Formulieren

Formulieren zijn beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten. Bepaalde functies binnen formulieren, zoals vertakkingen, koptekst-aanpassing, meerdere formulieren per project en aanpassing van bevestigingsberichten zijn alleen beschikbaar voor Business- en Enterprise-gebruikers.

Met formulieren kan je standaardiseren hoe het werk voor je team van start gaat, de nodige informatie verzamelen en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. Je kan formulieren gebruiken met interne en externe teams, om informatie te verzamelen en te consolideren, en zo min mogelijk wrijving, heen en weer-verkeer, of misverstanden voor je team te veroorzaken.

Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis

Een formulier maken

Formulieren maken deel uit van Asana-projecten. Als iemand je formulier invult, zal de formulierindiening verschijnen als een nieuwe taak in het project waarmee het verbonden is.

Formulieren maken

Een formulier maken:

  1. Open een project en navigeer naar het tabblad Aanpassen
  2. Klik op Formulier toevoegen

Hiervandaan kan je formulieren maken, bewerken en delen. Je formulier krijgt dezelfde naam als het project waar het mee verbonden is, maar je kan de naam van je formulier wijzigen en een beschrijving toevoegen om de indieners van het formulier aanwijzingen of informatie te geven.

Formulieren worden ook geleverd met twee standaardvragen, naam en e-mail, om ervoor te zorgen dat je de contactgegevens krijgt van de mensen die werk bij je team aanvragen. Je kan ervoor kiezen om deze vragen te verwijderen wanneer je je formulier aanmaakt.

Het verwijderen van de e-mailvraag betekent dat de indieners geen e-mailbevestiging meer zullen ontvangen voor hun inzending.

Een formulier maken

In het venster Formulier maken, kunt u:

  1. Een naam toevoegen
  2. Een e-mail adres toevoegen
  3. Een andere vraag maken

Standaardiseer hoe werk begint met formulieren. Doe mee aan ons webinar Stroomlijn werk om te leren hoe je dat doet. Registreer nu

Indieners van formulieren toevoegen als medewerkers

Hou indieners van formulieren op de hoogte door hen automatisch als medewerker toe te voegen aan de taak die werd gecreëerd door hun formulierinzending.

formulierindieners op de hoogte houden

Schakel de instelling aan of uit in het instellingenmenu van het formulier.

Formuliervertakking

Formuliervertakking is een Business-functie.

Met vertakking van formulieren kun je vervolgvragen maken die gekoppeld zijn aan bepaalde antwoorden op vervolgkeuzelijsten of meerkeuzevragen.

Wanneer je een formulier maakt, kies je eerst een vervolgkeuze- of een meerkeuze-vraag uit je vragenlijst. Houd er rekening mee dat je bij beide keuzes specifiek je eigen vragen moet opnemen.

vertakkingslogica 1

Van hieruit beweegt u met de muis over het pictogram Een vertakking toevoegen rechts van de door u gekozen vervolgkeuze-optie en klikt erop.

branching logic 2

Binnen een vertakking kunt u maximaal vijf vertakkingsniveaus hebben.

Een formulier aanpassen

Zodra een formulier is aangemaakt, kan je via de rechter zijbalk extra vragen aan je formulier toevoegen.

Formulierinstellingen

formulierinstellingen

Op het tabblad Formulierinstellingen kan je:

  1. Een antwoord op een vraag kiezen om als titel van de taak te gebruiken
  2. Een standaardverantwoordelijke aanwijzen voor elke formulierindiening
  3. De optie aan en uitschakelen om alle antwoorden naar de taakbeschrijving te kopiëren
  4. Een aangepast bevestigingsbericht toevoegen
  5. Een knop toevoegen, zodat indieners gemakkelijk een andere inzending kunnen doen

De mogelijkheid om een standaard gevolmachtigde en een aangepast bevestigingsbericht toe te voegen is een Business-functie.

Aangepaste veldverbinding

Door het in kaart brengen van aangepaste velden, kun je de antwoorden op je formuliervragen rechtstreeks koppelen aan aangepaste velden in het project.

aangepaste veldverbinding

Je kan ook een nieuw aangepast veld maken vanuit het venster *Verbonden met**.

