Een formulier maken:
- Open een project en navigeer naar het tabblad Aanpassen
- Klik op Formulier toevoegen
Hiervandaan kan je formulieren maken, bewerken en delen. Je formulier krijgt dezelfde naam als het project waar het mee verbonden is, maar je kan de naam van je formulier wijzigen en een beschrijving toevoegen om de indieners van het formulier aanwijzingen of informatie te geven.
Formulieren worden ook geleverd met twee standaardvragen, naam en e-mail, om ervoor te zorgen dat je de contactgegevens krijgt van de mensen die werk bij je team aanvragen. Je kan ervoor kiezen om deze vragen te verwijderen wanneer je je formulier aanmaakt.
Het verwijderen van de e-mailvraag betekent dat de indieners geen e-mailbevestiging meer zullen ontvangen voor hun inzending.
In het venster Formulier maken, kunt u:
- Een naam toevoegen
- Een e-mail adres toevoegen
- Een andere vraag maken
Standaardiseer hoe werk begint met formulieren. Doe mee aan ons webinar Stroomlijn werk om te leren hoe je dat doet. Registreer nu
Indieners van formulieren toevoegen als medewerkers
Hou indieners van formulieren op de hoogte door hen automatisch als medewerker toe te voegen aan de taak die werd gecreëerd door hun formulierinzending.
Schakel de instelling aan of uit in het instellingenmenu van het formulier.
Formuliervertakking
Formuliervertakking is een Business-functie.
Met vertakking van formulieren kun je vervolgvragen maken die gekoppeld zijn aan bepaalde antwoorden op vervolgkeuzelijsten of meerkeuzevragen.
Wanneer je een formulier maakt, kies je eerst een vervolgkeuze- of een meerkeuze-vraag uit je vragenlijst. Houd er rekening mee dat je bij beide keuzes specifiek je eigen vragen moet opnemen.
Van hieruit beweegt u met de muis over het pictogram Een vertakking toevoegen rechts van de door u gekozen vervolgkeuze-optie en klikt erop.
Binnen een vertakking kunt u maximaal vijf vertakkingsniveaus hebben.
Een formulier aanpassen
Zodra een formulier is aangemaakt, kan je via de rechter zijbalk extra vragen aan je formulier toevoegen.
Formulierinstellingen
Op het tabblad Formulierinstellingen kan je:
- Een antwoord op een vraag kiezen om als titel van de taak te gebruiken
- Een standaardverantwoordelijke aanwijzen voor elke formulierindiening
- De optie aan en uitschakelen om alle antwoorden naar de taakbeschrijving te kopiëren
- Een aangepast bevestigingsbericht toevoegen
- Een knop toevoegen, zodat indieners gemakkelijk een andere inzending kunnen doen
De mogelijkheid om een standaard gevolmachtigde en een aangepast bevestigingsbericht toe te voegen is een Business-functie.
Aangepaste veldverbinding
Door het in kaart brengen van aangepaste velden, kun je de antwoorden op je formuliervragen rechtstreeks koppelen aan aangepaste velden in het project.
Je kan ook een nieuw aangepast veld maken vanuit het venster *Verbonden met**.
Verbinding datumveld
Voor datumvragen kun je kiezen om de antwoorden op de formuliervragen te laten aansluiten op de volgende datumtypen:
- Enkele dag
- Datumbereik
Eén enkele dag
Als Enkele dag is geselecteerd, is het invoerveld voor de datum Vervaldatum.
Datumbereik
Als Datumbereik is geselecteerd, komt er een invoerveld Startdatum en Einddatum.
Verplichte velden
Klik op Verplicht om van de datum een verplicht veld in je formulier te maken.
Koptekst aanpassen
Aanpassing van de koptekst is een Business-functie.
Om een omslagfoto toe te voegen, klik je op het pictogram Omslagfoto toevoegen bovenaan je formulier.
De afmetingen van de afbeelding voor de koptekst zijn 800 x 120 pixels.
Aangepaste branding op formulieren
Enterprise-gebruikers die een logo geüpload hebben naar Asana via hun beheerdersconsole krijgen de optie om dit logo op hun formulieren te tonen.
Om je formulier een eigen merknaam te geven, moet je eerst je bedrijfslogo uploaden. Je kunt dit doen via het tabblad Instellingen van je beheerdersconsole.
Zodra het logo geüpload is, navigeer je naar je formulier en klik je op de formuliernaam/-beschrijving. Van hieruit klik je op Het logo van je organisatie op dit formulier weergeven.
Bijlagen aan een formulier toevoegen
Je kunt ook bijlagen aan je formulier toevoegen, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF's en meer kunnen bijvoegen. Elke bijlage die aan een formulier wordt toegevoegd, wordt aan de taak gekoppeld die in je project wordt aangemaakt zodra het formulier is ingediend.
Om een bijlage toe te voegen, klikt u op het pictogram Bijlage onder uw vragenlijst.
Zodra u uw vraag hebt toegevoegd, kunt u:
- De naam van de vraag wijzigen of bewerken en een vraagbeschrijving toevoegen
- Toevoeging van meerdere bijlagen toestaan
- Het veld Verplicht aan of uitschakelen
Voorbeeld van een formulier
Terwijl je je formulier opbouwt, kan je het op elk moment bekijken om te zien hoe het eruit zal zien voor de indieners van het formulier.
Vanuit de formulierweergave in een project:
- Klik op Formulierweergave
Een formulier delen
Formulieren zijn standaard privé voor je organisatie. Dit kan gewijzigd worden in de formulierinstellingen.
