Agile-projectplansjabloon

Traditionele projectbeheerstrategieën volgen vaak een lineaire watervalmethode. Deze strategie werkt echter niet zo goed voor dynamische producten, zoals de ontwikkeling van software. In 2001 werd de Agile-methodologie gecreëerd om dynamische, snelle teams te helpen om aan een hoog tempo te kunnen schakelen en meer te focussen op de klantbehoeften.

Gelukkig zijn er veel verschillende projectbeheertools die je kunt gebruiken om een nieuw Agile-project te plannen. Een van deze tools is een Agile-projectplansjabloon.

Wat is een Agile-projectplansjabloon?

Een Agile-projectplansjabloon is een herbruikbaar raamwerk dat je kunt aanpassen en gebruiken voor alle toekomstige Agile-projecten. Door een Agile-projectplansjabloon te gebruiken, versnel je het projectplanningsproces en verzeker je dat de projecten van je team consistent georganiseerd zijn.

Agile-projectplannen worden vaak georganiseerd op een Kanbanbord. In dit formaat stelt een Kanbankaart een enkele taak voor die voltooid moet worden. De taak beweegt doorheen verschillende fasen die voorgesteld worden door verschillende kolommen op het Kanbanbord.

Wat is Agile?

Agile is een veelgebruikte projectbeheermethodologie die grotere projecten opsplitst in kleinere tijdsblokken, gewoonlijk 'sprints' genoemd. Agile-projectbeheer is een herhalend proces. Dit betekent dat na elke sprint of herhaling, je team de tijd neemt om te reflecteren over welke dingen kunnen worden verbeterd voor de volgende sprint.

Je kunt je Agile-projectplan-sjabloon voor gelijk welk type van Agile-methodologie gebruiken, waaronder lean projectbeheer, Kanban, en Scrum.

Een Agile-projectplansjabloon maken

Er zijn 2 manieren waarop Agile-projectplansjablonen meestal worden georganiseerd: een bord in Kanban-stijl of Gantt-grafiek. Het Kanbanbord wordt best gebruikt als je wilt bekijken in welke specifieke fasen bepaalde taken zitten, terwijl een Gantt-grafiek beter geschikt is om de projectvoortgang op een meer lineaire manier te identificeren.

Vóór je een Agile-projectplansjabloon maakt, kijk je best eerst naar je huidige Agile-planningsproces. Identificeer de specifieke fasen waar je taken doorheen moeten, welke informatie producteigenaars of projectbeheerders in één oogopslag moeten kunnen zien, en de specifieke details die je team nodig heeft om een taak te voltooien.

Agile-projecten houden gewoonlijk werk bij dat beweegt, dus je organiseert je sjabloon best in fasen, zoals Te doen, In behandeling en Voltooid. Naar taken in de 'Te doen'-sectie wordt vaak verwezen als zijnde product-backlog of gewoon backlog. Je kunt de 'In behandeling'-fase aanpassen aan de unieke workflow van jouw team. Sommige teams zullen bijvoorbeeld verschillende fasen hebben voor verkenning, evaluatie en ontwikkeling.

De volgende stap in het maken van je Agile-projectplansjabloon is identificeren welke informatie je in elke Kanbankaart moet opnemen, zoals verhaalpunten, begin- en einddatums, en wie verantwoordelijk is voor deze taak. Dit doe je best met een Kanbankaart-sjabloon.

Waarom een digitaal Agile-projectplansjabloon gebruiken?

Een Agile-projectplansjabloon gebruiken heeft vele voordelen, niet alleen voor projectbeheerders of producteigenaars, maar voor het hele team. Hier volgen een aantal redenen waarom je een Agile-projectplansjabloon zou moeten maken in een digitale projectbeheertool:

• Visualiseer het project in verschillende weergaven. Als je een producteigenaar bent, is het misschien makkelijker om het project weer te geven in een Gantt-grafiek zodat je snel uitvoerbare afhankelijkheden kunt identificeren. Voor degenen die werken aan het voltooien van taken, is het misschien makkelijker om het project weer te geven als een Kanbanbord.

• Automatiseer gegevensrapportage. Sommige digitale projectbeheertools bieden de mogelijkheid om automatisch diagrammen en grafieken te maken, zoals een burndown-grafiek. Dit kan projectbeheerders helpen om tijd te besparen en Agile-teams helpen te begrijpen hoeveel werk het ontwikkelingsteam moet voltooien voor een sprint afgelopen is.

• Werk in realtime samen met projectteamleden. De tijd van verouderde documenten en stagnerende spreadsheets is voorbij. Met een digitale projectbeheertool zie je je projectschema, -taken en -informatie in realtime.

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Rapporteren. Rapporten in Asana vertalen projectgegevens in visuele grafieken en verteerbare diagrammen. Door te rapporteren over werk waar werk leeft, kun je dubbel werk verminderen en het onnodig wisselen van de app verminderen. En omdat al het werk van je team al in Asana zit, kun je gegevens uit elk project of team halen om op één plek een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er gebeurt.

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• ServiceNow. Verminder handmatig werk voor IT teams die in ServiceNow werken door het aanmaken van taken in Asana te automatiseren en platform-overschrijdend inzicht te bieden in realtime status en context. Intern gerichte serviceteams die ServiceNow gebruiken om tickets van werknemers bij te houden en te beheren krijgen vaak verzoeken die acties buiten ServiceNow vereisen, zoals het vervullen van hardwareaanvragen, of het beantwoorden van een salarisvraag. Deze integratie maakt het eenvoudig om ServiceNow te verbinden met acties en updates die in Asana worden uitgevoerd.

Veelgestelde vragen