Verbinding datumveld

toewijzing van datumvelden

Voor datumvragen kun je kiezen om de antwoorden op de formuliervragen te laten aansluiten op de volgende datumtypen:

  1. Enkele dag
  2. Datumbereik

Eén enkele dag

specifieke datum

Als Enkele dag is geselecteerd, is het invoerveld voor de datum Vervaldatum.

Datumbereik

datumbereik

Als Datumbereik is geselecteerd, komt er een invoerveld Startdatum en Einddatum.

Verplichte velden

verplicht veld

Klik op Verplicht om van de datum een verplicht veld in je formulier te maken.

Koptekst aanpassen

Aanpassing van de koptekst is een Business-functie.

Om een omslagfoto toe te voegen, klik je op het pictogram Omslagfoto toevoegen bovenaan je formulier.

formulierkoptekst

De afmetingen van de afbeelding voor de koptekst zijn 800 x 120 pixels.

Aangepaste branding op formulieren

Enterprise-gebruikers die een logo geüpload hebben naar Asana via hun beheerdersconsole krijgen de optie om dit logo op hun formulieren te tonen.

Om je formulier een eigen merknaam te geven, moet je eerst je bedrijfslogo uploaden. Je kunt dit doen via het tabblad Instellingen van je beheerdersconsole.

Zodra het logo geüpload is, navigeer je naar je formulier en klik je op de formuliernaam/-beschrijving. Van hieruit klik je op Het logo van je organisatie op dit formulier weergeven.

aangepast forumulierlogo

Bijlagen aan een formulier toevoegen

Je kunt ook bijlagen aan je formulier toevoegen, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF's en meer kunnen bijvoegen. Elke bijlage die aan een formulier wordt toegevoegd, wordt aan de taak gekoppeld die in je project wordt aangemaakt zodra het formulier is ingediend.

Om een bijlage toe te voegen, klikt u op het pictogram Bijlage onder uw vragenlijst.

Bijlagen

bijlage 2

Zodra u uw vraag hebt toegevoegd, kunt u:

  1. De naam van de vraag wijzigen of bewerken en een vraagbeschrijving toevoegen
  2. Toevoeging van meerdere bijlagen toestaan
  3. Het veld Verplicht aan of uitschakelen

Voorbeeld van een formulier

Terwijl je je formulier opbouwt, kan je het op elk moment bekijken om te zien hoe het eruit zal zien voor de indieners van het formulier.

Weergave 1

Vanuit de formulierweergave in een project:

  1. Klik op Formulierweergave

weergave 2

Een formulier delen

Formulieren zijn standaard privé voor je organisatie. Dit kan gewijzigd worden in de formulierinstellingen.

formulieren delen

Controleer wie toegang heeft tot het formulier door een van de volgende opties te kiezen: Iedereen heeft toegang, Alleen organisatie of Uitgeschakeld.

Als je formulier klaar is om te delen, kun je op de knop Link kopiëren klikken, en de link wordt naar je klembord gekopieerd. Je kunt de link delen met je teamgenoten in Asana, maar ook met iedereen die geen Asana-account heeft, en zij zullen het formulier kunnen invullen.

Formulieren maken

Zodra het formulier ingevuld is, krijgt de indiener van het formulier een bevestigingsbericht te zien, dat hem laat weten dat zijn inzending ontvangen is, en zijn inzending komt als een nieuwe taak in je project.

Een bevestigings-e-mail met een verslag van de indiening van het formulier wordt ook verzonden nadat het formulier is ingediend.

Het formulier moet een e-mailvraag bevatten en de indiener moet de e-mailvraag invullen om de inzending te kunnen versturen.

weergave 2

Als de indieners deel uitmaken van je Asana-ruimte, kun je hen als medewerker toevoegen aan een taak. Als ze geen deel uitmaken van je Asana-ruimte, en je wilt dat ze kunnen meevolgen, kun je een uitnodiging sturen om deel te nemen aan je ruimte.

weergave 2

Daarna kun je medewerkers toevoegen, werk prioriteren, taakdetails wijzigen, en werk vooruit laten bewegen zodat je zeker bent dat de taak voltooid wordt.