Controleer wie toegang heeft tot het formulier door een van de volgende opties te kiezen: Iedereen heeft toegang, Alleen organisatie of Uitgeschakeld.
Als je formulier klaar is om te delen, kun je op de knop Link kopiëren klikken, en de link wordt naar je klembord gekopieerd. Je kunt de link delen met je teamgenoten in Asana, maar ook met iedereen die geen Asana-account heeft, en zij zullen het formulier kunnen invullen.
Zodra het formulier ingevuld is, krijgt de indiener van het formulier een bevestigingsbericht te zien, dat hem laat weten dat zijn inzending ontvangen is, en zijn inzending komt als een nieuwe taak in je project.
Een bevestigings-e-mail met een verslag van de indiening van het formulier wordt ook verzonden nadat het formulier is ingediend.
Het formulier moet een e-mailvraag bevatten en de indiener moet de e-mailvraag invullen om de inzending te kunnen versturen.
Als de indieners deel uitmaken van je Asana-ruimte, kun je hen als medewerker toevoegen aan een taak. Als ze geen deel uitmaken van je Asana-ruimte, en je wilt dat ze kunnen meevolgen, kun je een uitnodiging sturen om deel te nemen aan je ruimte.
Daarna kun je medewerkers toevoegen, werk prioriteren, taakdetails wijzigen, en werk vooruit laten bewegen zodat je zeker bent dat de taak voltooid wordt.
Insluiten van formulieren op interne of externe websites
Formulieren kunnen nu overal ingesloten worden. Zo kun je inzendingen direct aan je workflow koppelen, zodat je minder werk over werk hebt.
Om een formulier in te sluiten, klik je op Formulier delen.
Klik op Code kopiëren om het stukje ingesloten code te kopiëren en plak het in de website waar je het formulier wilt delen.
Insluiten op een openbare website
Als je een formulier op een publieke website insluit, zorg dan dat de formuliertoestemmingen zijn ingesteld op Iedereen kan toegang krijgen.
Voor meer informatie over toestemmingen voor formulieren ga je naar ons artikel Toegangsrechten voor formulieren
De integratiefunctie uitschakelen
Enterprise-superbeheerders kunnen de integratiefunctie uitschakelen voor hun domein vanaf het tabblad Beveiliging in de beheerdersconsole.
De integratiefunctie uitschakelen:
- Ga naar je beheerdersconsole en klik op het tabblad Beveiliging
- Klik op Toegangstoestemmingen voor formulieren
Van hieruit kun je de optie Sta leden toe formulieren in te sluiten aan- of uitzetten.
Formulieren als sjabloon
Door Asana gemaakte projectsjablonen omvatten formulieren.
Een formulier maken met behulp van sjablonen
- Vanuit Kies een projectsjabloon klik je op Creatieve aanvragen
- Klik op de knop Sjabloon gebruiken wanneer je naar formuliersjabloon gaat
Vanuit de projectsjablonen word je doorgestuurd naar een formulier voor Creatieve aanvragen, dat alle creatieve aanvragen van je team zal vastleggen en voor je ordenen.
Wanneer je Sjabloon gebruiken kiest, kan je de sjabloon een andere naam geven en met je nieuwe project in formuliersjabloon aan de slag gaan.
Meerdere formulieren per project
Meerdere formulieren per project is een Business-functie
Omdat elk project een andere doelstelling en functie heeft, is het heel belangrijk om verschillende types input en informatie te consolideren zodat projecten doeltreffend worden gebruikt. Het is nu mogelijk om meerdere formulieren per project te maken om verschillende soorten werkaanvragen binnen een bepaald project te ondersteunen. De mogelijkheid om meerdere formulieren te maken, kan gebruikers en teams enorm helpen bij het verzamelen en incorporeren van verschillende soorten cruciale informatie op dezelfde plek. Dit kan de workflows stroomlijnen en 'werk-over-werk', dat de gebruiker vaak extra werk bezorgt, verminderen.
Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis
Een formulier dupliceren
Het dupliceren van formulieren kan je helpen tijd te besparen bij het itereren van je intakeproces.
Om een formulier te dupliceren klik je op het driepunten-pictogram in de rechterbovenhoek en kies je Dupliceer formulier.
Van hieruit kun je de naam van het formulier veranderen en klikken op Dupliceer formulier.
Als je eenmaal in het duplicaatformulier bent, kun je op Wijzigen klikken om de link naar het formulier te activeren. Vanuit je formulierinstellingen kun je selecteren wie toegang heeft tot het formulier.
In het menu Aanpassen kun je al je formulieren bekijken.
Je kunt maximaal 5 formulieren in een project hebben.
Wanneer je een project dupliceert, heb je ook de mogelijkheid om je formulier te dupliceren. Je hoeft alleen maar het selectievakje Formulier aan te vinken bij het dupliceren van het gewenste project.
Formulieren worden automatisch gedupliceerd via door Asana gemaakte sjablonen, aangepaste sjablonen en de API.
Een vraag dupliceren in een formulier
Om een vraag te dupliceren klik je op het + pictogram. Je kunt dan de gedupliceerde vraag en zijn vertakkingen bewerken.
Misbruik melden in een formulier
Om misbruik in een formulier te melden, klikt u op Misbruik melden. Het beveiligingsteam van Asana zal verwittigd worden om het incident in kwestie te bekijken en er actie op te ondernemen.