Insluiten van formulieren op interne of externe websites

Formulieren kunnen nu overal ingesloten worden. Zo kun je inzendingen direct aan je workflow koppelen, zodat je minder werk over werk hebt.

formulier delen

Om een formulier in te sluiten, klik je op Formulier delen.

code kopiëren

Klik op Code kopiëren om het stukje ingesloten code te kopiëren en plak het in de website waar je het formulier wilt delen.

Insluiten op een openbare website

Als je een formulier op een publieke website insluit, zorg dan dat de formuliertoestemmingen zijn ingesteld op Iedereen kan toegang krijgen.

toegang

Voor meer informatie over toestemmingen voor formulieren ga je naar ons artikel Toegangsrechten voor formulieren

De integratiefunctie uitschakelen

Enterprise-superbeheerders kunnen de integratiefunctie uitschakelen voor hun domein vanaf het tabblad Beveiliging in de beheerdersconsole.

beveiligingstabblad in beheerdersconsole

De integratiefunctie uitschakelen:

  1. Ga naar je beheerdersconsole en klik op het tabblad Beveiliging
  2. Klik op Toegangstoestemmingen voor formulieren

insluittoestemmingen

Van hieruit kun je de optie Sta leden toe formulieren in te sluiten aan- of uitzetten.

Formulieren als sjabloon

Door Asana gemaakte projectsjablonen omvatten formulieren.

creatieve aanvragen

Een formulier maken met behulp van sjablonen

  1. Vanuit Kies een projectsjabloon klik je op Creatieve aanvragen
  2. Klik op de knop Sjabloon gebruiken wanneer je naar formuliersjabloon gaat

Vanuit de projectsjablonen word je doorgestuurd naar een formulier voor Creatieve aanvragen, dat alle creatieve aanvragen van je team zal vastleggen en voor je ordenen.

weergave 2

Wanneer je Sjabloon gebruiken kiest, kan je de sjabloon een andere naam geven en met je nieuwe project in formuliersjabloon aan de slag gaan.

Meerdere formulieren per project

Meerdere formulieren per project is een Business-functie

Omdat elk project een andere doelstelling en functie heeft, is het heel belangrijk om verschillende types input en informatie te consolideren zodat projecten doeltreffend worden gebruikt. Het is nu mogelijk om meerdere formulieren per project te maken om verschillende soorten werkaanvragen binnen een bepaald project te ondersteunen. De mogelijkheid om meerdere formulieren te maken, kan gebruikers en teams enorm helpen bij het verzamelen en incorporeren van verschillende soorten cruciale informatie op dezelfde plek. Dit kan de workflows stroomlijnen en 'werk-over-werk', dat de gebruiker vaak extra werk bezorgt, verminderen.

Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis

Een formulier dupliceren

Het dupliceren van formulieren kan je helpen tijd te besparen bij het itereren van je intakeproces.

dupliceer formulier

Om een formulier te dupliceren klik je op het driepunten-pictogram in de rechterbovenhoek en kies je Dupliceer formulier.

dupliceer formulier 2

Van hieruit kun je de naam van het formulier veranderen en klikken op Dupliceer formulier.

Als je eenmaal in het duplicaatformulier bent, kun je op Wijzigen klikken om de link naar het formulier te activeren. Vanuit je formulierinstellingen kun je selecteren wie toegang heeft tot het formulier.

dupliceer formulier

dupliceer formulier

In het menu Aanpassen kun je al je formulieren bekijken.

Je kunt maximaal 5 formulieren in een project hebben.

Wanneer je een project dupliceert, heb je ook de mogelijkheid om je formulier te dupliceren. Je hoeft alleen maar het selectievakje Formulier aan te vinken bij het dupliceren van het gewenste project.

dupliceren

Formulieren worden automatisch gedupliceerd via door Asana gemaakte sjablonen, aangepaste sjablonen en de API.

Een vraag dupliceren in een formulier

Om een vraag te dupliceren klik je op het + pictogram. Je kunt dan de gedupliceerde vraag en zijn vertakkingen bewerken.

dupliceer vraag

Misbruik melden in een formulier

Om misbruik in een formulier te melden, klikt u op Misbruik melden. Het beveiligingsteam van Asana zal verwittigd worden om het incident in kwestie te bekijken en er actie op te ondernemen.

misbruik melden 1

misbruik melden 1

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.